hàng và thanh tốn
Tên khách hàng : Cơng ty ABC Ngày khóa sổ : 31/12/2015 Nội dung : TÌM HIỂU CHU
TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
A420
Tên Ngày
Người thực hiện Mr Tuấn 08/01/2016 Người soát xét 1 Ms Lan 15/01/2016 Người soát xét 2 Mr Nam 16/01/2016
A.MỤC TIÊU:
- Xác định và hiểu được các giao dịch và sự kiện liên quan tới chu trình mua hàng và thanh toán.
- Đánh giá về mặt thiết kế và thực hiện đối với các thủ tục kiểm soát chính của chu trình mua hàng và thanh tốn.
- Quyết định xem liệu có thực hiện kiểm tra hệ thống KSNB;
- Thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản phù hợp và có hiệu quả.
B.CÁC BƯỚC THỰC HIỆN CƠNG VIỆC.
1.Các thơng tin khía cạnh kinh doanh liên quan chủ yếu tới mua hàng, phải trả và trả tiền.
Các cách thức mua hàng của DN áp dụng chủ yếu là:
1.1Xử lý các đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ:
Khởi đầu của chu trình mua vào và thanh tốn là đơn kiến nghị mua hàng. Đơn kiến nghị mua hàng là bảng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ của người có trách nhiệm.
Để có nghiệp vụ mua hàng, các đơn kiến nghị mua hàng phải được phê duyệt. Cơng việc này là phần chính của chức năng xử lý đơn đặt mua hàng vì nó đảm bảo cho hàng hóa và dịch vụ được mua theo đúng mục đích, đúng số lượng, tránh tình trạng thiếu ảnh hưởng đến các hoạt động của đơn vị cũng như tránh thừa gây ứ đọng, lãng phí.
Sau khi đơn kiến nghị mua hàng đã được phê duyệt thì phải có đơn đặt mua hàng, dịch vụ. Đơn đặt hàng là loại chứng từ ghi rõ loại hàng, số lượng, số tiền và thời gian giao hàng. Đây là chứng từ
hợp pháp, được xem như một đề nghị để mua hàng. Tất cả các đơn đặt hàng đều được đánh số nhất quán và đầy đủ các yếu tố cần thiết.
1.2 Nhận hàng hóa, dịch vụ.
Nhận hàng hóa dịch vụ từ người bán là điểm then chốt trong chu trình mua hàng và thanh tốn, vì đây là thời điểm các đơn vị khách hàng thừa nhận ban đầu về việc mua hàng và các khoản nợ có liên quan đến sổ sách của họ.
Khi nhận hàng phải thực hiện kiểm tra mẫu mã số lượng… phải đúng như đơn đặt hàng đã phê duyệt. Bộ phận cung ứng vật tư làm nhiệm vụ mua hàng hóa, dịch vụ kiểm tra, tiếp nhận và báo cáo hàng hóa, dịch vụ mua vào. Để báo cáo hàng hóa, dịch vụ mua vào phải lập phiếu nhập kho hoặc bản báo cáo nhận hàng. Báo cáo nhận hàng là loại chứng từ được lập vào lúc nhận hàng ghi rõ mặt hàng, số lượng nhận, ngày nhận và các yếu tố cần thiết khác. Thông thường báo cáo này một bản gửi lại cho thủ kho và một bản gửi cho bộ phận kế toán phải trả người bán.
Để kiểm soát và bảo vệ an toàn tài sản phải thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nhân viên tiếp nhận hàng hóa phải độc lập với thủ kho và nhân viên phịng kế tốn.
1.3 Ghi nhận các khoản nợ.
Việc xác nhận và ghi sổ ban đầu đối với các hàng hóa, dịch vụ nhận được có ảnh hưởng quan trọng đến các BCTC và đến các khoản chi tiền mặt, do đó phải hết sức cẩn thận chỉ ghi những lần mua khi có cơ sở hợp lý, đúng số tiền và phải ghi đúng thời gian phát sinh nghiệp vụ.
Phịng kế tốn có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của những lần mua và ghi vào sổ nhật ký các khoản phải trả người bán. Kiểm tra các phép tính nhân và cộng tổng, định khoản thích hợp, ghi vào hóa đơn và sau đó ghi vào sổ chi tiết phải trả người bán theo đúng đối tượng.
Phải thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa nhân viên kế toán tiền mặt và thủ quỹ. Các chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, rõ ràng và thích hợp. Ghi sổ phải đúng nguyên tắc, chế độ.
1.4 Xử lý và ghi sổ các khoản chi thanh toán tiền mua hàng:
Việc thanh tốn tiền mua hàng hóa, dịch vụ thường được thực hiện bằng các phiếu chi khi kỳ thanh tốn đến hạn. Sau khi có đầy đủ chữ ký hợp lệ mới được xuất quỹ. Phiếu chi được lập thành 3 liên: liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền.
mẫu do Bộ tài chính quy định. Nguyên tăc bất kiêm nhiệm giữa người ký phiếu chi với người thực hiện chức năng thanh tốn cũng phải được tơn trọng trong chức năng này.
2. Hiểu biết về chính sách kế tốn áp dụng:
Những chính sách kế tốn chủ yếu được DN áp dụng đế lập BCTC:
2.1 Nguyên tắc ghi nhận các khoản tiền và tương đương tiền.
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm: tiền mặt tại quỹ, tiên gửi ngân hàng, tiền đang chuyển và các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn có thời hạn gốc khơng q 3 tháng, có tính thanh khoản cao, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành các lượng tiền xác định và khơng có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền.
Phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác ra đồng tiền sử dụng trong kế toán.
Các nghiệp vụ phát sinh bằng các đơn vị tiền tệ khác với đồng Việt Nam (VNĐ) trong kỳ khi DN đang hoạt động được quy đổi theo tỷ giá giao dịch thực tế của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính vào thu nhập hoặc chi phí tài chính và được phản ánh trên Báo cáo kết quả kinh doanh trong kỳ.
2.2 Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc trừ dự phòng giảm giá và dự phòng hàng tồn kho lỗi thời. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo giá bình quân gia quyền
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Theo giá bình qn gia quyền
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho: Dự phòng cho hàng tồn kho được trích lập khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng.
Chi phí phải trả: được ghi nhận dựa trên các ước tính hợp lý về số tiền phải trả cho các hàng hóa, dịch vụ đã sử dụng trong kỳ gồm những chi phí sau: chi phí bán hàng, lãi vay phải trả, các chi phí phải trả khác.
2.4 Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận các khoản dự phòng phải trả:
Dự phòng phải trả chỉ được ghi nhận khi thỏa mãn các điều kiện sau: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nợ hiện tại (nghĩa vụ pháp lý và nghĩa vụ liên đới) do kết quả từ một sự kiện đã xảy ra, sự giảm sút về những lợi ích kinh tế có thể xảy ra dẫn đến việc yêu cầu phải thanh toán nghĩa vụ nợ, và đưa ra một ước tính đáng tin cậy về giá trị của nghĩa vụ nợ đó.
Giá trị được ghi nhận của một khoản dự phòng phải trả: là giá trị được ước tính hợp lý nhất về khoản tiền sẽ phải chỉ để thanh toán nghĩa vụ nợ hiện tại tại ngày kết thúc kỳ kế tốn.
3. Mơ tả chu trình “mua hàng, phải trả và trả tiền”
3.1. Yêu cầu mua hàng và phê duyệt
- Các bộ phận có đề nghị mua hàng trình giám đốc căn cứ vào nhu cầu - Bộ phận hoặc chức danh nào duyệt bản đề nghị này
3.2. Lựa chọn nhà cung cấp và hợp đồng
- Bộ phận nào, chức danh nào lựa chọn nhà cung cấp, cách thức lựa chọn nhà cung cấp… - Các trường hợp nào nhà cung cấp cần có báo giá
- Lập hợp đồng mua hàng như thế nào
3.3. Giao nhận hàng và các thủ tục thanh toán
- Bộ phận nào chịu trách nhiệm nhận hàng; Bộ phận kho hay nhân viên mua hàng - Mô tả các thủ tục kiểm tra và nhận hàng
- Các nghiệp vụ mua hàng nào có biên bản giao nhận
- Ln chuyển chứng từ lên phịng kế tốn và ghi sổ như thế nào - Mô tả các thủ tục thanh toán và thanh lý hợp đồng.
4. Soát xét về thiết kế và triển khai các thủ tục kiểm sốt chính
HTKSBN của Khách hàng KTV đánh giá
Mục tiêu kiểm sốt
Lựa chọn hoặc mơ tả một hoặc một số thủ tục kiểm sốt chính áp dụng để ngăn ngừa và kịp thời phát hiện sai sót có thể Đánh giá về mặt thiết kế Đánh giá về mặt triểu khai thực hiện Tham chiếu
xảy ra
Hàng mua nhận được đúng yêu cầu của Công ty
- Đối chiếu độc lập đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và HĐ của nhà cung cấp - Kiểm kê HTK định kỳ cho một số mặt hàng so sánh với số liệu kiểm toán
Thủ tục soát xét đã thiết kế để đạt mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát ko được thực hiện Quan sát và phỏng vấn kế tốn Cơng nợ được ghi nhận đúng đối tượng và chính xác
- Gửi thư xác nhận cho nhà cung cấp - Thực hiện các thủ tục phân tích, xu hướng và sự khác biệt - Các thủ tục khác Thủ tục soát xét đã thiết kế để đạt mục tiêu kiểm soát Thủ tục kiểm soát đã được thực hiện Quan sát và phỏng vấn kế toán Các khoản mua hàng và dịch vụ được ghi chép vào sổ sách là có thật Khơng thiết kế thủ tục Các khoản thanh tốn đúng đối tượng và chính xác - Đối chiếu độc lập tổng số thanh toán theo séc và ghi sổ
- Tất cả các khoản thanh tốn phải có hóa đơn của NCC được phê chuẩn hoặc các tài liệu được ủy quyền khác
Kiểm tra lại, phỏng vấn
Các khoản mua HH và DV nhận được đều được ghi sổ kế toán
- Kiểm soát số học, đối chiếu độc lập giữa các phiếu nhập hàng, đơn đặt hàng và hóa đơn mua hàng trước khi ghi nhận - Lập báo cáo tồn bộ hàng hóa và dịch vụ mua Thủ tục soát xét đã thiết kế chưa đạt mục tiêu để kiểm soát Theo KTV đánh giá
đã nhận và đối chiếu với kế toán - Các thủ tục khác ... C. TỔNG HỢP VÀ KẾT LUẬN 1. Các rủi ro phát hiện Mô tả rủi ro Cơ sở dẫn
liệu TK ảnh hưởng Thủ tục kiểm tốn cần thực hiện
Cơng nợ, và đầu vào ghi nhận khơng đúng thực tế Tính hiện hữu, tính đầy đủ và phát sinh Tk đầu vào lq Tk 331
Đối chiếu công nợ phải trả Kiểm tra quá trình sử dụng các phí phí đầu vào kết hợp phân tích
Cơng nợ, và đầu vào ghi nhận khơng chính xác Tính chính xác Tk đầu vào lq Tk 331
Trên cơ sở các điều khoản hợp đồng kiểm tra tính tốn lại Kiểm tra tỷ giá nếu có phát sinh ngoại tệ Cơng nợ, và đầu vào ghi nhận khơng đúng kỳ Tính đầy đủ và phát sinh Tk đầu vào lq Tk 331
Kiểm tra cutoff
2. Kết luận về KSNB của chu trình
2.1. Hệ thống KSNB đối với chu trình nhìn chung đã được thiết kế phù hợp với mục tiêu kiểm soát và đã được triển khai thực hiện
Có
Khơng
2.2. Có thực hiện kiểm tra tính linh hoạt động hiện hữu (kiểm tra hệ thống KSNB) đối với chu trình này khơng
Có [trình bày việc kiểm tra vào Mẫu C210]
Không [thực hiện kiểm tra cơ bản ở mức cao]
Lý do của việc Có/Khơng kiểm tra hệ thống KSNB
KTV quyết định không tiếp tục kiểm tra hệ thống KSNB, chiến lược kiểm toán sẽ thực hiện 100% kiểm tra chi tiết do hệ thống KSNB không được thiết kế hữu hiệu để ngăn ngừa sai sót, một số kiểm sốt được thiết kế thì khơng được thực hiện một cách nghiêm túc và có hiệu quả.
2.2.2.4. Phân tích sơ bộ báo cáo tài chính
Đây là một trong những bước quan trong trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán. Việc bỏ qua thủ tục phân tích sơ bộ này sẽ khiến cho KTV khơng thể suy đốn được những sai phạm có thể xảy ra hay khoanh vùng sai phạm, điều này phần nào làm giảm tính hiệu quả của cuộc kiểm tốn về thời gian và chi phí.
KTV sử dụng các kỹ thuật trong phương pháp phân tích ngang (phân tích xu hướng) đối với BCTC của khách hàng như sau:
- So sánh số dư đầu kỳ - cuối kỳ: KTV so sánh các trị số của cùng một chỉ tiêu trên BCTC giữa năm trước và năm nay để tìm ra biến động về mặt lượng của các chỉ tiêu đó, rồi thơng qua mối quan hệ các chỉ tiêu đó để phân tích tìm ra ngun nhân và đánh giá xem sự biến động có hợp lý khơng.
- So sánh dữ kiện của công ty khách hàng với dữ kiện chung của ngành
- Bên cạnh cách thức trên, KTV cịn có thể sử dụng phương pháp so sánh số liệu thực tế với số liệu dự đốn hoặc số liệu ước tính của KTV.
Hiện nay, việc xem xét và phân tích BCTC tại cơng ty kiểm tốn Immanuel mới chỉ dừng lại ở so sánh số dư cuối kỳ với số dư đầu kỳ để thấy được những biến động bất thường và xác định các lĩnh vực cần quan tâm.
Đối với công ty ABC là khách hàng mới của công ty, các thông tin, tài liệu của năm trước là do công ty ABC cung cấp. Do đó, nhóm kiểm tốn phải tiến hành phân tích sơ bộ BCTC của năm trước nhằm phát hiện ra những biến động bất thường, đánh giá khái quát tình hình tài chính và đảm bảo sự chính xác tương đối của số liệu.
Em xin trích các giấy tờ của KTV khi phân tích BCTC của cơng ty ABC như sau: