2. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
2.2. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu
2.2.1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Theo Điều 28 Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ ngày
01/12/2020 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan, thời hạn nộp lưu được quy định như sau:
Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày cơng trình được quyết tốn.
Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
2.2.2. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan
Những hồ sơ, tài liệu phải nộp vào Lưu trữ cơ quan là những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
Những loại hồ sơ không phải nộp vào Lưu trữ cơ quan là:
+ Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủy khi hết hiệu lực thi hành.
+ Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trong trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì giải quyết).
+ Các văn bản, tài liệu gửi đến để biết, tham khảo.
+ Đối với hồ sơ chưa kết thúc, chưa giải quyết xong thì chưa nộp lưu, hồ sơ cần tiếp tục nghiên cứu thì phải làm thủ tục mượn lại. (3)
2.2.3. Thủ tục nộp lưu
- Khi nộp lưu hồ sơ, cán bộ các đơn vị sắp xếp hồ sơ theo mục lục hồ sơ nộp lưu. Cán bộ lưu trữ của cơ quan cần đối chiếu hồ sơ thực tế với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm tra từng hồ sơ, những hồ sơ chưa đạt yêu cầu phải đề nghị các đơn vị, cá nhân sửa chữa, hoàn chỉnh.
- Khi giao nộp hồ sơ cần phải lập 2 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
và Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Đơn vị hoặc cá nhân nộp tài liệu và lưu
trữ cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
- Người giao và nhận cần ký nhận, ghi rõ họ tên vào bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và "Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu".
Mẫu Biên Bản Giao Nhận Hồ Sơ, Tài Liệu