2. Tổ chức quản lý văn bản đ
2.2. Đăng ký văn bản đ
Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận và những thơng tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. Đăng ký văn bản đi nhằm các mục đích sau:
Thứ nhất, đăng ký văn bản giúp cơ quan, tổ chức quản lý chặt chẽ văn bản: Khi văn bản được đăng ký vào sổ hoặc máy vi tính, cán bộ văn thư sẽ dễ dàng nắm được thành phần, nội dung và số lượng văn bản do cơ quan gửi đi, tránh tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu. Khi cần kiểm tra một văn bản nào đó của cơ quan ban hành đã được gửi đi hay chưa, gửi đi ngày nào, nơi nào nhận văn bản... đều có thể dựa vào các cột mục trên sổ đăng ký văn bản hay cơ sở quản lý văn bản trên máy vi tính.
Thứ hai, đăng ký văn bản đi giúp cán bộ cơ quan và thủ trưởng cơ quan trong việc theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản của các đơn vị, ngăn ngừa được tình trạng giải quyết văn bản chậm trễ, không kịp thời...
Thứ ba, đăng ký văn bản giúp tra tìm văn bản được thuận tiện. Sổ đăng ký văn bản là cơng cụ để tra tìm văn bản, kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản.
Thứ tư, đăng ký văn bản tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê văn bản: Nhờ sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính, cán bộ văn thư giúp thủ trưởng cơ quan nắm được số lượng văn bản một năm gửi ra ngoài là bao nhiêu, gửi cấp trên bao nhiêu, gồm các loại văn bản nào...
Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức:
Đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng máy tính. Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký khơng dùng bút chì, khơng dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thơng dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.
Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành. Đăng ký văn bản đi bằng sổ trước khi đăng ký, cơ quan, tổ chức phải lập sổ đăng ký văn bản đi theo quy định hiện hành.
Các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi dựa theo cách đánh số văn bản đi, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký.
Ví dụ: Cơ quan vừa ban hành văn bản quy phạm pháp luật, vừa ban hành văn bản hành chính số phải lập các loại sổ sau:
- Sổ đăng ký cho từng loại văn bản Quy phạm pháp luật mà cơ quan ban hành (Mỗi văn bản đăng ký vào một sổ và lấy một hệ thống số riêng);
- Sổ đăng ký văn bản mật;
- Sổ đăng ký Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn;
- Sổ đăng ký các loại văn bản hành chính khác.
Sổ in sẵn theo hướng dẫn tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ) “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”. Sổ đăng ký văn bản đi có kích thước: 210mm X 297mm. Phần bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP(1)