3. Tổ chức quản lý và giải quyết bản đến
3.1. Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến
Tất cả các loại văn bản đến cơ quan, tổ chức từ các nguồn khác nhau đều phải tập trung tại văn thư cơ quan. Việc thống nhất quản lý văn bản đến ở văn thư cơ quan sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành công việc của cơ quan một cách thuận lợi, thống nhất, khoa học, nắm và phân loại được tầm quan trọng của từng công việc mà cơ quan cần giải quyết.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng “HỎA TỐC HẸN GIỜ” ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết; phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem
xét, giải quyết. Đối với tài liệu mật: Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến từ các nguồn đều phải qua văn thư vào sổ “Tài liệu mật đến” để theo dõi và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.
Trường hợp thấy tài liệu, vật mang bí mật nhà nuớc gửi đến mà nơi gửi không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi để rút kinh nghiệm và có biện pháp khắc phục kịp thời. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ bí mật nhà nước hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời.
Các tài liệu, vật mang bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư hoặc người phát tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc nơi gửi đúng thời hạn ghi trên văn bản. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc.