3.5.2.6.Quản lý an toàn lao động và vệ sinh môi trường
3.6. Ví dụ minh họa công tác QLDA đầu tư xây dựng “DA Trụ sở làm việc của Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên”
của Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên”
Trong suốt thời gian hoạt động, công ty đã nhận và phụ trách quản lý nhiều dự án đầu tư xây dựng tại nhiều thời điểm khác nhau với quy mơ và thể loại cơng trình đa dạng. Tác giả đã lựa chọn một cơng trình tiêu biểu do cơng ty thực hiện QLDA với quy trình và nội dung quản lý đầy đủ để mô tả rõ nét hơn về công tác QLDA tại cơng ty nói chung và cụ thể do Phịng QLDA dự án của cơng ty đảm nhận chính. Vào tháng 06/2021, cơng ty có thực hiện quản lý “DA Trụ sở làm việc của Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên” với tổng mức đầu tư 12,083 tỷ đồng, thời gian dự kiến thực hiện bắt đầu từ tháng 06/2021 và kết thúc vào tháng 05/2022. Mặc dù quy mô của dự án không lớn nhưng đây là một trong những dự án mới nhất
công ty vừa thực hiện QLDA và áp dụng theo các quy định trong thông tư, nghị định mới nhất. Với dự án này, cơng ty triển khai QLDA theo hình thức chuyên trách QLDA và Phịng QLDA đảm nhiệm phụ trách chun mơn chính. Cơng tác QLDA được Phịng QLDA thực hiện trình tự theo giai đoạn và đầy đủ các lĩnh vực, cụ thể như sau:
Căn cứ Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/6/2014 của Quốc hội; Căn cứ luật xây dựng số 62/2020/QH14 ngày 17/6/2020 Của Quốc hội về việc sửa đổi bổ sung một số điều của luật xây dựng số 50/2014/QH13;
Căn cứ Luật Đầu tư công ngày 13 tháng 6 năm 2019;
Căn cứ Luật đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2013;
Căn cứ Nghị định số 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021 của Chính phủ về quản lý chất lượng cơng trình xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 15/2021/NĐ-CP ngày 03/3/2021 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng cơng trình;
Căn cứ Nghị định số 10/2021/NĐ-CP ngày 09 tháng 2 năm 2021 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng cơng trình;
Căn cứ Nghị định số 63/2014/NĐ-CP Ngày 26/6/2014 của Chính phủ về về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu;
Căn cứ thông tư 06/2021/TT-BXD ngày 30/6/2021 của Bộ Xây dựng về vệc phân cấp cơng trình xây dựng và hướng dẫn áp dụng trong quản lý hoạt động đầu tư xây dựng;
Căn cứ vào Quyết định số 31/QĐ-UBND ngày 29 tháng 12 năm 2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Bình Ban hành Quy định phân cấp Quản lý Hoạt động đầu tư xây dựng trên địa bàn tỉnh Thái Bình.
3.6.1. QLDA đầu tư xây dựng cơng trình theo giai đoạn
• Giai đoạn chuẩn bị dự án
- Việc đầu tiên trong quá trình QLDA, các cán bộ đảm nhận dự án lập báo cáo đề xuất chủ trương đầu tư, gửi cho CĐT là Sở Tài Nguyên và mơi trường kiểm tra, ký duyệt và trình Tờ trình xin phê duyệt chủ trương đầu tư lên cơ quan có thẩm quyền là Sở KHĐT để thẩm định và UBND tỉnh Thái Bình phê duyệt.
- Sau khi được chấp thuận chủ trương đầu tư, Phòng QLDA tiến hành lập báo cáo dự án đầu tư xây dựng, lập dự toán giá các gói thầu giai đoạn chuẩn bị đầu tư xin ý kiến của Sở xây dựng Thái Bình tham gia sau đó trình Sở Tài Ngun và mơi trường phê duyệt.
- Phòng QLDA cùng Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên tỉnh Thái Bình triển khai tổ chức chọn lựa các đơn vị tư vấn cho giai đoạn chuẩn bị dự án; sau đó trình Sở Tài ngun và môi Trường ra quyết định phê duyệt lựa chọn các nhà thầu tư vấn; tiếp đến Phòng QLDA soạn thảo hợp đồng với các đơn vị trúng thầu để CĐT ký kết với các đơn vị tư vấn như: khảo sát địa hình, địa chất, giám sát khảo sát địa hình địa chất, đơn vị tư vấn thiết kế, đơn vị nén thí nghiệm.
- Các nội dung liên quan tới giai đoạn chuẩn bị dự án sau khi hồn thành sẽ được Phịng QLDA tổng hợp; sau đó gửi CĐT kiểm tra trình Sở xây dựng thẩm định, và trình UBND tỉnh ra Quyết định phê duyệt.
- Nếu có nội dung nào cần điều chỉnh, Phòng QLDA kết hợp với các đơn vị tư vấn sẽ bổ sung hoàn thiện hồ sơ dự án và lập Tờ trình trình lên Sở Xây dựng, Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh, Sở Tài chính báo cáo UBND tỉnh Thái Bình để xin các Quyết định cho dự án.
• Giai đoạn thực hiện đầu tư
- Trước khi bắt đầu thi cơng xây dựng cơng trình, Phịng QLDA lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu các gói thầu cho dự án, soạn thảo tờ trình để CĐT trình Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh; Sở Kế hoạch Đầu tư tỉnh báo cáo trình UBND tỉnh Thái Bình ra Quyết định phê duyệt.
- Dự tốn giá gói thầu thi cơng xây dựng cũng được cán bộ QLDA kiểm tra rà sốt trình Chủ đầu tư ra Quyết định phê duyệt giá gói thầu thi cơng xây dựng.
- Đối với bản vẽ thi cơng - tổng dự tốn, Phịng QLDA phối hợp với đơn vị tư vấn chịu trách nhiệm thiết kế bản vẽ thi công – tổng dự tốn làm và trình lên Sở Xây dựng duyệt.
- Trụ sở làm việc của Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên không thuộc diện miễn trừ việc xin cấp phép xây dựng nên Phòng QLDA sẽ tiến hành xin cấp phép xây dựng cho cơng trình trụ sở làm việc này.
- Phòng QLDA cùng Trung tâm phát triển quỹ đất và kỹ thuật tài nguyên và Sở Tài Nguyên tổ chức lựa chọn nhà thầu các gói thầu (thi cơng xây lắp, thiết bị, tư vấn giám sát); sau đó trình Sở Tài Ngun và mơi trường ra Quyết định phê duyệt các đơn vị thi công, giám sát, lắp đặt thiết bị.
- Vì cơng trình là trụ sở làm việc được xây trên nền sân của khuôn viên trung tâm nên không cần thực hiện giải phóng mặt bằng. Phịng QLDA và các đơn vị tham gia dự án sẽ nhận mặt bằng sạch tại đây.
- Dựa vào thời gian dự kiến trong kế hoạch tiến độ, Phịng QLDA triển khai khởi cơng xây dựng.
- Xun suốt q trình tiến hành thi cơng xây dựng, Phịng QLDA kết hợp với đơn vị tư vấn giám sát để kiểm tra, theo dõi các nhà thầu của dự án thực hiện phần việc của mình cùng với chất lượng, thời gian thi cơng cơng trình.
- Phịng QLDA cùng với chủ đầu tư và các đơn vị tư vấn Giám sát tổ chức nghiệm thu, thanh tốn cho nhà thầu theo từng phần cơng việc đã hồn thành hoặc tồn bộ cơng việc của dự án.
• Giai đoạn kết thúc dự án
- Khi cơng trình trụ sở làm việc được hồn thành, Phịng QLDA phối hợp với đơn vị xây lắp, tư vấn giám sát và các bên liên quan nghiệm thu hoàn thành, vận hành thử và bàn giao cơng trình cho Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên. - Phòng QLDA chịu trách nhiệm lập hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dự án hồn thành để
trình lên Sở Tài chính thẩm định và UBND tỉnh Thái Bình phê duyệt.
- Cuối cùng, Phịng QLDA thanh tốn và quyết toán vốn đầu tư, thanh lý hợp đồng với các nhà thầu tham gia vào dự án.
Nhận xét: Các phần việc trong từng giai đoạn quản lý dự án cơng trình xây dựng
trụ sở đã được đội ngũ Phịng QLDA thực hiện theo đúng trình tự được hệ thống pháp luật quy định, với đầy đủ các hồ sơ thủ tục được hồn thiện với độ chính xác tương đối cao. Q trình làm việc với các sở ban ngành địa phương cũng được đội ngũ nhân sự xử lý một cách khéo léo, đúng quy trình nên khơng có sự việc nào xảy ra làm ảnh hưởng chung tới tiến độ dự án. Tuy vậy, do các quy định pháp luật vẫn còn nhiều điều lệ cần bổ sung, sửa đổi để phù hợp với sự phát triển kinh tế, xã hội nên quy trình quản lý dành cho nội bộ Phòng QLDA cũng cần được cập nhật kịp thời để khơng bỏ sót phần việc hay làm sai so với quy định được ban hành.
3.6.2. QLDA đầu tư xây dựng cơng trình theo lĩnh vực
• Quản lý tiến độ thực hiện dự án
Quản lý tiến độ và thời gian thực hiện dự án là căn cứ để theo dõi các nguồn lực và chi phí phục vụ cho cơng trình. Vì cơng trình trụ sở làm việc của Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên sử dụng vốn ngân sách địa phương nên cần giám sát tốt để dự án được hoàn thiện đúng thời gian cho phép, với chi phí được sử dụng góp phần tiết kiệm cho ngân sách địa phương, đồng thời đáp ứng được chất
lượng theo quyết định chủ trương và các quyết định đã được phê duyệt cho dự án. Dự án có thời gian dự kiến triển khai bắt đầu từ tháng 06/2021 đến tháng 05/2022 với tổng thời gian là 330 ngày. Phòng QLDA tiến hành lập tổng tiến độ và quản lý tổng tiến độ dự án. Trong q trình thi cơng cán bộ quản lý thực hiện tổ chức quản lý tiến độ các gói thầu. Thời gian thực tế của dự án cũng vừa khớp với thời gian kế hoạch đề ra nên khơng xảy ra tình trạng dự án bị chậm tiến độ. Để quản lý phần tiến độ thực hiện dự án, các cán bộ quản lý sử dụng biểu đồ GANTT để thể hiện các nội dung lớn của dự án, đồng thời thực hiện quản lý tiến độ thi công qua các công việc sau:
- Xem xét, kiểm tra tiến độ do các nhà thầu khác lập và hiệu chỉnh, lập lại tiến độ thực hiện dự án (nếu cần thiết) nhưng phải phù hợp với tiến độ tổng thể và các mốc quan trọng đã được CĐT phê duyệt.
- Theo dõi, giám sát và điều hành các nhà thầu thực hiện các công việc phù hợp với các mốc và các khoảng thời gian quan trọng của dự án.
- Đánh giá và báo cáo mức độ thực hiện, tiến độ hồn thành các hạng mục cơng việc của các nhà thầu.
- Báo cáo các khiếm khuyết, chậm trễ các nội dung công việc, tiến độ thực hiện của các nhà thầu.
- Đề xuất biện pháp khắc phục đảm bảo tiến độ thực hiện các hạng mục, các gói thầu đúng tiến độ hợp đồng đã ký.
- Kiểm tra, theo dõi, đánh giá, báo cáo, việc cung cấp nhân lực, vật tư, thiết bị, hàng hóa của các nhà thầu.
- Đánh giá và đưa ra những biện pháp nhằm bảo đảm tiến độ kế hoạch đã đề ra.
- Kiểm tra, đánh giá biện pháp tổ chức thi công của nhà thầu.
Nhận xét: Các công cụ quản lý tiến độ dự án được các cán bộ quản lý sử dụng cịn
khá đơn giản, chưa áp dụng những cơng cụ quản lý tiên tiến, ứng dụng công nghệ thơng tin nên q trình quản lý tiến độ cịn cồng kềnh, chưa gọn gàng nên dễ xảy ra rắc rối, các phần việc chồng chéo nhau gây khó khăn hơn trong cơng tác quản lý thời gian thực hiện thi công. Do vậy để công tác quản lý dự án được hồn thiện tốt hơn, Phịng QLDA cần đào tạo lại và bổ sung thêm các công cụ quản lý thời gian tiến bộ hơn.
Sau khi nhà thầu khảo sát lập dự án lập tổng mức đầu tư và được phê duyệt, Phòng QLDA sẽ dựa vào đó làm căn cứ để kiểm sốt chi phí dự án.
Bảng 3.9. Tổng mức đầu tư xây dựng DA Trụ sở làm việcTrung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài nguyên
(Đvt: triệu đồng)
Tổng mức đầu tư xây dựng 12.083
Chi phí xây dựng 10.495
Chi phí QLDA 361
Chi phí tư vấn đầu tư xây dựng 934
Chi phí khác 84
Chi phí dự phịng 165
Nguồn: Báo cáo tổng hợp từ Phịng QLDA dự án
Dựa theo chi phí kế hoạch, đối chiếu với chi phí thực tế, Phịng QLDA theo dõi, kiểm sốt chi phí để kịp thời nhận biết sai lệch và cùng CĐT điều chỉnh. Bộ phận Tài chính – kế tốn của Trung tâm kết hợp với cán bộ QLDA để tiến hành thanh toán, quyết toán cho nhà thầu. Bộ phận này cũng căn cứ theo hợp đồng để thực hiện tạm ứng với nhà thầu. Các cán bộ QLDA phụ trách các cơng việc chính sau:
- Quản lý cơng tác lập dự tốn (bao gồm cả điều chỉnh tổng dự toán, dự toán phát sinh,…)
- Tổ chức quản lý tổng mức đầu tư, dự toán,…
- Phối hợp với CĐT tổ chức việc nghiệm thu, thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng cơng trình.
- Hệ thống tài liệu pháp lý tới quản lý chi phí dự án.
Nhận xét: Để quản lý chi phí cho dự án, cán bộ Phịng QLDA có áp dụng thêm
phần mềm dự tốn kết hợp với bảng biểu chi phí, báo cáo chi phí và cơng cụ excel. Các phương pháp kể trên giúp cho cán bộ theo dõi, kiểm tra được chi phí chi ra đối chiếu với tổng mức đầu tư, đồng thời cũng kiểm tra được tính chính xác của dự tốn do nhà thầu lập.
• Quản lý chất lượng dự án
Để dự án đạt chất lượng tốt, theo tiêu chuẩn đề ra thì năng lực của các nhà thầu tham gia là vô cùng quan trọng. Mặc dù Phòng QLDA từ khâu tổ chức lựa chọn nhà thầu luôn tập trung vào chất lượng của các đơn vị, vẫn khó tránh khỏi trường hợp CĐT ưu tiên lựa chọn nhà thầu có “quan hệ thân thiết” nên ít nhiều dự
án có thể bị ảnh hưởng tới chất lượng. Tuy nhiên số lượng nhà thầu được “chỉ định đặc biệt” này chiếm số lượng nhỏ và vẫn đáp ứng đầy đủ năng lực thực hiện công việc trong dự án theo quy định. Chất lượng khảo sát xây dựng, chất lượng thiết kế xây dựng cơng trình và chất lượng thi cơng xây dựng được Phịng QLDA thực hiện công tác quản lý theo đúng quy trình với đầy đủ thủ tục pháp lý và áp dụng tiêu chuẩn giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng dự án được tối ưu nhất. Đội ngũ cán bộ QLDA tiến hành triển khai các công việc sau:
- Tổ chức quản lý chất lượng thi cơng xây dựng cơng trình.
- Tổ chức việc kiểm tra chất lượng vật liệu, kiểm định chất lượng cơng trình theo quy định về quản lý chất lượng cơng trình hoặc theo yêu cầu của CĐT (nếu có).
- Tổ chức nghiệm thu công việc, nghiệm thu giai đoạn, nghiệm thu bàn giao cơng trình đưa vào sử dụng.
Nhận xét: Quy trình quản lý chất lượng của dự án đã được Phòng QLDA thực hiện
tuân theo quy định pháp luật và phù hợp với thực tiễn của đơn vị. Tuy vậy, đội ngũ nhân sự đơi khi cịn mỏng nên cịn phụ thuộc vào đơn vị tư vấn giám sát, nghiệm thu hiện trường chưa được sát sao hoàn toàn. Nếu phần lớn các cơng trình đều chỉ áp dụng việc quản lý chất lượng qua báo cáo cơng việc, tham quan cơng trình hay họp bàn dự án thì khả năng cao xuất hiện rủi ro từ sự thiếu trung thực hay năng lực của đơn vị giám sát.
• Quản lý rủi ro
Trong các dự án cơng ty đảm nhận vai trị QLDA nói chung và “DA Trụ sở làm việc Trung tâm phát triển quỹ đất và Kỹ thuật tài ngun” nói riêng gần như khơng xảy ra các rủi ro nghiêm trọng làm thiệt hại về người và của. Ngay từ ban đầu Phòng QLDA đã ban hành bộ quy chế với đầy đủ hướng dẫn cũng như các phương án đối phó với các sự kiện bất khả khăng, về vốn, nhân lực hay thiên tai,... để đội ngũ quản lý có thể ứng biến kịp thời. Trong suốt giai đoạn thực hiện dự án tại