2. Tổ chức quản lý văn bản đ
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),
CHỨC (1), ĐC: (2) ĐT: .....................Fax: ................... (3) E-Mail……………. Website: ……………. Số:.......................................................... (5) Kính gửi:.....................................(6)
Hướng dẫn trình bày và viết bì:
(1) Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản; (2) Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần); (3) Số điện thoại, số Fax (nếu cần);
(4) Địa chi E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có); (5) Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì;
(6) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản; (7) Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./.
- Trình bày bì và viết bì: Khi trình bày bì khơng viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dịng tùy tiện; khơng nên dùng phong bì q hẹp và giấy quá mỏng.
- Đưa văn bản vào bì và dán bì: Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn bản.
Lưu ý: Đối với văn bản Tuyệt mật phải làm hai bì:
Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của văn bản, tên người nhận, đóng dấu “Tuyệt mật”.
Nếu là tài liệu, vật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”.
Bì ngồi: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ “A”
Đối với văn bản Mật và Tối mật làm một bì. Ngồi bì đóng dấu ký hiệu mức độ Tối mật, Mật. ngồi bì đóng dấu chữ “B” và chữ “C” tương ứng với độ mật của tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước bên trong;
Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, khơng bị nhăn. Khi dán phong bì khơng đuợc để hồ dính vào văn bản để khi
bóc bì khơng làm rách tài liệu hoặc bị mất chữ, gây trở ngại cho người nhận khi xử lý, giải quyết.
Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, “Thượng khẩn”, “Hỏa tốc” (kể cả Hỏa tốc hẹn giờ): ngồi bì đóng dấu chỉ mức độ khẩn tương ứng như trong văn bản. Dấu được đóng ở dưới số và ký hiệu văn bản, bằng mực dấu đỏ.
2.4.3. Chuyển phát văn bản đi
Văn bản sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng và đăng ký vào sổ phải được gửi ngay đến các đối tượng có liên quan.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập sổ chuyển giao riêng.
Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ.
- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác.
Chuyển giao văn bản trực tiếp áp dụng đối với những cá nhân, đơn vị trong cơ quan nơi có trụ sở cùng hoặc gần nơi phát hành văn bản.Với các cơ quan ở Trung ương như Văn phòng Trung ương Đảng, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Quốc hội có hệ thống giao thơng Trung ương chuyển giao văn bản trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức trên địa bàn cùng thành phố.
Chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp cho các cơ quan thì đăng ký vào sổ “Chuyển giao văn bản đi”.
Sổ chuyển giao văn bản đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm.
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP(1)