6.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu, tiêu chuẩn về thành phần của hồ sơ điện tử tử
- Khái niệm: hồ sơ điện tử là tập hợp các File văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về một vụ việc, một con người, được hình thành trong q trình giải quyết cơng việc.
- Đặc điểm hồ sơ điện tử:
+ Trước hết hồ sơ điện tử phải được lập ở giai đoạn hiện hành (trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc) trong môi trường thông tin của hệ thống quản lý tài liệu điện tử;
+ Thành phần của hồ sơ điện tử bao gồm những văn bản điện tử, tài liệu điện tử (có thể bao gồm nhiều định dạng: file PDF, OFFICE, video, MP3...) có liên quan với nhau về một vấn đề;
+ Hồ sơ điện tử luôn gắn liền với dữ liệu đặc tả. Để lập được hồ sơ điện tử phải sử dụng các phương pháp kỹ thuật công nghệ thông tin (thơng qua máy tính và phần mềm lập hồ sơ điện tử).
- Yêu cầu của lập hồ sơ điện tử:
+ Hồ sơ điện tử phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ.
+ Yêu cầu về sự liên kết các văn bản của hồ sơ điện tử và liên kết hồ sơ điện tử với dữ liệu đặc tả, mô tả thông tin cho văn bản trong hồ sơ điện tử, dữ liệu điện tử của hồ sơ điện tử.
+ Đảm bảo an toàn hồ sơ điện tử
- Tiêu chuẩn về thành phần của hồ sơ điện tử
+ Thành phần bên trong của hồ sơ điện tử có thể bao gồm các loại tài liệu điện tử rất đa dạng được tạo lập bằng nhiều loại file có định dạng khác nhau như: file Office, PDF, video, âm thanh, hình ảnh, bảng tính điện tử... Các tài liệu, văn bản thuộc thành phần của hồ sơ điện tử phải được đưa vào mục lục văn bản của hồ sơ đó, được sắp xếp theo các tiêu chí phù hợp với đặc điểm của hồ sơ như: thời gian hình thành văn bản, tài liệu điện tử, tác giả, tên loại văn bản, tài liệu điện tử, định dạng tài liệu điện tử...
Cũng như hồ sơ giấy, văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ điện tử phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết cơng việc.
Các văn bản điện tử, tài liệu điện tử thuộc một hồ sơ điện tử phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính hay thiết bị lưu trữ điện tử và giữa chúng phải có sự liên kết với nhau. Sự liên kết này được thể hiện trong phần dữ liệu đặc tả của hồ sơ, ví dụ như văn bản điện tử, tài liệu điện tử thuộc một hồ sơ điện tử sẽ có chung mã dữ liệu chẳng hạn như mã hồ sơ.
Đối với tài liệu điện tử nói chung, đặc biệt đối với hồ sơ điện tử dữ liệu đặc tả là thành phần không thể thiếu và luôn đi kèm với tài liệu và hồ sơ điện tử. Ngoài các văn bản điện tử, tài liệu điện tử bên trong hồ sơ điện tử, để đảm bảo yêu cầu về tính xác thực, độ tin cậy và vấn đề quản lý, sử dụng hồ sơ điện tử thì phải có dữ liệu đặc tả đi kèm theo. Nếu thiếu dữ liệu đặc tả của hồ sơ điện tử thì việc quản lý và tra cứu hồ sơ điện tử sẽ gặp khó khăn.
+ Tiêu chuẩn về tính tồn vẹn, xác thực, khả năng truy cập của hồ sơ điện tử:
Tính tồn vẹn, xác thực, khả năng truy cập của hồ sơ điện tử phụ thuộc vào việc tạo lập các văn bản điện tử, tài liệu điện tử thuộc thành phần hồ sơ và phụ thuộc phương pháp kỹ thuật lập hồ sơ điện tử. Ở giai đoạn tạo lập các văn bản điện tử, tài liệu điện tử phải đáp ứng được tiêu chuẩn của dữ liệu thông tin đầu vào.
Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử phải đáp ứng được những yêu cầu chung của văn bản điện tử, tài liệu lưu trữ điện tử: định dạng, chất lượng tài liệu...
Bên cạnh đó, để đảm bảo giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử cần phải sử dụng chữ ký số cho các văn bản điện tử, tài liệu điện tử thuộc thành phần của hồ sơ. Hiện nay, chữ ký số là giải pháp và điều kiện gần như duy nhất để chứng minh độ tin cậy và giá trị pháp lý của tài liệu điện tử.
Về mặt kỹ thuật công nghệ thông tin trong lập hồ sơ điện tử thường gắn với những tính năng được lập trình trong phần mềm (hoặc hệ thống quản lý tài liệu điện tử). Các tính năng của phần mềm liên quan đến lập hồ sơ điện tử thường bao gồm: yêu cầu nhập thông tin mô tả tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử (tạo
nguồn dữ liệu đặc tả của hồ sơ); tính năng liên kết các văn bản vào một hồ sơ, tạo số, ký hiệu cho hồ sơ điện tử... Đối với những cơ quan khơng có phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử thì việc lập hồ sơ điện tử được thực hiện theo phương pháp thủ công: tạo các folder chứa hồ sơ điện tử và các file văn bản, đặt tên cho hồ sơ điện tử; lập mục lục văn bản hồ sơ, liên kết các file văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ.
+ Hồ sơ điện tử phải đảm bảo tính xác thực, tính tồn vẹn và khả năng truy cập khi cần thiết. Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành và được bảo vệ để khơng bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu. Chất lượng của hồ sơ điện tử phụ thuộc vào chất lượng của văn bản điện tử, tài liệu điện tử. Khi chúng đáp ứng được tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào sẽ đảm bảo khả năng truy cập của hồ sơ điện tử. Điều này có nghĩa là tài liệu điện tử được tạo lập phải đáp ứng được những yêu cầu về tiêu chuẩn của tài liệu lưu trữ điện tử và được đánh giá là có khả năng bảo quản và sử dụng lâu dài.
Tình hình lập hồ sơ điện tử trong cơ quan, tổ chức Việt Nam hiện nay: - Công tác lập hồ sơ điện tử mới được triển khai bước đầu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức tuy vậy chất lượng của hồ sơ điện tử còn nhiều hạn chế. Vậy nguyên nhân từ đâu:
Thứ nhất, điều kiện triển khai lập hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức hiện nay còn gặp nhiều khó khăn do chưa có phần mềm, chi phí xây dựng phần mềm cao; ngại thay đổi thói quen trong việc chuyển đổi từ tài liệu giấy sang làm việc với tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử;
Thứ 2, nhà nước chưa ban hành đầy đủ những văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ điện tử; cơ quan, tổ chức nhận thức chưa đúng về trách nhiệm công vụ trong việc lập hồ sơ điện tử; chưa thấy rõ tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ điện tử; đội ngũ cán bộ, công chức làm cơng tác văn thư - lưu trữ cịn thiếu, chưa đáp ứng yêu cầu về khả năng làm việc với tài liệu điện tử và hồ sơ điện tử...(1)
6.2. Phân loại hồ sơ điện tử
- Hồ sơ điện tử vụ việc - Hồ sơ cán bộ, viên chức - Hồ sơ nguyên tắc
6.3. Sự khác biệt giữa hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy
- Các File dữ liệu trong hồ sơ điện tử được hình thành từ các phương tiện khác nhau như trên máy tính, máy ảnh, Scan, điện thoại v.v...
- Các định dạng File điện tử đa dạng và phong phú như doc, docx, xls, xlsx, PDF, JPG, BMP, avi, dat, vob, MP3, MP4 v.v...các chuẩn định dạng của các File điện tử hiện nay đã được qui định dùng Font chữ Unicode để có thể giao dịch quốc tế.
- Khi tra tìm các File trong hồ sơ điện tử chỉ cần nhập mã và bấm nút lệnh để mở mà khơng phải lật tìm từng văn bản như hồ sơ giấy.
- Hồ sơ giấy có thể cầm, nắm, đọc nội dung nhưng hồ sơ điện tử chỉ có chức năng đọc (Read-Only), muốn đọc hồ sơ điện tử cần có máy tính thậm chí cần phải có mật khẩu truy cập mới được phép đọc, cịn hồ sơ giấy thì khơng cần.
- Hồ sơ giấy phải được thu thập và được để vào 1 tờ bìa (theo mẫu) cịn hồ sơ điện tử các File văn bản sẽ được lưu theo mã hồ sơ.
+ Phương pháp lập hồ sơ điện tử:
Hồ sơ điện tử được thực hiện trên máy tính có thể thực hiện trên máy đơn hay trong mạng LAN.
- Mở hồ sơ điện tử (Danh mục hồ sơ): Để lập được hồ sơ điện tử trước tiên chúng ta phải lập danh mục hồ sơ điện tử. Danh mục hồ sơ điện tử là bản dự kiến các hồ sơ cần lập của cơ quan hay đơn vị, cấu tạo của danh mục hồ sơ điện tử gồm:
*Mã hồ sơ
* Người lập hồ sơ
Mã hồ sơ là kí hiệu của hồ sơ đó, các mã hồ sơ giống như mã căn cước có nghĩa là khơng được trùng nhau, việc qui định mã hồ sơ gồm các thành phần chữ hay số hoặc kết hợp cả số và chữ đo mỗi cơ quan qui định.
Thí dụ: 2014-TCCB-01 2014-ĐT-01
6.4. Xác định mã hồ sơ cho các văn bản điện tử
Khi cập nhật các trường dữ liệu văn bản đến và văn bản đi, cán bộ, viên chức hoặc văn thư cần căn cứ danh mục hồ sơ điện tử để xác định đúng mã hồ sơ cho văn bản đó. Cùng với việc xác định mã hồ sơ cũng xác định luôn người lập hồ sơ đó.
6.5. Biên mục hồ sơ điện tử
Sau khi nhập các trường dữ liệu chương trình sẽ tự động sắp xếp các văn bản theo trường ngày tháng trong hồ sơ đó, cột số thứ tự sẽ tự động cập nhật số lượng văn bản đi, văn bản đến trong hồ sơ.