1.1. Khái niệm
Mặc dù con dấu được sử dụng rộng rãi ở nhiều cơ quan, đơn vị nhưng khái niệm về con dấu lại chưa thật sự được các nhà nghiên cứu quan tâm và cho đến nay vẫn chưa có một khái niệm nào về con dấu có sức thuyết phục.
Theo Điều 1, Nghị định số 58/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ “về quản lý và sử dụng con dấu" thì “con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”.
Từ điển "Bách khoa Công an nhân dân ", Nhà xuất bản Công an nhân dân năm 2005 cho rằng: “con dấu vật làm bằng gỗ, kim loại, cao su,... mặt dưới hình trịn hoặc hình vng, hoặc hình chữ nhật,... theo những kích cỡ nhất định, có khắc chữ hoặc hình, được dùng in trên giấy tờ để làm bằng, làm tin trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, doanh nghiệp, đơn vị vũ trang và tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội. Con dấu được quản lý chặt chẽ từ việc khắc đến việc sử dụng”.
Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định: “Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước”. Con dấu bao gồm: Dấu có hình quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu khơng có hình biểu tượng được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.
Như vậy, theo các khái niệm đã trình bày, con dấu có thể bằng kim loại, bằng gỗ, bằng cao su; loại có hình quốc huy, loại có hình biểu tượng, loại khơng có hình biểu tượng. Dấu đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước khẳng định giá trị pháp lý của văn bản giấy tờ. Việc khắc và quản lý con dấu thuộc trách nhiệm của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được quản lý chặt chẽ. Quản lý tốt con dấu giúp nâng cao chất lượng, hiệu quả và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh được việc sử dụng dấu vào các mục đích phi pháp. (3)
1.2. Vai trị của con dấu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Đối với các cơ quan, tổ chức, con dấu đóng vai trị hết sức quan trọng. "Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”. Con dấu chứng thực tư cách pháp lý, đảm bảo giá trị cho các văn bản, giấy tờ, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức trong mối quan hệ giao dịch với các cơ quan, tổ chức khác.
- Con dấu là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và giá trị pháp lý của văn bản
Khi văn bản đã đóng dấu thì các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan chịu sự chi phối của văn bản đó phải chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc. Ngược lại, nếu văn bản gửi đến cho cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân mà khơng đóng dấu thì văn bản chưa đủ giá trị pháp lý và người nhận văn bản có quyền khơng thực hiện.
quan trong văn bản
Từ thời phong kiến cho đến nay, con dấu của các cơ quan khác nhau có hình dạng và kích thước khác nhau. Nhìn vào con dấu có thể phân biệt được quyền lực của cơ quan, Thời Nguyễn dấu của các nha môn và quan lại các cấp cũng gồm nhiều loại, chất liệu và kích thước được quy định khá cụ thể và có sự phân biệt nhất định.
Ví dụ: Dấu của vua làm bằng vàng hoặc ngọc, trên tay cầm là hình con rồng đang cuốn hoặc đang đi, kích thước mỗi cạnh lên đến 17,3cm, nặng tới 9 kg vàng; Dấu của Phủ Tôn nhân làm bằng bạc, núm được chạm vào kỳ lân, gồm 2 tầng, vuông 2 tấc 1 phân; dấu của các doanh, trấn, phủ, huyện đều bằng đồng, núm chạm hình con hổ; đồ ký, kiềm ký của các quan lại nhỏ, triện của Chánh tổng và lý trưởng đều làm bằng gỗ. Cách sử dụng của các loại dấu này cũng khác nhau: Dấu đóng vào văn bản truyền ngơi, dấu đóng lên các văn bản liên quan đến đánh dẹp, dấu đóng trên các văn bản về bổ nhiệm, khen thưởng, xử phạt...
Ngày nay, theo quy định hiện hành về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu là công cụ để cơ quan làm văn bản giao dịch. Cơ quan có văn bản thành lập nếu chưa có con dấu thì chưa hoạt động được. Trái lại những cơ quan, tổ chức hoạt động không đúng luật pháp bị thu hồi con dấu thì cơ quan, tổ chức đó phải ngừng hoạt động. Việc bàn giao chức năng quản lý của cơ quan này cho cơ quan khác hoặc việc bàn giao công việc giữa thủ trưởng cũ và thủ trưởng mới của cơ quan bao giờ cũng phải bàn giao con dấu cơ quan.
Việc được sử dụng con dấu có hình Quốc huy và con dấu khơng có hình Quốc huy cũng thể hiện quyền lực của cơ quan ban hành văn bản. Chỉ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền như cơ quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tư pháp, các cơ quan ngoại giao... mới được sử dụng dấu có hình Quốc huy. Vì thế, nhìn vào con dấu đóng trên văn bản, chúng ta cũng có thể phân biệt được quyền lực và hiệu lực ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức.
Trong các cơ quan, dấu được coi là tài sản quan trọng. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý con dấu và giao cho một người đủ tin cậy sử dụng và bảo quản. Con dấu thường được để trong hịm, tủ có khóa hoặc két sắt.
Pháp luật hiện hành có các quy định cụ thể về việc quản lý tài sản có giá trị này. Khoản 4, Điều 6, Nghị định 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24/8/2001 “về quản lý và sử dụng con dấu” quy định: "Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình. Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết cơng việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan”.
- Con dấu là thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn bản:
Là công cụ quan trọng để phân biệt tài liệu thật, giả; đấu tranh chống lại kẻ gian, làm giả tài liệu để thực hiện các hành vi phi pháp, gian lận... Với kỹ thuật hiện đại ngày nay đặc biệt là sự phát triển của cơng nghệ máy tính thì việc làm giả văn bản hết sức đơn giản, tuy nhiên hai yếu tố thể thức trên văn bản do được thực hiện thủ công là chữ ký và con dấu tương đối khó làm giả.
Đặc biệt, do quy định về thủ tục khắc dấu, quản lý và sử dụng con dấu khá chặt chẽ nên đã hạn chế tối đa tình trạng giả mạo chữ ký, con dấu nhằm phục vụ cho các hành vi phi pháp. Hiện nay, theo quy định hiện hành mỗi con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu dấu tại cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu. Chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng mẫu dấu mới. Khi thấy có vấn đề nghi vấn, cơ quan điều tra sẽ đối chiếu giữa mẫu dấu trên văn bản với mẫu lưu chiểu để phát hiện ra việc giả mạo văn bản giấy tờ.
- Con dấu là nguồn sử liệu quan trọng: cả con dấu và hình dấu đóng lên
văn bản là nguồn sử liệu đáng tin cậy, phục vụ cho các nhà sử học và là nguồn tư liệu chính xác cho các nhà nghiên cứu sử dụng vào các mục đích khoa học của mình.
Ví dụ: Thơng qua nghiên cứu con dấu chúng ta biết được một phần cơ cấu tổ chức hành chính của nước ta dưới các triều đại phong kiến, thấy được sự thay đổi về cơ cấu hành chính qua các triều đại phong kiến. Nghiên cứu về con dấu cũng giúp các nhà sử học, văn bản học, lưu trữ học... có căn cứ chính xác xác định niên đại của những văn bản sản sinh dưới các triều đại đó. Ngồi ra, con dấu đóng trên văn bản cịn có giá trị đối với việc khẳng định chủ quyền lãnh thổ của Việt Nam. (1)