2. Tổ chức quản lý văn bản đ
2.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn
Căn cứ Điều 18 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ban hành kèm theo Quyết định 1032/QĐ-BNV năm 2020 có quy định việc nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật như sau:
Văn bản đi được nhân bản theo số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản, trường hợp văn bản gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách, thì đơn vị soạn thảo phải có Phụ lục nơi nhận kèm theo làm căn cứ nhân bản để phát hành.
Nơi nhận văn bản phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức và cá nhân có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng không liên quan.
Việc nhân bản văn bản mật phải bảo đảm đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của Bộ Nội vụ.
- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an tồn và do lãnh đạo của cơ quan, tổ chức ở Trung ương và địa phương trực tiếp quản lý tài liệu, vật mang bí mật nhà nước đó quy định.
- Người có trách nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước có thể ủy quyền thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước cho cấp thấp hơn, cụ thể:
+ Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật, Tối mật, Mật;
+ Cấp Cục trưởng hoặc tương đương ở các cơ quan, tổ chức trung ương và Giám đốc sở hoặc tương đương ở địa phương có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật, Mật;
+ Chánh Văn phòng, Trưởng phịng Hành chính hoặc Trưởng một số cơ quan, đơn vị có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Mật. Tài liệu vật in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc.
Chỉ in, sao, chụp đúng số bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.
- Đánh máy, in, sao, chụp tài liệu mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.
- Khơng sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao tài liệu mật. - Bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và đóng dấu độ mật Ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
2.3.2. Đóng dấu văn bản đi
Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân. Dấu được coi là tài sản đặc biệt của cơ quan, tổ chức.
- Đóng dấu cơ quan lên văn bản: Tất cả các văn bản trước khi phát hành đều phải đóng dấu cơ quan. Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý và độ tin cậy của văn bản, là yếu tố quan trọng để các cơ quan nhận văn bản bắt buộc phải thi hành.
Theo quy định hiện hành, việc đóng dấu lên văn bản phải tuân thủ các quy định sau:
+ Văn thư cơ quan phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
+ Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;
+ Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. Tuyệt đối khơng được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống).
+ Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức;
+ Những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phịng hay dấu của đơn vị đó;
+ Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng màu mực dấu theo quy định chung của Nhà nước. Dấu được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
+ Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục.
+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
- Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật:
+ Đóng dấu chi mức độ Khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: “Khẩn”, “Thượng khẩn” ,“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn trên văn bản do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Dấu độ khẩn được đóng dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có tên loại) hoặc đóng dưới trích yếu nội dung đổi với cơng văn. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
+ Đóng dấu chỉ mức độ Mật: Căn cứ vào Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngồi bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi.
Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định.