3. Tổ chức quản lý và giải quyết bản đến
3.6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
3.6.1. Giải quyết văn bản đến
Giải quyết văn bản là cơng việc mang tính chất trí tuệ cao, khó khăn, phức tạp địi hỏi người giải quyết cơng việc phải nắm vững pháp luật của nhà nước, quy chế của cơ quan, có hiểu biết xã hội và sâu sát với thực tế. Nó thể hiện năng lực, là thước đo hiệu quả công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức.
Khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức. Đối với những văn bản đến có đóng dấu khẩn phải giải quyết trước.
Khi giải quyết văn bản, các đơn vị, cá nhân có ý kiến đề xuất thì ghi vào phiếu giải quyết văn bản đến.
Để đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định giải quyết văn bản đến chính xác, có hiệu quả, các đơn vị, cá nhân được giao trách nhiệm phải nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, sưu tầm, tập hợp các tài liệu, tư liệu và khảo sát thực tế liên quan đến công việc cần giải quyết. Tùy nội dung và tính chất của từng công việc, cá nhân, đơn vị tham mưu để đề xuất cách giải quyết thích hợp.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan. Đối với những vấn đề có liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận giải quyết, Thủ trưởng cơ quan phải triệu tập các cán bộ, bộ phận có liên quan họp bàn thống nhất ý kiến giải quyết và phân công trách nhiệm giải quyết, sau khi đã giải quyết xong văn bản cán bộ ghi vào sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, “đã giải quyết ngày nào” bằng việc ban hành văn bản mới trả lời hoặc trao đổi bằng điện thoại...
3.6.2. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Việc theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết cơng việc của cơ quan. Mục đích của việc theo dõi giải quyết văn bản đến là tránh để sót văn bản đến khơng được giải quyết, giải quyết không kịp thời, chậm trễ, không đúng quy định của pháp luật, dẫn đến mất uy tín, giảm sút lòng tin đối với các cơ quan, tổ chức. Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng,Trưởng phịng Hành chính hoặc người đứng đầu đơn vị thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ nội dung văn bản, căn cứ tổng hợp của văn thư cơ quan, căn cứ vào thông tin từ cơ quan gửi văn bản, cơ quan cấp trên; căn cứ chương trình, kế hoạch cơng tác năm, người được giao đôn đốc việc giải quyết văn bản phải thường xuyên nhắc nhở các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản đúng chính sách, đúng thời hạn quy định.
Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Căn cứ vào “Sổ đăng ký văn bản đến” và “Sổ chuyển giao văn bản đến” để nắm được những văn bản đã giải quyết và những văn bản chưa giải quyết hoặc giải quyết chậm trễ. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập “Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến" Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến" giúp người đứng đầu cơ quan nắm được tình hình giải quyết văn bản đến của cơ quan, những thuận lợi và khó khăn của việc giải quyết từng nội dung cơng việc của cơ quan, tổ chức từ đó có chỉ đạo kịp thời giải quyết văn bản đúng pháp luật và đúng tiến độ.
Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến kích thước: 210x297mm. Bìa và trang đầu:
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP