Để khởi đầu một dự án được tiến hành với sự đảm bảo về chất lượng cơng trình thì cơng tác quản lý đấu thầu cần được thực hiện với hiệu quả cao nhất. Cơng trình có đem lại kết quả tốt như kế hoạch hay không sẽ phụ thuộc nhiều vào các bên trúng thầu và cùng nhau thực hiện dự án. Khi đảm nhiệm vai trị QLDA tức cơng ty đã trực tiếp đại diện cho CĐT tiến hành điều hành và triển khai dự án. Do đó cơng ty cần tạo ra những điều kiện tốt nhất để công tác quản lý đấu thầu đạt được thành công.
Hầu hết mọi phần công việc đều được quy định rất rõ trong Luật đấu thầu với đầy đủ các điều lệ cụ thể, các gói thầu được phân chia từ dự án và các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng. Trong thiết kế ban đầu cần cụ thể các gói thầu được chia nhỏ để phê duyệt. Các gói thầu cũng cần được chia ra một cách phù hợp với tình hình dự án, hợp lý theo quy trình thi cơng và nguồn vốn đầu tư của dự án. Nếu dự án được phân chia quá nhỏ lẻ sẽ làm khó cơng tác QLDA và có thể xảy ra nhiều gian lận trong quá trình dự án được thực hiện.
Công tác điều hành chỉ đạo trong quá trình đấu thầu cũng cần được nâng cao hơn nữa để mục tiêu của việc đấu thầu được bám sát tiến hành. Việc chỉ đạo còn ảnh hưởng tới tiến độ các phần việc tiếp diễn sau khi đầu thầu nên công tác tuyển chọn các nhà thầu và tồn bộ q trình diễn ra đấu thầu nên được đảm bảo đúng thời gian quy định. Mọi giai đoạn từ khâu chuẩn bị, đánh giá hồ sơ dự thầy tới khi
ký kết hợp đồng, công ty cần phải sát sao để điều phối nhịp nhàng và nhanh chóng nhất.
Để trúng được các gói thầu, một số đơn vị tham gia dự thầu sẽ không ngần ngại chọn phương án khơng minh bạch để có thể trúng thầu. Do đó các cán bộ làm cơng tác đấu thầu sẽ gặp phải nhiều trường hợp không được chấp nhận theo quy định hoặc vi phạm pháp luật. Lúc này các cán bộ phụ trách công tác đấu thầu không những phải có năng lực, trình độ cao mà địi hỏi rất lớn về mặt đạo đức nghề nghiệp để thực hiện công tác này một cách nghiêm chỉnh nhất.
Mọi năng lực của nhà thầu có liên quan tới dự án như tiến độ hay chất lượng dự án nên được thẩm định kỹ càng trong quá trình xét duyệt hồ sơ nhà thầu. Mọi tiêu chí của nhà thầu đều dẫn tới q trình và kết quả sau cùng của dự án. Để dự án đạt đúng tiến độ và đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng nhất, công ty nên kiểm tra, thẩm định lại khả năng tài chính và trang thiết bị của đơn vị dự thầu, từ đó đưa ra điểm số hồ sơ chính xác nhất, chứ khơng đơn giản chỉ xét duyệt qua giấy tờ.
Việc thuê được các tổ chức cá nhân có năng lực tốt đầy đủ tư cách pháp nhân và kinh nghiệm để thực hiện công tác chấm thầu sẽ giúp ích rất lớn trong việc lựa chọn được nhẫn nhà thầu tham gia thực hiện dự án có chất lượng tốt nhất. Bên cạnh đó cần bổ sung thêm cơ chế để lựa chọn được đơn vị tư vấn thực hiện công tác chấm thầu với các chính sách, chế tài thưởng phạt khơng những nâng cao được trách nhiệm mà cịn cần có tác dụng xử lý, răn đe các tổ chức thực hiện sai trách nhiệm. Có như thế nhiệm vụ của các cá nhân, tổ chức thực hiện công tác đấu thầu mới nghiêm minh, đảm bảo quy trình và chất lượng.
Các thủ tục hành chính trong cơng tác đấu thầu cần được soạn thảo có hệ thống để giảm thiểu sự phức tạp hóa trong q trình chuẩn bị hồ sơ. Các loại hồ sơ mời thầu tương thích với từng cơng tác đấu thầu nên được phân loại để CĐT và các bên tham gia hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng nhất. Khi đó bên có thẩm quyền chỉ cần thẩm định phê duyệt kế hoạch và công bố kết quả đấu thầu.
Để giảm thiểu phát sinh về khối lượng và đơn giá khi thi công nên tiến hành áp dụng thực hiện loại hợp đồng trọn gói theo giá khốn gọn, đồng thời điều kiện để áp dụng cho mỗi loại hợp đồng nên được quy định rõ. Khi có phát sinh xảy ra, chỉ cần tiến hành đánh giá phân tích qua các chuyên gia để xác định tính cần thiết, qua
đó đưa ra giải pháp phù hợp để đảm bảo tính hiệu quả.
Các chế tài quy định để chống phá giá trong đấu thầu cần được soạn thảo, ban hành sớm để nâng cao tính cạnh tranh lành mạnh trong quá trình đấu thầu. Nếu như có gói thầu nào đó được trúng giá với giá khá thấp so với giá ban đầu thì các trường hợp này nên được chú ý hơn. CĐT có thể tăng mức tiền bảo lãnh thực hiện hợp đồng lên mức cao nhất là 10% so với mức thông thường là từ 2 đến 3% để nhà thầu có trách nhiệm hơn. Như đã đề cập ở trên, chất lượng cơng trình đã được phản ánh một phần qua giá trúng thầu vậy nên CĐT có thể phối hợp với đơn vị quản lý lựa chọn ra các đơn vị tư vấn giám sát có năng lực tốt với các cán bộ kỹ thuật kỹ thuật có trình độ cao để quy trình thi cơng và kỹ thuật xây dựng được đảm bảo cả về khối lượng và chất lượng.
4.2.1.4. Cơng tác quản lý chí phí
Q trình thực hiện thi cơng dự án có thể khó tránh khỏi những thất thốt lãng phí trong khi nguồn vốn đầu tư có giới hạn. Vì vậy chi phí cho đầu tư xây dựng cần được tính đúng tính đủ với mỗi gói thầu, hạng mục cơng trình sao cho phù hợp với yêu cầu về thiết kế, kỹ thuật, điều kiện xây dựng cơng trình, đơn giá của thị trường tại thời điểm xác định và khu vực tiến hành dự án. Công tác lập và xây dựng kế hoạch chi phí và cần được tạo dựng từ các căn cứ được thu thập, đồng thời và thiết thực với sự phân bổ trong kế hoạch vốn, giúp cho chi phí được kiểm sốt tốt tại các giai đoạn thi cơng sau này.
Chi phí cho đầu tư xây dựng là một mục tiêu không kém phần quan trọng trong QLDA. Trong suốt giai đoạn hình thành và thực hiện dự án, từ gia đoạn bắt đầu từ khi kết thúc dự án và cầm liên tục thực hiện công tác QLDA. Mặc dù chi phí ln phải nằm trong tầm kiểm sốt nhưng khối lượng thi công xây dựng cũng cần phải đảm bảo theo phê duyệt. Cơng ty có thể phối hợp với đơn vị tư vấn giám sát ị để kiểm tra tính tốn là khối lượng được nghiệm thu, lấy đó làm căn cứ cho việc nghiệm thu, thanh toán khối lượng với nhà thầu theo ký kết của hợp đồng. Với các trường hợp phát sinh khối lượng ngồi thiết kế, dự tốn đã được phê duyệt thì các bên tham gia dựa vào hợp đồng để ừ đề xuất giải pháp xử lý phù hợp. Mọi cơng tác thanh tốn và quyết tốn về sau sẽ dựa vào sự phê duyệt và thỏa thuận trên.
Trước khi thanh tốn mọi chi phí cho các nhà thầu thực hiện cơng trình, đơn vị quản lý cần nghiệm thu khối lượng công việc, kiểm tra lại mọi hồ sơ thanh toán do nhà thầu lập, đối chiếu với các và bên liên quan và sau đó thanh tốn các phần khối lượng mà nhà thầu đã hoàn thành. Hệ thống lại các báo cáo chi phí phân loại theo giai đoạn để xử lý các kiến nghị và giải pháp kịp thời.
Khi quản lý chi phí các cán bộ phụ trách cơng tác này nên báo cáo cập nhật mọi chi phí được thực hiện theo tiến độ, mọi sự thay đổi và các số liệu liên quan cần được thu thập và cập nhật kịp thời. trước đó để tránh sự thay đổi nhiều trong khối lượng thi công, đơn vị thiết kế phải lập khối lượng dự toán đúng với thực tế nhất. Để đạt được điều này đội ngũ thiết kế phải nắm bắt rõ khu vực thực hiện dự án kết hợp với kinh nghiệm lâu năm, nhằm giảm thiểu thời gian điều chỉnh, lặp đi lặp lại một phần việc gây ảnh hưởng đến tiến độ và phát sinh chi phí cho dự án.
Mặc dù đã có một hệ thống QLDA đầy đủ và tuân thủ theo quy định pháp luật nhưng để thực hiện đúng theo hệ thống này các cán bộ QLDA cần có sự cam kết cao tại các bước quản lý giám sát tại hiện trường, nhất quyết từ chối nghiệm thu với các hạng mục không được thi công đảm bảo chất lượng, đúng với tiêu chuẩn. Thời gian thi cơng cơng trình nếu bị kéo dài sẽ phát sinh sự bù giá, ảnh hưởng tới phi phí đầu tư xây dựng.
4.2.2. Nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý