Tổ chức chứng từ kế toán là sự vận dụng phương pháp chứng từ kế toán trong thực tiễn công tác kế toán nhằm hình thành hệ thống thông tin ban đầu cho doanh nghiệp hay thực chất của tổ chức chứng từ kế toán là sự vận dụng chế độ
chứng từ kế toán do Bộ tài chính ban hành vào đặc thù riêng của mỗi đơn vị kế toán cơ sở.
Tổ chức chứng từ kế toán có rất nhiều ý nghĩa khác nhau về mặt quản lý, mặt kinh tế và về mặt pháp lý.
Về mặt quản lý: Tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ đảm bảo việc ghi chép kịp thời đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị, tạo điều kiện cho việc đưa ra các quyết định quản lý, đặc biệt là các quyết định kinh doanh hữu hiệu.
Về mặt kinh tế: Chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán, tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ có chứng từ hợp lệ làm căn cứ ghi sổ, tổng hợp, phân loại thông tin theo yêu cầu quản trị trong ngoài doanh nghiệp
Về mặt pháp lý: Tổ chức tốt chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính pháp lý của chứng từ kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán, là căn cứ để xác minh nghiệp vụ kinh tế, là căn cứ để kiểm tra kế toán, là cơ sở để giải quyết các tranh chấp về kinh tế.
Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán
Việc tổ chức chứng từ kế toán phải đảm bảo một số các nguyên tắc sau:
Một là tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp.
Hai là tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài sản để tổ chức sử dụng chứng từ hợp lý và luân chuyển giữa các bộ phận có liên quan.
Ba là tổ chức kế toán phải căn cứ vào nội dung đặc điểm luân chuyển chứng từ cho từng loại hợp lý.
Bốn là tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành được áp dụng thống nhất để tăng cường tính pháp lý của chứng từ đảm bảo cho chứng từ là căn cứ để ghi sổ và thông tin kinh tế.
Hiện nay, chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính quy định 5 loại chứng từ kế toán sau:
Loại 1:Chứng từ lao động tiền lương Loại 2: Chứng từ hàng tồn kho Loại 3: Chứng từ bán hàng Loại 4: Chứng từ tiền tệ
Ngoài những chứng từ nói trên còn có các chứng từ ban hành theo các văn bản pháp luật khác như: Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH, danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng thông thường, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính, bảng kê thu mua hàng hóa mua vào không có hóa đơn.
Để phục vụ cho cho công tác kế toán, thường sử dụng nhiều loại chứng từ khác nhau để tiện cho việc quản lý và sử dụng, chứng từ có thể phân chia thành chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn.
Chứng từ bắt buộc: phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp phân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. (Mẫu biểu do Nhà nước qui định)
Tất cả các doanh nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán quy định trong chế độ kế toán và trong quá trình thực hiện không được sửa đổi biểu mẫu thuộc loại chứng từ bắt buộc. Các biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi, Biên lai thu tiền, Hóa đơn GTGT, Hóa đơn bán hàng thông thường, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ....
Chứng từ hướng dẫn: là loại chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp (Mẫu biểu được thay đỗi thiết kế phù hợp với đơn vị)
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp
Bước 1: Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ
Lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ là việc xác định các loại chứng từ cần sử dụng và số lượng chứng từ mỗi loại cho đơn vị.
Khi lựa chọn số lượng và chủng loại chứng từ cần phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
Thứ nhất là chứng từ sử dụng phải có đầy đủ các yếu tố cần thiết để phản ánh các nghiệp vụ và một số yếu tố bổ sung của một số hoạt động đặc thù.
Thứ hai là chứng từ sử dụng phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này.
Thứ ba là chứng từ kế toán phải dựa trên cơ sở biểu mẫu quy định do nhà nước ban hành, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không theo quy định của nhà nước thì không được coi là hợp lệ. Tuy nhiên để đảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhà nước, nếu đơn vị sử dụng chứng từ không có trong chế độ chứng từ thì phải được sự cho phép của nhà nước, các cấp có thẩm quyền đồng ý sử dụng.
Thứ tư là việc lựa chọn chứng từ phải phù hợp và yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy.
Cách chọn số lượng và chủng loại chứng từ: Chọn theo bộ chứng từ Các loại chứng từ như sau:
- Chứng từ mệnh lệnh và chứng từ thực hiện - Chứng từ gốc và chứng từ ghi sổ
- Chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài - Chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn
Bước 2: Tổ chức quá trình lập chứng từ
Nội dung chủ yếu của tổ chức quá trình lập chứng từ bao gồm:
Thứ nhất là lựa chọn các chứng từ ban đầu phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Thứ hai là lựa chọn các phương tiện kỹ thuật thích hợp để lập chứng từ
Thứ ba là xác định số lượng người có trách nhiệm để lập chứng từ kịp thời và chính xác
Thứ tư là xác định trình tự lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ
Ngoài những nội dung của tổ chức quá trình lập chứng từ thì việc lập chứng từ phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Thứ nhất là phải sử dụng đúng loại chứng từ và ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết trên chứng từ
Thứ hai là chứng từ phải được lập đủ số liên theo quy định và ghi bằng các phương tiện vật chất tốt đảm bảo giá trị lưu trữ theo thời gian quy định cho mỗi loại chứng từ
Thứ ba là không được phép tẩy xóa chứng từ khi có sai sót. Nếu có sai sót phải hủy và lập chứng từ khác nhưng phải đảm bảo thứ tự liên tục của chứng từ.
Thứ tư là các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán.
Thứ năm là khi ghi số tiền bằng chữ trên chứng từ, chữ cái đầu phải viết hoa
Bước 3: Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ
Quá trình kiểm tra chứng từ phải xem xét các nội dung sau:
Một là kiểm tra việc lập chứng từ theo các yếu tố cơ bản của chứng từ và việc tuân thủ các quy định của nhà nước ban hành đặc biệt chú ý các yếu tố nội dung kinh tế của nghiệp vụ, chữ ký của người có liên quan, con dấu, con số, số liệu tính toán bằng số, bằng chữ. Nếu là chứng từ tổng hợp phải kiểm tra chứng từ gốc
đính kèm, kiểm tra trách nhiệm vật chất của những người liên quan chứng từ kế toán.
Hai là kiểm tra nội dung kinh tế của nghiệp vụ có đúng sự thật hợp pháp hay không, cần đối chiếu với chế độ, thể lệ, luật pháp hiện hành.
Ba là kiểm tra việc định khoản kế toán trên chứng từ, cần đối chiếu với chế độ kế toán hiện hành để phát hiện sai sót.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm các chính sách, chế độ, các quy định về quản lý tài chính, kinh tế của Nhà nước phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, xuất kho, thanh toán...) đồng thời báo ngay cho giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh đủ mới làm căn cứ ghi sổ.
Bước 4: Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán
Một là khi sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán phải phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, theo tính chất của khoản chi phí, theo địa điểm phát sinh chi phí, theo đối tượng chịu chi phí.
Hai là phải ghi kịp thời chính xác các chứng từ kế toán đúng nội dung kinh tế của tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ.
Ba là trong quá trình ghi sổ phải kiểm tra sự phù hợp giữa chứng từ và sổ kế toán về nội dung kinh tế, về số liệu để loại trừ việc ghi sổ sai nhằm tăng cường tính chính xác khách quan của tài liệu kế toán.
Bốn là việc ghi sổ có thể được thực hiện bằng tay hoặc bằng máy
Bước 5: Tổ chức bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Trong năm tài chính, các chứng từ kế toán do người có trách nhiệm ghi sổ sắp xếp chứng từ theo trình tự thời gian và người có đủ trách nhiệm bảo quản chứng từ đủ. Nếu có sự thay đổi nhân sự thì phải có biên bản bàn giao chứng từ.
Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt, các chứng từ, sổ sách báo cáo quyết toán trong năm được chuyển vào lưu trữ.
Khi chứng từ kế toán đem lưu trưc được sử dụng lại phải có sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu đem tài liệu ra ngoài phải được kế toán trưởng đồng ý, thủ trưởng ký giấy cho phép.
Xây dựng chương trình luân chuyển chứng từ
khâu lập, thu nhận, kiểm tra, xử lý, hoàn chỉnh, sử dụng, bảo quản, lưu trữ chứng từ nhằm giúp cho việc ghi sổ kế toán, thông tin kinh tế một cách khoa học, nhanh chóng và bảo quản chặt chẽ.
Việc lập chứng từ có thể khái quát theo trình tự sau đây:
Sơ đồ 1.4 Luân chuyển chứng từ
Nguồn: Tác giả