3. Quản lý và giải quyết văn bản đến trong môi trường mạng
3.2. Đăng kí văn bản đến vào cơ sở dữ liệu của phần mềm
3.2.1. Các định dạng cơ bản của File điện tử
Văn bản đến cơ quan rất đa dạng và phong phú về tên loại, tác giả, nội dung, hình thức trình bày, có thể ở dạng tài liệu giấy hoặc File điện tử như doc, docx, xls, xlsx, Avi, MP3 v.v...
Chính vì sự đa dạng và phong phú về định dạng các File điện tử yêu cầu phần mềm quản lý và trên mỗi máy tính cần phải cài đặt bổ sung một số tiện ích để có thể đáp ứng được yêu cầu đọc, xem, nghe các File có định dạng khác nhau.
3.2.2. Các trường cơ bản để đăng kí File điện tử
Dù ở dạng nào khi tiếp nhận văn bản đến chúng ta đều phải làm thủ tục đăng kí vào phần mềm, theo qui định tại công văn số 139/VTLTNN-TTTH của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các thông tin cần cập nhật gồm:
+ Số đến + Ngày đến + Tác giả
+ số kí hiệu văn bản
+ Ngày, tháng, năm văn bản + Tên loại văn bản
+ Trích yếu nội dung văn bản + Mã số hồ sơ
+ Mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc) + Mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật)
+ Số tờ
+ Ý kiến lãnh đạo + Thời hạn giải quyết + File văn bản đính kèm
Từ cơ sở dữ liệu được cập nhật hàng ngày vào phần mềm chúng ta có thể trích xuất lấy ra các thông tin theo yêu cầu của người dùng như:
+ Sổ đăng kí văn bản đến (giống mẫu sổ đăng kí theo phương pháp truyền thống)
+ Thống kê văn bản đã giải quyết + Thống kê văn bản còn nợ
+ Thống kê việc chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị, cá nhân + Thống kê văn bản đến cơ quan trong 1 năm là bao nhiêu + Thống kê văn bản đến mỗi phòng trong 1 năm
+ Thống kê theo loại văn bản đến
Các biểu mẫu thống kê được trích xuất theo yêu cầu của người dùng và được truyền trên mạng giúp cho việc truy cập dễ dàng, giải quyết công việc nhanh và kịp thời, dưới đây là giao diện và các trường dữ liệu cơ bản của phần mềm.
3.2.3. Lưu văn bản đến vào cơ sở dữ liệu của phần mềm để quản lý
Văn thư sau khi đã đăng kí vào các trường dữ liệu tiến hành “Scan” văn bản giấy và chuyển thành File điện tử có phần mở rộng là PDF hoặc JPG, BMP, Copy các File và lưu vào một thư mục chứa văn bản đến do văn thư quy định.
Chú ý: Các File văn bản lưu trong 1 thư mục không được trùng nhau, khơng có dấu tiếng Việt, nếu đặt trùng nhau thì File sau sẽ đè lên File đã có trước đó. Để đọc được các File PDF cần cài đặt phần mềm FoxitReader.
Để tra cứu nội dung File đã lưu trong cơ sở dữ liệu chúng ta cần chú ý một số điểm sau đây:
- Để mở File văn bản ta chỉ cần nháy chuột vào nút “Xem văn bản”, chương trình sẽ tự động mở File văn bản mà trước đó đã được nhập vào cơ sở dữ liệu.
- Đối với các File âm thanh dạng avi, File Video dạng MP3, MP4 muốn xem được máy tính cần cài đặt các tiện ích hỗ trợ như KMPlayer, vlc.
3.2.5. Chuyển văn bản đến xin ý kiến lãnh đạo phân phối và chuyển giao đến các đơn vị giải quyết
Văn thư chuyển File văn bản đã Scan đến lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến, trong trường dữ liệu ý kiến lãnh đạo, mỗi văn bản sẽ có ý kiến khác nhau, văn thư căn cứ vào đó để chuyển File điện tử vào địa chỉ Email của phòng hay cá nhân, đối với đơn vị giải quyết chính văn thư phải gửi cả bản có dấu đỏ (bản gốc) ngoài File điện tử, đối với các đơn vị phối hợp chỉ cần File điện tử.
3.2.6. Quản lý giải quyết văn bản đến ở đơn vị chuyên môn
- Đơn vị nhận giải quyết văn bản đến phải có nhiệm vụ tiếp nhận File văn bản đến, nghiên cứu kĩ nội dung để soạn thảo văn bản trả lời.
- Lập hồ sơ công việc và biên mục hồ sơ trước tiên phải xác định văn bản này thuộc về hồ sơ nào, ta cần mở Danh mục hồ sơ dự kiến của đơn vị để đăng kí vào phần mềm tương ứng với mục Lưu hồ sơ.
Việc thống kê, biên mục các tài liệu trong hồ sơ hoàn toàn tự động do phần mềm làm theo đúng như qui định về nghiệp vụ.