CÔNG TY XUẤT KHẨU LAO ĐỘNG THUỘC CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC – BỘ LĐ & TB XH
3.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Tính đến tháng 08/2011 đã có 169 công ty hoạt động trong lĩnh vực XKLĐ được Cục cấp phép và quản lý. Trong phạm vi cho phép của luận văn, tác giả chỉ khảo sát 4 công ty đó là Công ty CP XKLĐ và DVTM Biển Đông, công ty Cp cung ứng nhân lực Việt Nhật, công ty CP XKLĐ thương mại và du lịch, công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và thương mại. Đây là 4 công ty điển hình nhất vừa thể hiện có quy mô vừa, nhỏ và lớn hoạt động trong lĩnh vực XKLĐ.
Qua khảo sát thực tế tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý lao động ngoài nước này có thể nhận thấy rằng hầu hết bộ máy kế toán của các công ty đều được tổ chức theo mô hình tập trung, một số các công ty thì theo mô hình phân tán và mô hình hỗn hợp. Dưới đây là một số mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà tác giả đã khảo sát được.
Bảng 3.1 Mô hình tổ chức BMKT tại các công ty thuộc Cục quản lý LĐNN
Tên doanh nghiệp Mô hình tổ chức bộ máy
Tập trung Phân tán Hỗn hợp
Công ty CP XKLĐ và DVTM Biển Đông × Công ty CP cung ứng nhân lực Việt Nhật × Công ty CP XKLĐ thương mại và du lịch × Công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và
thương mại
×
Nguồn: Tác giả
Tác giả xin đề cập đến 02 mô hình bộ máy kế toán điển hình tại các công ty XKLĐ thuộc Cục quản lý lao động ngoài nước
3.2.1.1 Thực trạng tổ chức BMKT công ty XKLĐ&DVTM Biển Đông
Khảo sát thực tế cho thấy bộ máy kế toán của công ty gồm 7 người bao gồm có: Kế toán trưởng (1người), kế toán tổng hợp (1người), kế toán thanh toán (1 người), kế toán công nợ (1người), kế toán thuế (1người), thủ quỹ (1người), kế toán chi nhánh Hà Nội (1người).
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán được thực hiện tại phòng kế toán nhằm đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời. Phòng kế toán tài chính là cơ quan tham mưu cho Giám đốc liên quan về vấn đề tài chính, phản ánh tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn bộ công ty một cách chính xác, kịp thời và tin cậy, phòng Tài chính kế toán có chức năng tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán giúp cho Tổng giám đốc điều hành được các hoạt động của công ty và chi nhánh.
Kế toán trưởng là người được Giám đốc thông qua Hội đồng quản trị đề xuất đưa ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm. Kế toán trưởng có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán và chịu trách nhiệm trước giám đốc, hội đồng quản trị về tính chính xác, kịp thời về thông tin tài chính được cung cấp.
Nhiệm vụ cụ thể như sau
Một là tham mưu cho Giám đốc các vấn đề về quản lý tài chính kế toán của công ty. Xây dựng đề án về tài chính cho công ty đảm bảo kế hoạch về tài chính cho tất cả các hoạt động của công ty.
Hai là quản lý tài sản, vốn và mọi hoạt động chi tiêu của công ty theo đúng quy định của chế độ kế toán và theo đúng quy định của Pháp luật.
Ba là phối hợp với các phòng thị trường, trung tâm đào tạo xây dựng định mức chi phí một cách hợp lý, hợp lệ.
Kế toán tổng hợp: Tổng hợp các số liệu từ các kế toán viên, kế toán chi nhánh, lập báo cáo tài chính theo quy định và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng về độ chính xác cũng như mức độ trung thực trên các báo cáo.
Kiểm soát theo dõi các nguồn tiền, hoạt động thu chi, kiểm soát các khoản chi phí đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ của Công ty. Bên cạnh đó kế toán tổng hợp cùng kế toán trưởng hướng dẫn, kiểm tra các kế toán viên và đề xuất các biện phá sửa đổi để hoàn thiện tổ chức kế toán.
Kế toán thanh toán: Chịu trách nhiệm thanh toán các khoản tiền bằng tiền mặt, lập phiếu thu và phiếu chi, chuyển khoản theo các hóa đơn chứng từ, theo dõi việc thanh toán lương, các khoản trích theo lương.
Kế toán công nợ: Theo dõi tình hình công nợ theo từng đối tác, từng thị trường như Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc.... và theo dõi các khoản tiền đặt cọc phải thu, phải trả cho người lao động theo từng thị trường.
Kế toán thuế: Lập và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cánhân theo quy định.
Thủ quỹ: Nhận phiếu thu và phiếu chi từ kế toán thanh toán tiến hành thu và chi tiền sau khi đã được duyệt. Bên cạnh đó thì thủ quỹ còn kiêm thêm công việc liên quan đến bảo hiểm như chốt sổ, báo tăng, báo giảm, bảo hiểm y tế, bảo hiểm XH hàng tháng và cuối năm tiến hành quyết toán với cơ quan bảo hiểm.
Kế toán chi nhánh: Thu thập và xử lý chứng từ phát sinh tại chi nhánh, hàng tháng gửi báo cáo thuế giá trị gia tăng cơ quan thuế và thuế thu nhập doanh nghiệp cho kế toán tổng hợp của công ty. Lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị cho giám đốc chi nhánh và kế toán trưởng công ty khi có yêu cầu và theo quy định.
Sơ đồ:3.1 Bộ máy kế toán công ty XKLĐ và DVTM Biển Đông
Nguồn:Phòng tài chính kế toán - Công ty Biển Đông
Nhìn chung các cán bộ kế toán trong công ty XKLĐ và DVTM Biển Đông đều được đào tạo đúng chuyên ngành, trình độ phù hợp với công việc được đảm nhận. Các thành viên trong bộ máy kế toán được phân công công việc cụ thể về nhiệm vụ và trách nhiệm của từng chức danh kế toán trong quá trình tổ chức và thực hiện công tác kế toán tại công ty.
3.2.1.2 Công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và thương mại
Mô hình kế toán tại công ty cung ứng nhân lực Quốc tế và thương mại xây dựng theo mô hình hỗn hợp.
Bộ máy công ty gồm 10 người đứng đầu là kế toán trưởng, dưới có phó phòng kế toán. Các đơn vị trực thuộc đó là Trung tâm đào tạo tiếng tổ chức bộ máy kế toán riêng, còn trung tâm giáo dục định hướng thì không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thủ quỹ Kế toán thuế Kế toán tổng hợp Kế toán công nợ Kế toán chi nhánh
Sơ đồ 3.2 Tổ chức bộ máy kế toán công ty cung ứng nhân lực QT và TM
Nguồn: Phòng tài chính kế toán công ty cung ứng nhân lực QT và TM