2. Tổ chức quản lý văn bản đ
2.4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đ
bản đi
2.4.1.Nguyên tắc chung
Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ về thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người soạn thảo văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao văn bản.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Đối
với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản.
2.4.2. Làm thủ tục phát hành văn bản đi
- Lựa chọn bì: thơng thường văn bản của cơ quan trước khi chuyển đến cho các đối tượng có liên quan phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thơng tin.
Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên trong, không bị ẩm ướt, rách, mủn. Tùy theo số lượng văn bản đi nhiều hay ít và độ dày của văn bản mà lựa chọn bì cho thích hợp. Kích thước tối thiểu đối với các loại bì thơng dụng cụ thể như sau:
Loại 307mm X 220mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng để nguyên khổ giấy;
Loại 220m X 158mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 2 phần bằng nhau;
Loại 220mm X 109mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau;
Loại 158mm X 115mm: dùng cho văn bản được trình bày trên giấy khổ A4 đưa vào bì ở dạng được gấp làm 4 phần bằng nhau.
Mẫu bì văn bản được gồm các yếu tố thông tin sau : (7)