Theo quy định hiện hành, trong các cơ quan, tổ chức sử dụng dấu cơ quan và các loại dấu khác (dấu chỉ mức độ mật, dấu chỉ mức độ khẩn, dấu đến, dấu chức danh, dấu họ tên...).
1.1. Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu có hình Quốc huy
Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
Theo Điều 7, Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/7/2016 về “quản lý và sử dụng con dấu", các cơ quan, tổ chức sau đây được sử dụng con dấu có hình Quốc huy:
- Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Tổng thư ký Quốc hội.
- Quốc hội, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Hội đồng bầu cử quốc gia, Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội, cơ quan của ủy ban thường vụ quốc hội, Văn phịng Quốc hội, Kiểm tốn nhà nước, Đồn đại hội Quốc hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.
- Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Học viện chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, Tổng cục hoặc đơn vị thuộc Tổng cục.
- Văn phòng Chủ tịch nước.
- Tòa án nhân dân tối cao, tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, tòa án quân sự khu vực.
- Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, các Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, các Viện Kiểm sát quân sự khu vực.
- Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân các cấp.
- Cơ quan thi hành án dân sự thuộc Bộ Tư pháp, cơ quan quản lý thi hành án thuộc Bộ Quốc phòng, cơ quan thi hành án dân sự cấp tỉnh, cơ quan thi hành án dân sự cấp huyện, cơ quan thi hành án quân khu và tương đương.
- Đại sứ quán, Phòng Lãnh sự thuộc Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Tổng Lãnh sự danh dự, Lãnh sự danh dự, Phái đoàn thường trực, Phái đoàn, Phái đoàn quan sát viên, thường trực và cơ quan có tên gọi khác thực hiện chức năng đại diện nhà nước Việt Nam tại tổ chức quốc tế liên Chính phủ hoặc tại vùng lãnh thổ nước ngoài.
- Uỷ ban Nhà nước về người Việt Nam ở nước ngoài, ủy ban biên giới quốc gia, Cục Lãnh sự, Cục Lễ tân Nhà nước, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh...
- Việc sử dụng con dấu có hình Quốc huy phải được quy định tại Luật, Pháp lệnh, Nghị định hoặc Quyết định của Thủ tuớng chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức hoặc quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
1.2. Các cơ quan, tổ chức sử dụng con dấu khơng có hình Quốc huy
Con dấu khơng có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt khơng có hình Quốc huy hoặc khơng có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật cơng nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
Theo Điều 8, Nghị định 99/2016/NĐ-CP của Chính phủ ngày 01/7/2016 về “Quản lý và sử dụng con dấu”, các cơ quan, tổ chức sau đây được sử dụng con dấu có hình biểu tượng hoặc con dấu khơng có hình biểu tượng
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, ủy ban thường vụ Quốc hội (trừ các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được sử dụng con dấu có hình Quốc huy), Văn phịng Quốc hội, Kiểm tốn nhà nước, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.
- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của bộ, ngành trung ương tại địa phương.
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Tòa án nhân dân tối cao, tòa án nhân dân cấp cao, Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, tòa án nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Tòa án quân sự trung ương, Tòa án quân sự quân khu và tương đương, tòa án quân sự khu vực.
- Cơ quan, tổ chức thuộc cơ cấu tổ chức của Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, viện kiểm sát nhân dân quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và tương đương, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện kiểm sát quân sự quân khu và tương đương, các Viện Kiểm sát quân sự khu vực.
- Cơ quan điều tra của Công an nhân dân, cơ quan điều tra trong Quân đội nhân dân, cơ quan điều tra của Viện kiểm sát nhân dân tối cao.
- Cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Cơng an, cơ quan quản lý thi hành án hình sự thuộc Bộ Quốc phịng; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ công an; trại giam, trại tạm giam thuộc Bộ Quốc phòng; trại giam thuộc quân khu; trại tạm giam cấp quân khu; trại tạm giam thuộc công an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự cơng an cấp tỉnh; cơ quan thi hành án hình sự cơng an cấp huyện; cơ quan thi hành án hình sự quân khu và tương đương.
- Ban chỉ huy quân sự bộ, ngành trung ương; tổ chức chỉ huy quân sự cơ sở.
- Văn phòng Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.
- Cơ quan chuyên môn, tổ chức sự nghiệp thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Cơ quan thuộc hệ thống tổ chức của Đảng Cộng sản Việt Nam, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức tôn giáo, quỹ xã hội, quỹ từ thiện, tổ chức phi chính phủ được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp giấy phép hoạt động.
- Tổ chức nước ngồi khơng có chức năng ngoại giao hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.
- Tổ chức trực thuộc doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, được thành lập, hoạt động theo quy định của pháp luật. Ủy ban bầu cử cấp tỉnh, Ủy ban bầu cử cấp huyện, Ủy ban bầu cử cấp xã, Ban bầu cử đại biểu Quốc hội, Ban bầu cử Hội đồng nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã và tổ bầu cử.
- Tổ chức khác được cơ quan có thẩm quyền thành lập hoặc cấp phép hoạt động và được phép sử dụng con dấu.
Các loại dấu khác
- Dấu chỉ mức độ mật: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT
Khi soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước, người soạn thảo tài liệu phải đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật) và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước.
Dấu thu hồi tài liệu mang bí mật nhà nước sử dụng trong trường hợp tài liệu mật chỉ được phát ra trong một thời hạn nhất định, người sử dụng chỉ được sử dụng trong thời hạn đó rồi nộp lại cho nơi phát tài liệu. Khi đóng dấu “Tài liệu thu hồi” vào tài liệu phát ra, ở dòng thời hạn phải ghi rõ thời gian thu hồi tài liệu trước ngày, giờ cụ thể.
Dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” sử dụng trong trường hợp chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt mật mà chỉ người nhận mới được bóc bì để bảo đảm bí mật của tài liệu, ngồi bì ghi rõ tên người nhận, bộ phận chuyển tài liệu phải chuyển tận tay người có tên trên bì.
Mực dùng để đóng các loại con dấu trên là mực màu đỏ tươi. Bộ phận văn thư xử lý tài liệu mang bí mật nhà nước của cơ quan, đơn vị, chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên theo sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan, đơn vị hoặc cấp có thẩm quyền xác định độ mật theo quy định.
- Dấu chi mức độ khẩn: Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn mức sau: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ. Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định.
Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
- Dấu chi phạm vi lưu hành: Sử dụng dấu chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” với những văn bản có phạm vi, đối tượng được sử dụng hạn chế. Ngoài ra trong các cơ quan, tổ chức còn sử dụng một số loại dấu khác như dấu chức danh, dấu họ tên, dấu đến...