* Bảo quản con dấu:
- Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ.
- Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi vắng phải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan. Dấu phải để trong hịm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngồi giờ làm việc.
- Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu. Khi cần cọ rửa dấu có thể ngâm dấu vào xăng và dùng chổi lông để rửa.
Khi dấu bị mịn trong q trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phép khắc dấu mới và nộp lại dấu cũ.
Nếu để mất dấu, đóng dấu khơng đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất, đồng thời báo cáo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và phải thơng báo hủy con dấu bị mất.
* Thời hạn sử dụng:
Con dấu của các cơ quan, tổ chức sử dụng trong thời hạn 05 năm kể từ ngày con dấu có giá trị sử dụng được ghi trên giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu do cơ quan Cơng an có thẩm quyền cấp. Hết thời hạn trên, cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu phải đăng ký lại mẫu dấu tại cơ quan Công an nơi cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.
Trong thời hạn 05 năm, con dấu của các cơ quan, tổ chức bị mòn, méo, biến dạng, hỏng, mất hoặc có thay đổi tên, trụ sở, mơ hình tổ chức thì cơ quan,
tổ chức có văn bản đề nghị cơ quan Cơng an có thẩm quyền làm thủ tục đổi, cấp lại con dấu.
TÓM TẮT CHƯƠNG
Chương 4 giới thiệu những vấn đề về quản lý và sử dụng con dấu sau: mô tả các loại dấu; tầm quan trọng của con dấu; quy định về quản lý và sử dụng con dấu; quy trình bảo quản con dấu; những chế tài của Nhà nước đối với những hành vi vi phạm sử dụng, quản lý con dấu. Qua đó giúp người học biết vận dụng kiến thức cơ bản về quản lý sử dụng con dấu để hoàn thành tốt nhiệm vụ của người làm công tác văn thư.
BÀI TẬP
Câu hỏi ôn tập và bài tập thực hành
Câu hỏi 1. Phân tích tầm quan trọng của con dấu trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức.Trình bày ngun tắc đóng dấu cơ quan lên văn bản.
Câu hỏi 2. Phân tích trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối
với việc quản lý và sử dụng con dấu.
Câu hỏi 3. Nhận xét các quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con
dấu của doanh nghiệp.
Bài tập thực hành 1: Đóng dấu cho các văn bản (dấu treo, dấu giáp lai,
dấu trên chữ kí)
Bài tập thực hành 2. Tình huống vi phạm sử dụng trái phép, sai quy định
CHƯƠNG 5: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN VÀ LẬP HỒ SƠ TRONG MÔI TRƯỜNG MẠNG MÔI TRƯỜNG MẠNG
Mã chương: 51014011 - 05 GIỚI THIỆU
Trong một vài năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học, cơng nghệ thì việc quản lý văn bản đi, đến trong môi trường mạng thay cho các cách làm truyền thống được ứng dụng rất nhiều trong các cơ quan, doanh nghiệp. Nếu trước đây lưu văn bản bằng phương pháp thủ công truyền thống như lưu trữ trong tủ, hịm… thì tất cả dữ liệu đều được lưu trữ trên mơi trường mạng. Khi cần tìm kiếm, người dùng chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản, hệ thống sẽ trả ra thơng tin tìm kiếm trong khoảng thời gian rất ngắn và có độ chính xác tuyệt đối. Vậy quá trình quản lý văn bản như thế nào đó là nội dung của bài học này.
MỤC TIÊU
Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:
- Trình bày được khái niệm, hình thức, giá trị pháp lý của văn bản trên mơi trường mạng; phân tích được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, đến trong môi trường mạng, phân loại, lập danh mục hồ sơ điện tử.
- Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư như: xử lý các văn bản đi, đến trên môi trường mạng, phân loại, biên mục, lập danh mục hồ sơ điện tử.
- Nghiêm túc, cẩn thận, kiên trì trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản trong mơi trường mạng; đảm bảo tính chính xác và bảo mật cao.
NỘI DUNG