2.2.2.6 .Đơn vị tổ chức vận chuyển
3.3. CÁC GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ NHẰM GIA TĂNG TỐC ĐỘ
3.3.1.3. Giải pháp nhằm gia tăng tốc độ xử lý đơn hàng
- Tăng cường chính sách đào tạo và tuyển dụng nhân sự nhằm đáp ứng sự đổi
mới cơng nghệ mới trong quy trình xử lý và thực hiện đơn hàng. Công ty nên mở các buổi đào tạo nhân viên và mời chuyên gia bên ngồi có kinh nghiệm trong lĩnh vực TMĐT về đào tạo cho đội ngũ nhân viên. Có chính sách ưu đãi đối với những nhân viên tích cực, có đóng góp trong việc thúc đẩy hoạt động báng hàn trên mạng nhằm phát huy tính tự giác hồn thiện bản thân, trau dồi kỹ năng chuyên môn của cán bộ nhân viên trong Công ty.
- Công ty nên thiết kế phần mềm ứng dụng quy trình xử lý và thực hiện đơn
hàng để có sự đồng bộ gắn kết giữa các phong ban của cơng ty có liên quan nhằm đẩy nhanh tốc độ xử lý đơn hàng. Phần mềm này sẽ tích hợp rất nhiều tính năng giúp hỗ trợ nhân viên trong q trình xử lý đơn hàng.
+ Tính năng định vị vị trí các đơn hàng cần giao trên bản đồ điện tử.
Với tính năng này, các vị trí cần chuyển hàng hóa đến sẽ được định vị trên bản đồ điện tử. Như vậy, việc thực hiện đơn hàng sẽ trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu sai sót trong q trình xử lý. Đồng thời, kế hoạch vận chuyển cũng được thiết lập hợp lý hơn, trực quan hơn với chi phí thấp nhất và thời gian thực hiện ngắn nhất.
Tính năng định vị vị trí sẽ được tích hợp tại website: www.fehandicraft.com của công ty. Khi khách hàng nhập thông tin tại website: www.fehandicraft.com, thơng tin về vị trí giao hàng mà khách hàng đánh dấu trên bản đồ sẽ được hiển thị trên bản đồ và được chuyển tới phần mềm xử lý và thực hiện đơn hàng. Sau khi được xử lý xong trên phần mềm, các thông tin về đơn hàng sẽ được tự động chuyển tới các phòng ban liên quan. Tại phịng kỹ thuật (có nhiệm vụ giao hàng cho khách hàng), thơng tin về vị trí giao hàng, thời gian giao hàng, chủng loại hàng (thể hiện bằng ký hiệu màu) sẽ được tổng hợp và hiển thị trên cùng một bản đồ điện tử. Từ đó, nhân viên phụ trách quản lý phịng kỹ thuật có thể dễ dàng sắp xếp, điều phối hàng đi một cách đơn giản nhất, nhanh nhất.
+ Tính năng tự động phân loại đơn hàng
Tính năng này sẽ được dùng để tách các đơn đặt hàng thành những nhóm riêng với các mức độ ưu tiên như: Đơn hàng giống nhau (giống sản phẩm), vị trí địa lý giao hàng (cùng quận, hoặc vị trí giao hàng gần nhau, vị trí khách hàng yêu cầu được định vị trên bản đồ - đây là 1 tính năng mới bổ xung khi khách hàng đặt hàng), thời gian đặt hàng.
+ Tính năng tự động gửi mail khi xử lý xong đơn hàng
Với cách làm hiện tại, sau khi sử dụng phần mềm xử lý đơn hàng, bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ lập thành một bản thông tin đơn hàng dưới dạng file word hoặc excel và chuyển tới các bộ phận có liên quan qua thư điện tử. Cách làm này sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của bộ phận tiếp nhận đơn hàng do phải dành thời gian gửi thư điện tử tới các bộ phận một cách thủ công. Không chỉ vậy, với cách gửi thư điện tử như hiện tại, việc thiếu sót, nhầm lẫn trong q trình gửi thơng tin đơn hàng là khơng thể tránh khỏi.
Vì vậy, tính năng tự động gửi mail sau khi xử lý xong đơn hàng là vơ cùng cần thiết. Với tính năng mới này, phần mềm xử lý và thực hiện đơn hàng sẽ tự động gửi thư điện tử về thông tin đơn hàng tới các bộ phận có liên quan được chỉ định trước.
Như vậy, hiệu quả hoạt động của bộ phận xử lý đơn hàng sẽ được tận dụng một cách tối đa. Đồng thời, các chức năng, tiện ích của phần mềm xử lý đơn hàng cũng được sử dụng triệt để, mang lại hiệu suất xử lý đơn hàng cao hơn nhiều so với việc gửi thư điện tử một cách thủ cơng như hiện nay.
- Xây dựng chính sách, kế hoạch cho quy trình thực hiện đơn hàng chuyện nghiệp hơn. Việc làm này của Công ty nhằm đánh giá và rút kinh nghiệm để nâng cao hiệu quả quy trình thực hiện đơn hàng. Cơng ty có thể áp dụng một số công cụ đo lường được ghi lại dựa trên cơ sở các hoạt động. Từ việc theo dõi này Cơng ty có thể đánh giá được hoạt động của mình tốt ở chỗ nào, chỗ nào chưa tốt để hạn chế và rút kinh nghiệm cho những lần giao dịch sau từ đó hồn thiện quy trình xử lý đơn hàng của mình.
- Bên cạnh đó Cơng ty cũng cần xây dựng hệ thống quản lý kho và hàng tồn
kho. Với tính chất kinh doanh và số lượng cho mỗi lần giao dịch là rất lớn nên việc kiểm tra kho hàng thường xuyên sẽ giúp Công ty đảm bảo được lượng hàng giao dịch và không phải chờ đợi thời gian vận chuyển hàng từ đơn vị sản xuất. Nhờ đó mà với mỗi một đơn hàng sẽ nhanh chóng được xử lý.