Tổ chức hệ thống sổ kế toán là thiết lập cho doanh nghiệp một bộ sổ kế toán tổng hợp và chi tiết có chủng loại, số lượng, hình thức kết cấu theo một hình thức kế toán nhất định và phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.
Hệ thống sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện phương pháp tài khoản kế toán.
Có nhiều loại sổ kế toán khác nhau theo kết cấu hình thức, theo trình tự ghi chép, theo nội dung ghi chép.
Trường hợp theo kết cấu hình thức: Sổ tờ rời và sổ đóng thành tập
Theo trình tự ghi chép: Có sổ ghi theo trình tự thời gian (sổ nhật ký), sổ ghi theo hệ thống (sổ cái), sổ liên hợp (sổ nhật ký - sổ cái)
Theo nội dung ghi chép: Có sổ tổng hợp, sổ chi tiết, sổ liên hợp
Hình thức sổ kế toán là biểu hiện của việc tổ chức hệ thống sổ kế toán để thực hiện các công việc kế toán trong một đơn vị hạch toán bao gồm số lượng, kết cấu, mẫu sổ, nội dung các mẫu sổ, trình tự phương pháp ghi sổ và mối quan hệ giữa chứng từ và sổ sách, giữa sổ sách và sổ sách, giữa sổ sách và báo cáo kế toán.
Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống sổ kế toán
Thứ nhất là xác định từ đặc điểm kinh doanh của đơn vị, tính chất hoạt động kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị, quy mô của đơn vị, khối lượng nhiệm vụ kinh tế phát sinh đồng thời phải căn cứ vào yêu cầu trình độ quản lý, trình độ kế toán cũng như vào điều kiện, phương tiện vật chất phục vụ cho kế toán để lựa chọn hình thức tổ chức sổ kế toán phù hợp.
Thứ hai là nắm vững các nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức tổ chức sổ kế toán như số lượng, kết cấu sổ sách, trình tự ghi chép tính toán các chỉ tiêu, tuyệt đối không được áp dụng một cách chắp vá, lai tạo, tùy tiện giữa các mẫu sổ, các hình thức sổ khác nhau, gây khó khăn cho việc kiểm tra, chỉ đạo và đối chiếu số liệu.
Thứ ba là năm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khỏan trong từng loại sổ sách, cách ghi chép, sửa chữa sai sót, nhầm lẫn, cách thức thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin từ các sổ sách khác nhau.
Thứ tư là trong hình thức tổ chức sổ kế toán xác định cần nắm vững được nội dung công việc ghi chép hàng ngày, định kỳ công việc phải làm cuối tháng, cuối quý, cuối năm sao cho việc ghi chép tổng hợp thông tin được kịp thời, chính xác.
Thứ nhất là đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản và việc xây dựng hệ thống sổ kế toán
Thứ hai là kết cấu nội dung ghi chép trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực, trình độ quản lý nói chung và kế toán nói riêng, có như vậy mới thuận lợi cho việc ghi chép, đối chiếu kế toán và tổng hợp kế toán.
Thứ ba là tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi cho việc kiểm tra kế toán.
Thứ tư là mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong những hình thức sổ kế toán quy định. Sổ kế toán phải đúng mẫu in sẵn hoặc đóng dấu, đối với sổ đóng bằng giấy phải đánh dấu số trang, đóng dấu giáp lai. Đối với sổ tờ rời phải đánh dấu số tờ và đóng dấu đơn vị. Tất các các sổ phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị.
Thứ năm là bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới, hết kỳ hoặc hết niên độ kế toán phải khóa tài khoản, cộng sổ. Trong một số trường hợp cần thiết như sáp nhập, giải thể, kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán thì kế toán phải tiến hành cộng sổ tính ra số phát sinh tăng giảm và số dư tài khỏan được phản ánh trên sổ kế toán.
Thứ sáu là việc ghi chép trên sổ kế toán phải đảm bảo rõ ràng, dễ đọc, phải ghi bằng mực tốt, không phai, số liệu ghi trên sổ kế toán phải liên tục, có hệ thống, không được bỏ ròngm viết xen kẽ, chồng đè lên nhau, không tẩy xóa số đã ghi sai, trường hợp ghi sai phải sửa chữa theo đúng phương pháp quy định.
Các hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán Thứ nhất: Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Đặc điểm: Sử dụng Nhật ký sổ cái làm sổ tổng hợp duy nhất để kết hợp ghi chép các nghiệp vụ theo thứ tự thời gian kết hợp và hệ thống hóa các tài khoản. Sổ kế toán gồmnhật ký sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Quy trình ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái:
Hàng ngày căn cứ các chứng từ gốc kiểm tra hợp lệ để định khoản kế toán và ghi theo thứ tự thời gian kết hợp với hệ thống vào các tài khoản trong Nhật ký sổ cái, mỗi chứng từ được ghi vào cột cộng tiền và các cột bên nợ, bên có của các tài khỏan đối ứng trên cùng 1 dòng. Trường hợp các chứng từ cùng loại phát sinh nhiều lần thì có thể lập Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, căn cứ Bảng tổng hợp này để ghi Nhật ký sổ cái.
Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì đồng thời ghi vào sổ quỹ. Các nghiệp vụ liên quan đến các đối tượng hạch toán chi tiết thì đồng thời căn cứ vào chứng từ gốc để ghi sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan cuối tháng cộng sổ kế toán chi tiết để ghi Bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối tháng hoặc quý cộng sổ Nhật ký sổ cái đối chiếu với sổ quỹ và Bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng, căn cứ sỏ Nhật ký sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết lập báo cáo tài chính.
Ghi chú:
- Hàng ngày:
- Cuối tháng hoặc định kỳ - Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật Ký – Sổ cái
Nguồn:[4,tr46] Ưu điểm:
Hình thức nhật ký sổ cái ghi chép đơn giản, rõ ràng dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra, số liệu kế toán tập trung, số sổ kế toán sử dụng ít.
Chứng từ gốc
Báo cáo tài chính
Nhật ký sổ cải Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thể kế toán chi tiết Bảng tổng hợp ctừ
kế toán cùng loại Sổ quỹ
Nhược điểm:
Không tiện sử dụng cho đơn vị có nhiều tài khoản, khó phân công cho nhiều người ghi sổ. Thường áp dụng ở các đơn vị hành chính sự nghiệp có quy mô nhỏ, ít tài khoản.
Thứ hai hình thức chứng từ ghi sổ
Đặc điểm: Mọi nghiệp vụ kinh tế đều phải căn cứ chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán
Chứng từ ghi sổ do kế toán lập từ các chứng từ gốc hoặc từ bảng tổng hợp chứng từ gốc. Chứng từ ghi sổ có thể mở theo các hướng sau: Chứng từ ghi sổ mở cho các chứng từ gốc cùng loại chẳng hạn như chứng từ ghi sổ lập từ các chứng từ gốc là các phiếu nhập kho, chứng từ ghi sổ lập từ các phiếu chi mua nguyên vật liệu.
Chứng từ ghi sổ mở theo chỉ tiêu quản lý. Ví dụ như các chứng từ ghi sổ được lập nhằm tính toán các chỉ tiêu chi phí giá thành, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp như chứng từ ghi sổ kết chuyển chi phí sản xuất để tính giá thành, chứng từ ghi sổ kết chuyển doanh thu, thu nhập ...
Ghi chú: - Hàng ngày:
- Cuối tháng hoặc định kỳ - Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ
Nguồn [4,tr48]
Nguyên tắc khi mở chứng từ ghi sổ:
- Chứng từ ghi sổ được mở theo định kỳ: 5 ngày, 10 ngày, 15 ngày, tháng... - Chứng từ ghi sổ phải được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm - Chứng từ ghi sổ phải có chứng từ gốc đính kèm mới đảm bảo tính pháp lý - Chứng từ ghi sổ phải được kế toán trưởng ký duyệt trước khi ghi sổ kế toán Sổ kế toán sử dụng gồm: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ được ghi chép theo trình tự thời gian. Sổ cái được thực hiện việc ghi chép theo nội dung kinh tế của
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ cái Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết
nghiệp vụ. Bảng cân đối số phát sinh, các sổ, thẻ kế toán chi tiết .
Căn cứ chứng từ gốc kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Đối với loại nghiệp vụ phát sinh nhiều lần thì có thể lập bảng tổng hợp chứng từ gốc, sau đó căn cứ bảng tổng hợp chứng từ gốc lập chứng từ ghi sổ. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt thì đồng thời ghi vào sổ quỹ. Các nghiệp vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng lập bảng tổng hợp chi tiết. Chứng từ ghi sổ được đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ cái. Cuối tháng cộng sổ cái và đối chiếu vào bảng tổng hợp chi tiết đảm bảo khớp đúng thì căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Căn cứ sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và một số tài liệu liên quan lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm: Giảm bớt số lần ghi sổ không đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao, sử dụng nhiều sổ tờ rời, dễ phân công công tác, dễ tổng hợp số liệu, tiết kiệm được chi phí.
Nhược điểm: Việc ghi chép dồn vào cuối tháng, do đó việc lập báo cáo thường bị chậm. Khối lượng ghi chép nhiều, hiệu suất công tác kế toán thấp, cung cấp số liệu chậm.
Điều kiện vận dụng: Hình thức chứng từ ghi sổ thường thích hợp với doanh nghiệp có quy mô lớn.
Thứ ba hình thức nhật ký chứng từ
Đặc điểm: Mọi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc để phân loại vào các nhật ký chứng từ theo thứ tự thời gian. Cuối tháng căn cứ các nhật ký chứng từ ghi sổ cái.Nhật ký chứng từ mở theo nguyên tắc theo dõi số phát sinh bên có các tài khoản kết hợp với việc phân tích theo các tài khoản đối ứng nợ liên quan dùng nhiều mẫu sổ in sẵn.
Sổ kế toán sử dụng gồm nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết
Ghi chú:
- Hàng ngày:
- Cuối tháng hoặc định kỳ - Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ
Nguồn: [4,tr51]
Căn cứ các chứng từ gốc để kiểm tra hợp lệ và các bảng phân bổ để ghi vào nhậ ký chứng từ có liên quan. Một số nghiệp vụ cần theo dõi rieng thì ghi vào bảng kê, cuối tháng chuyển từ bảng kê vào nhật ký chứng từ có liên quan. Các nghiệp vụ có liên quan đến tiền mặt thì đồng thời ghi vào sổ quỹ. Các nghiệp vụ có liên quan đến những đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng tổng hợp vào bảng tổng hợp chi tiết. Cuối tháng cộng sổ Nhật ký chứng từ để vào sổ cái, đối chiếu Sổ cái vào Bảng tổng hợp chi tiết đảm bảo khớp đúng, căn cứ vào Nhật ký chứng từ, Bảng kê, Sổ cái, Bảng tổng hợp chi tiết và một số tài liệu liên quan lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm: Giảm nhẹ khối lượng công tác kế toán, nâng cao chất lượng công tác
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Sổ nhật ký chứng từ
Sổ cái
Báo cáo tài chính Bảng kê
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
kế toán, cung cấp số liệu kịp thời theo yêu cầu quản lý và lập báo cáo kế toán nhanh, thực hiện được việc phân công hợp lý cán bộ kế toán. Hệ thống sổ có mẫu in sẵn, tăng cường được tính thống nhất của kế toán.
Nhược điểm: Kết cấu sổ sách phức tạp đòi hỏi phải có trình độ nghiệp vụ kế toán thành thạo. Dùng nhiều sổ, nhiều trang, nhiều cột nên không thích hợp và điều kiện cơ giới hóa công tác kế toán
Điều kiện vận dụng: Hình thức kế toán này áp dụng đối với doanh nghiệp có quy mô lớn
Thứ tư hình thức nhật ký chung
Đặc điểm: Sử dụng nhật ký chung để phản ánh tất cả các nghiệp vụ kế toán theo thứ tự thời gian trước khi ghi vào sổ cái. Ở các đơn vị có quy mô lớn thì có thể sử dụng nhật ký chuyên dùng (nhật ký đặc biệt). Sau đó lấy sổ liệu trên các sổ nhật ký để ghi sổ cái.
Sổ kế toán sử dụng gồm sổ nhật ký chung và nhật ký chuyên dùng, sổ cái, sổ thẻ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký chung là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi những nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian ngoài ra nhật ký chung cũng phản ánh quan hệ đối ứng tài khoản để phục vụ cho việc ghi sổ cái. Số liệu trên nhật ký chung dùng để ghi sổ cái.
Nguyên tắc là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi vào nhật ký chung. Nhưng trong một số trường hợp một số đối tượng kế toán có khối lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều có thể mở các nhật ký đặc biệt để ghi riêng các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến các đối tượng đó.
Sổ nhật ký đặc biệt là một phần của sổ nhật ký chung, ghi sổ nhật ký đặc biệt thì không ghi nhật ký chung. Căn cứ để ghi sổ cái là các sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt.
Các loại nhật ký đặc biệt gồm: Nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng, nhật ký bán hàng
Chứng từ, bảng liệt kê chứng từ
Ghi chú: - Hàng ngày:
- Cuối tháng hoặc định kỳ - Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 1.7 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Nguồn [4, tr50]
Hàng ngày căn cứ chứng từ gốc để kiểm ta tính hợp lệ, kế toán ghi nhật ký chung theo thứ tự thời gian. Số liệu ở nhật ký chung được chuyển ghi vào sổ cái. Trường hợp có mở nhật ký đặc biệt thì các chứng từ gốc được ghi vào các nhật ký đặc biệt phù hợp. Cuối tháng cộng sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ cái.
Các nghiệp liên quan đến tiền mặt thì đồng thời ghi vào sổ quỹ. Các nghiệp Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối sô phát sinh
Báo cáo tài chính Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký đặc biệt
vụ có liên quan đến đối tượng cần hạch toán chi tiết thì đồng thời ghi sổ, thẻ kế toán chi tiết, cuối tháng tổng hợp vào bảng tổng hợp chi tiết.
Cuối tháng quý cộng Sổ cái đối chiếu vào sổ quỹ và các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ở sổ cái được dùng để lên bảng cân đối tài khoản. Căn cứ vào bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp chi tiết và một số tài liệu khác có liên quan để lập báo cáo tài chính.
Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản do kết cấu sổ đơn giản rất thuận tiện cho
xử lý công tác kế toán bằng máy tính
Nhược điểm: Ghi chép trùng lặp nhiều, việc tổng hợp số liệu báo cáo không kịp thời nếu sự phân công công tác của cán bộ kế toán không hợp lý
Điều kiện vận dụng: Có thể áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp nên việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán và xử lý thông tin ở mức độ cao
Thứ năm là hình thức kế toán trên máy vi tính