SỔ THEO DÕI QUỸ XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG 1%
4.3.6 Hoàn thiện về tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán và vận dụng các phần mềm kế toán
phần mềm kế toán
Tổ chức hệ thống kiểm tra kế toán
Hiện nay, các công ty XKLĐ chưa có ban kiểm tra kế toán vì thế cần phải lập ra một ban kiểm tra với chức năng và quyền hạn như là thanh tra của các cổ đông có toàn quyền kiểm tra doanh nghiệp, đặc biệt là vấn đề tài chính, kiểm tra một cách chặt chẽ những khoản chi phí bất hợp lý, những khoản chi vượt quá định mức cũng như không đúng quyền hạn.
Người đứng đầu bộ phận kiểm tra nên là những chuyên gia tài chính và độc lập với phòng kế toán
Có thể thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện chức năng là kiểm tra toàn bộ các hoạt động phát sinh của công ty đặc biệt là vấn đề tài chính. Để hoạt động kiểm toán nội bộ hoạt động thực sự có hiệu quả thì ban giám đốc công ty phải có trách nhiệm thành lập, điều hành và kiểm soát hệ thống kiểm soát nội bộ cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra. Để thực hiện yêu cầu kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp nhằm mục đích tăng cường chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý nói chung và quản lý hoạt động tài chính - kế toán nói riêng thì kiểm toán nội bộ được xác định như là một công cụ hết sức cần thiết và có một ý nghĩa hết sức quan trọng. Thông qua kiểm toán nội bộ sẽ giúp cho các nhà quản trị có được những căn cứ có tính xác thực và có đủ độ tin cậy để xem xét, đánh giá các hoạt động trong nội bộ, tính đúng đắn của các quyết định cũng như tình hình chấp hành và thực hiện các quyết định đã được ban hành với các bộ phận và cá nhân thực hiện.
Kiểm toán nội bộ được xác định là một hệ thống được dùng trong việc kiểm tra, đo lường và đánh giá tính chính xác thực của các thông tin tài chính và tính khả thi của các quyết định quản lý nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị trong nội bộ doanh nghiệp.
Kiểm toán nội bộ không chỉ tiến hành đối với hoạt động tài chính - kế toán đơn thuần, mà đối tượng của nó còn được mở rộng với hầu hết các hoạt động khác nhau thuộc các bộ phận trực thuộc doanh nghiệp nhưng dù sau thì khía cạnh cần nhất mạnh vẫn là các hoạt động tài chính - kế toán.
Mục tiêu của kiểm toán nội bộ hưởng các vấn đề: Xem xét, kiểm tra tính tuân thủ của các bộ phận nhằm hướng các hoạt động khác nhau trong doanh nghiệp phù hợp với chính sách khác nhau đã được doanh nghiệp ban hành; xác định độ tin cậy và tính xác thực của các thông tin tài chính để phục vụ cho yêu cầu ra quyết định và đánh giá tính hiệu quả của các quyết định.
Kiểm toán nội bộ được thực hiện theo qui trình chung: Lập kế hoạch kiểm toán, thu thập các bằng chứng kiểm toán để thực hiện các công việc kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán trình bày các kết quả và ý kiến.
Để thực hiện kiểm toán nội bộ, doanh nghiệp cần tổ chức một bộ phận độc lập trực thuộc giám đốc hoặc hội đồng quản trị nhằm tạo cho bộ phận này có được sức mạnh cần thiết để thực hiện và phát huy được chức năng giám sát của mình. Bộ phận này có thể bao gồm một vài người hoặc đông hơn tuỳ theo quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Nói chung với một hệ thống kiểm soát nội bộ được tổ chức chu đáo, có quy chế hoạt được xác lập hợp lý và khoa học sẽ là cơ sở vững chắc để thực hiện chức năng kiểm tra có đủ uy lực và hiệu quả
Bộ phận này có hoạt động tốt hay không cần tuân thủ những nguyên tắc của nó như: Tạo cho nó một môi trường văn hóa nơi làm việc như chú trọng đến sự liêm khiết, đạo đức nghề nghiệp và đi cùng với nó là những quy định một cách rõ ràng về trách nhiệm, quyền lợi. Việc kiểm tra phải được thường xuyên liên tục và huy động mọi thành viên trong đơn vị.
Ứng dụng tin học trong tổ chức hạch toán kế toán
Kế toán trên máy vi tính là phương thức hữu hiệu, thực hiện mọi yêu cầu của kế toán: Đầy đủ, kịp thời, rõ ràng, chính xác, trung thực, có hệ thống và thuận lợi cho việc đối chiếu so sánh. Vì vậy. mà hiện nay nhà nước khuyến khích mọi doanh nghiệp nên sử dụng kế toán trên máy vi tính, lựa chọn những phần mềm kế toán thỏa mãn những tiêu chuẩn theo quy định.
Qua khảo sát thực tế về thực trạng các công ty XKLĐ hiện nay việc tin học hóa kế toán đã giảm thiểu được một số công việc kế toán. Tuy nhiên tác giả kiến nghị nhằm
hoàn thiện hơn trong việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán như sau:
Thứ nhất là phần mềm kế toán các công ty XKLĐ hiện nay cần phải cài đặt phần mềm kế toán bản quyền, xây dựng chương trình phần mềm phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ. Phần mềm kế toán thì cài đặt một máy chủ và các máy của kế toán viên thì cài đặt máy trạm như vậy sẽ giảm tối thiểu được khoản chi phí lắp đặt phần mềm.
Hàng tháng thì có thể ký hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng phần mềm để có thể sửa chữa các lỗi phần mềm xảy ra và cập nhật những văn bản mới, thông tư mới vào phần mềm. Ngoài ra thường xuyên nâng cấp để khai thác được hết các ứng dụng của phần mềm kế toán.
Thứ hai là thông tin liên lạc qua Internet
Hiện nay, các công ty XKLĐ nên sử dụng thông tin liên lạc qua mạng Internet giúp cho việc thông tin kế toán giữa các bộ phận một cách nhanh chóng, giảm thiểu chi phí. Không chỉ kế toán nói riêng mà các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp cùng cần phải sử dụng mạng lưới thông tin Internet. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận như chi nhánh có thể gửi báo cáo qua thư điện tử cho tổng công ty. Đặc biệt hiện nay Cục thuế đã tiến hành kê khai thuế qua mạng như vậy sẽ tiết kiệm được chi phí cũng như thời gian. Để bảo mật thông tin kế toán trong việc gửi báo cáo qua mạng thì các nhân viên được lập một địa chỉ Email riêng nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp trong hệ thống Email của Công ty. Trong công việc thì các nhân viên kế toán nói riêng và kế toán toàn công ty nói chung không được sử dụng Email cá nhân khi làm việc.