4.1. Soạn thảo văn bản
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi được thực hiện từ giai đoạn thảo văn bản, khi soạn thảo văn bản cần chú ý một số điểm sau đây:
- Trong 1 cơ quan máy tính của các đơn vị được cài hệ điều hành khác nhau, có máy cài WinXP, có máy cài Win7, có máy cài Win8 v.v... và tương tự như vậy có máy cài Office 2003, có máy cài Office 2007, có máy cài Office 2010 chính vì sự đa dạng của hệ điều hành và bộ Office khác nhau sẽ dẫn đến tình trạng khi soạn thảo văn bản trên các máy tính cài phiên bản Office mới sẽ khơng đọc được trên máy tính cài Office thấp hơn, để khắc phục tình trạng này những người soạn thảo văn bản phải lưu File có phần mở rộng là doc để đảm bảo tính tương thích khi mở File văn bản trên máy khác.
- Sau khi soạn thảo cần xin ý kiến đóng góp, chỉnh sửa, các cơng việc này được thực hiện qua mạng.
- Để theo dõi được các góp ý đối với văn bản ta cần đặt chế độ Track Change, những phần góp ý vào văn bản sẽ hiển thị màu đỏ.
4.2. Phê duyệt văn bản
Sau khi chỉnh sửa văn bản theo góp ý của các đơn vị, chun viên trình cho lãnh đạo trực tiếp xem xét, đồng thời kèm theo hồ sơ về vụ việc đó làm cơ sở minh chứng, sau đó lãnh đạo đơn vị kí tắt vào File điện tử. Đối với các văn bản quan trọng người thảo cần gửi File điện tử qua bộ phận pháp chế để thẩm định tính hợp pháp và thẩm quyền ban hành.
Sau khi đã có chữ kí tắt của những người có thẩm quyền (trưởng đơn vị, bộ phận pháp chế) văn thư chuyển lên thủ trưởng cơ quan để xem xét, phê duyệt
và kí chính thức vào văn bản bằng chữ kí điện tử hoặc kí vào văn bản giấy, văn thư sẽ tiến hành làm các thủ tục, đóng dấu, vào sổ v.v... scan văn bản giấy để chuyển sang File điện tử.
4.3. Phát hành văn bản
Trước khi phát hành văn bản, văn thư phải tiến hành đăng kí các trường dữ liệu vào phần mềm, các trường dữ liệu để quản lý thơng thường bao gồm:
- Số kí hiệu văn bản;
- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản; - Tên loại văn bản;
- Trích yếu nội dung văn bản; - Mã hồ sơ;
- Độ mật; - Độ khẩn; - Số trang;
- Chức vụ họ tên người kí văn bản; - Nơi nhận;
- Số lượng bản phát hành; - File văn bản đính kèm.
Ngồi các thơng tin trên, một số phần mềm còn thiết kế thêm 1 số trường dữ liệu như: đơn vị (Phòng) ban hành văn bản, người lập hồ sơ, người soạn thảo văn bản, vấn đề, thuộc diện gửi nội bộ hay gửi ra ngoài v.v...
Với phần mềm quản lý văn bản đi, văn thư có thể kết xuất ra các bảng thống kê theo các yêu cầu khác nhau như:
- Sổ đăng kí văn bản đi theo ngày, từ ngày đến ngày, theo tuần, theo tháng, theo quí, theo năm.
+ Gửi văn bản đi qua mạng:
Văn thư tiến hành gửi File điện tử đến các cơ quan, cá nhân có liên quan, có 2 trường hợp gửi đó là gửi nội bộ và gửi ra ngồi, đối với các File văn bản có dung lượng lớn chúng ta cần phải nén File để giảm dung lượng, các văn bản quan trọng khi nén cần kèm theo mật khẩu để bảo mật.
Khi nhận được File văn bản bên nhận có trách nhiệm thơng báo lại cho cơ quan gửi là đã nhận được hoặc thiết lập chế độ trả lời tự động khi nhận được File văn bản.
- Ngoài việc phát hành văn bản điện tử văn thư cần phải gửi cả văn bản giấy có đầy đủ thể thức của 1 văn bản.
5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản khi phát hành phải được lưu ít nhất 2 bản, một bản lưu ở bộ phận văn thư cơ quan, một bản được lưu vào hồ sơ của đơn vị giải quyết công việc.
Việc lưu văn bản đi ở bộ phận văn thư cơ quan được tiến hành như sau: - Nếu số lượng văn bản ít thì sắp xếp theo tháng; nếu số lượng văn bản nhiều thì sắp xếp theo tên loại; có thể sắp xếp theo đơn vị ban hành văn bản.
Chương trình phần mềm quản lý văn bản sẽ tự động sắp xếp và biên mục các File điện tử theo các tiêu chí khác nhau.
Để lập các tập lưu văn bản trước hết chọn loại văn bản, chọn tháng, chọn năm.