Tài khoản kế toán là một phương pháp phân loại để phản ánh tình hình biến động của các đối tượng kế toán. Nhờ phương pháp tài khoản kế toán mà kế toán có thể thực hiện được việc ghi chép thường xuyên liên tục tình hình về các đối tượng kế toán.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán thực chất là xây dựng cho mỗi đơn vị một hệ thống tài khoản phù hợp, đủ để phản ánh các đối tượng của hạch toán và quản lý các đối tượng một cách đầy đủ.
Ý nghĩa của việc tổ chức hệ thống tài khoản đó là mỗi đơn vị có đặc thù riêng về đối tượng hạch toán kế toán vì vậy cần phải vận dụng chế độ tài khoản kế toán theo đặc thù riêng của đơn vị. Hệ thống tài khoản là cơ sở của hệ thống sổ sách vì vậy nếu tổ chức hợp lý tài khoản sẽ hệ thống hóa được số lượng sổ cần ghi, tiết kiệm lao động kế toán và tăng hiệu quả quản lý bằng ghi sổ kế toán.
Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Thứ nhất là xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán gồm tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết, tài khoản điều chỉnh để phản ánh đầy đủ các đối tượng của hạch toán kế toán ở các góc độ và các phương diện khác nhau.
Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ Kiểm tra chứng từ Lập chứng từ
Bảo quản và lưu trữ chứng từ
Thứ hai là căn cứ vào hệ thống các chính sách, chế độ tài chính để xác định nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán cho từng loại tài khoản, xây dựng chế độ ghi chép cho từng tài khoản kế toán, xác định mối quan hệ giữa các tài khoản trong quá trình ghi chép phản ánh các đối tượng của hạch toán kế toán.
Thứ ba là nghiên cứu điều kiện vận dụng chế độ tài khoản cho các đơn vị hạch toán cơ sở.
Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Để tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, các đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở đơn vị. Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, đơn vị được chi tiết các tài khoản đó chọn theo yêu cầu riêng của đơn vị. Việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau đây:
Thứ nhất là xác định các loại tài khoản cho các đối tượng kế toán đó là hệ thống tài khoản ghi kép và hệ thống tài khoản ghi đơn.
Hệ thống tài khoản ghi kép là xác định các đối tượng hạch toán thuộc quyền sở hữu và quyền kiểm soát lâu dài của doanh nghiệp. Xác định loại tài khoản, nhóm tài khoản và từng tài khoản có thể.
Hệ thống tài khoản ghi đơn: Xác định đối tượng hạch toán là tài sản thuộc quyền sở hữu của người khác mà doanh nghiệp đang nắm giữ hoặc tài sản của doanh nghiệp nằm ngoài hệ thống kế toán. Xác định các loại tài khoản ghi đơn gồm số lượng, chủng loại tài khoản.
Thứ hai là xác định nội dung kết cấu và phương pháp ghi chép cho các loại tài khoản kế toán
Xây dựng các tài khoản theo nguyên tắc phân loại, chọn hình thức mã hóa cho tài khoản. Xây dựng nội dung phản ánh của tài khoản, loại, nhóm và từng tài khoản có thể, thực chất là quy định nội dung hạch toán và ghi chép trên từng tài khoản, giới hạn phạm vi thực tế cần phản ánh trên tài khoản, mục đích của việc sử dụng các thông tin trên tài khoản kế toán.
Hiện nay, chế độ kế toán có quy định hai hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ đó là Quyết định 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ tài chính và Quyết định 48/2006/QĐ – BTC ngày 20/03/2006. Vì vậy các doanh nghiệp căn cứ vào đặc điểm của mình để lựa chọn áp dụng cho phù hợp.