1. Khái niệm và nguyên tắc giải quyết văn bản
1.2. Nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản
Văn bản là cơng cụ điều hành, quản lý trong q trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý văn bản đi phải bảo đảm ngun tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, an tồn bí mật và theo quy trình mà Nhà nước đã quy định. Cụ thể như sau:
-Tập trung: tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
- Nhanh chóng, kịp thời: tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức. Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chun mơn của cán bộ, cơng chức, viên chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ chức, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan.
Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung:
Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát
hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. Các cá nhân trong cơ quan phải có trách nhiệm giải quyết văn bản nhanh chóng theo quy định của pháp luật, quy chế của cơ quan hay ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan. Hạn chế việc gián đoạn, chồng chéo và kéo dài thời gian giữa các khâu nghiệp vụ dẫn đến tình trạng giải quyết cơng việc chậm, nhỡ việc, làm giảm hiệu quả công việc và mất uy tín của các cơ quan, tổ chức.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đang được áp dụng tại rất nhiều cơ quan, tổ chức. Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi q trình xử lý và giải quyết văn bản của các cơ quan, tổ chức.
- Chính xác: đây là một nguyên tắc quan trọng trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.
Thứ nhất: Phải chính xác về các khâu nghiệp vụ như quá trình đăng ký, nhân bản, tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến... khơng được để sai sót, nhầm lẫn.
Thứ hai: Chính xác về đối tượng nhận và giải quyết văn bản. Nguyên tắc này giúp cho việc giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng thời hạn được pháp luật và cơ quan quy định.
Thứ ba: Chính xác về quá trình giải quyết văn bản: Mỗi cá nhân trong cơ quan khi được giao nhiệm vụ giải quyết công việc phải nắm vững các quy định pháp luật của nhà nước và hướng dẫn của các cơ quan liên quan về lĩnh vực mình phụ trách. Như vậy, việc giải quyết công việc mới đúng chế độ, đúng chính sách. Trong trường hợp các cá nhân khơng dựa vào các quy định mà chỉ dựa vào ý kiến chủ quan của mình, việc giải quyết sẽ thiếu chính xác, có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cơ quan tổ chức, làm mất lòng tin của cán bộ, công chức, viên chức và quần chúng nhân dân...
- An tồn, bí mật: văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về
bảo vệ bí mật nhà nước. Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây:
+ Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật; + Xác định chính xác độ mật của văn bản...
+ Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật; lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không lên quan;
+ Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hịm, tủ có khóa; việc soạn thảo và chuyển giao văn bản mật phải làm trên máy tính khơng được kết nối vào các mạng thơng tin...
+ Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa.
- Đảm bảo quy trình: tất cả các quy trình quản lý văn bản như trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo quy chế của cơ quan.