- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
2.2.2.1. Hệ thống sổ sách kế toán.
Để phù hợp quy mô cũng như điều kiện thực tế, công ty TNHH Phát triển chuyển giao công nghệ tự động và giám sát Việt Nam áp dụng hình thức hạch tốn Nhật ký chung thực hiện kết hợp trên máy vi
tính và các loại sổ của hình thức này gồm có: Sổ kế tốn chi tiết (sổ chi tiết theo dõi công nợ với khách hàng, sổ chi tiết bán hàng,...); Sổ kế toán tổng hợp (sổ nhật ký chung, sổ cái các tài khoản )
Đây là hình thức sổ có kết cấu đơn giản, ít cột, rất thuận tiện cho việc xử lý cơng tác kế tốn bằng máy vi tính, lại phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ kế tốn. Theo hình thức này, hàng ngày tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của cơng ty được thể hiện trên các chứng từ gốc đều được chuyển vào máy. Do máy tính đã được các chuyên viên kế toán cài đặt và mở các sổ tổng hợp, sổ chi tiết theo từng mảng riêng phù hợp với yêu cầu quản lý, theo dõi chi tiết của công ty, nên một nghiệp vụ nào đó liên quan đến chi tiết cần theo dõi, cán bộ kế toán khi đưa các số liệu vào máy chỉ cần gọi tên mã của tài khoản chi tiết là lập tức số liệu đó cũng đồng thời đã có trong nhật ký chung, trong sổ chi tiết và ở sổ cái tài khoản. Cuối tháng, căn cứ vào sổ cái các tài khoản, máy tính lập nên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản từ các sổ (thẻ) chi tiết, máy lập bảng tổng hợp cân đối các chi tiết. Kế toán tiến hành đối chiếu số liệu giữa tổng hợp và chi tiết có khớp nhau khơng. Nếu như khơng có sai sót thì máy lập bảng cân đối kế toán (dựa trên số dư cuối kỳ các tài khoản)
Sơ đồ 2.3.
Sơ đồ trình tự hạch tốn của cơng ty theo hình thức sổ Nhật ký chung:
Ghi chú: : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng
: quan hệ đối chiếu
(1a ) (2) (2) (3) (3) Chứng từ Sổ, thẻ chi tiết Bảng cân đối số phát sinh các tài khoản
Sổ cái tài khoản Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh