3. Những quy định về quản lý và sử dụng con dấu
3.4. Sử dụng các loại dấu trong cơ quan
3.4.1. Sử dụng dấu cơ quan
* Đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền:
Dấu chữ ký là dấu được đóng trên chữ ký của người có thẩm quyền ký
ban hành văn bản, đây là con dấu khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Theo các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu, "con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền và khơng được đóng dấu khống chỉ”.
Ngồi ra trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ. Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với nội dung và tính chất cơng việc. Dấu nổi dùng để đóng vào ảnh trong các văn bằng, chứng chỉ; Dấu chìm dùng trong một số trường hợp đặc biệt.
* Đóng dấu giáp lai:
Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản.
Việc đóng dấu giáp lai do người soạn thảo văn bản tham mưu và người ký văn bản quyết định. Dấu giáp lai thường đóng trên các văn bản liên quan đến
nhân sự, tiền lương, các hóa đơn tài chính, các cơng hàm, hợp đồng, học bạ, hộ chiếu...
- Vị trí đóng: Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, đóng trùm lên một phần các tờ giấy của văn bản hoặc của phụ lục (mỗi con dấu đóng khơng q 5 tờ văn bản).
* Đóng dấu treo:
- Căn cứ: Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020. Đóng dấu treo là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Việc đóng dấu treo lên văn bản khơng khẳng định giá trị pháp lý của văn bản đó mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính, ví dụ như đóng dấu treo vào phụ lục văn bản.
Trên thực tế, ngồi việc đóng dấu đóng dấu treo lên các phụ lục kèm theo văn bản chính, một số cơ quan đóng dấu treo trên một số văn bản nội bộ mang tính thơng báo để biết hoặc trên góc trái của liên đỏ hố đơn tài chính, thư cơng; dự thảo văn bản, tài liệu họp.
* Sử dụng con dấu nổi, con dấu thu nhỏ:
Khoản 3 Điều 5 của Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu quy định: "Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có chức năng cấp văn bằng, chứng chi và gửi tờ có dán ảnh hoặc niêm phong tài liệu theo quy định của pháp luật thì được sử dụng dấu nổi, dấu thu nhỏ hoặc dấu xi”.
Như vậy, ngồi con dấu ướt chính thức, cơ quan, tổ chức có thể được khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi để đóng vào các văn bản đặc biệt, văn bản chuyên ngành.
- Sử dụng con dấu nổi: Dấu nổi là con dấu in nổi được tạo ra bằng cách ép một khuôn dấu lên vật mang tin bằng sáp, xi, giấy ảnh hay kim loại gắn liền với văn bản đi kèm. Dấu nổi khi được đóng trên các vật liệu mang tin khác nhau,
các thông tin trên dấu sẽ nổi trên bề mặt vật mang tin; Kích thước và nội dung giống như con dấu thứ nhất.
- Sử dụng con dấu thu nhỏ: Con dấu thu nhỏ là con dấu có nội dung như con dấu của cơ quan, tổ chức (con dấu thứ nhất) riêng về kích thước theo đề nghị của cơ quan, tổ chức dùng dấu.
Dấu thu nhỏ dùng để đóng lên các văn bản có kích cỡ nhỏ như: chứng minh thư nhân dân, đăng ký ô tô, xe máy, giấy phép lái xe, thẻ bảo hiểm y tế cho phù hợp. Dấu thu nhỏ sử dụng mực dấu màu đỏ và phải quản lý và sử dụng giống như con dấu ướt của cơ quan, tổ chức.
3.4.2. Sử dụng các loại dấu khác
* Dấu chỉ mức độ mật khẩn: dấu chỉ mức độ mật bao gồm: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT. Dấu chỉ mức độ khẩn bao gồm: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC.
- Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn thì người, đơn vị soạn thảo văn bản đề xuất mức độ mật, khẩn; người ký văn bản quyết định mức độ mật, khẩn của văn bản. Mực dùng để đóng dấu mật là mực màu đỏ tươi. Không in sẵn dấu chỉ mức độ mật vào tài liệu bí mật nhà nước. Trong trường hợp đặc, tài liệu, sách được in, xuất bản với số lượng lớn thì phải in dấu chỉ độ mật bằng mực màu đỏ tươi ở bên ngồi tài liệu, bìa sách.
Vị trí đóng dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là cơng văn hành chính). Trong trường hợp văn bản có cả dấu mật và khẩn, dấu mật đóng trên, dấu khẩn đóng dưới.
* Dấu chức danh, dấu họ tên:
- Dấu chức danh, dấu họ tên là dấu chỉ chức danh, họ tên của lãnh đạo cơ quan hoặc người có thẩm quyền ký văn bản của cơ quan.
- Sử dụng: những văn bản, giấy tờ đã in sẵn như giấy đi đường, giấy giới thiệu, hóa đơn chứng từ ...
-Vị trí đóng: Dấu chức danh đóng phía trên chữ ký, dấu họ tên đóng phía dưới chữ ký.