3. Tổ chức quản lý và giải quyết bản đến
3.4. Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đơn vị và cá nhân có liên quan. Cũng như văn bản đi, hiện nay ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký văn bản đến: đăng ký truyền thống (bằng sổ) và đăng ký bằng máy vi tính.
- Nguyên tắc đăng ký: tất cả các văn bản đến đều phải được đăng ký vào
sổ theo mẫu in sẵn hoặc đăng ký vào cơ sở dữ liệu phải rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột mục theo mẫu quy định. Khi đăng ký văn bản đến bằng sổ không được dùng bút chì, khơng tẩy xóa, viết tắt những từ ít thơng dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm.
- Phương pháp đăng ký văn bản đến:
Lập sổ: căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp: trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: sổ đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến; từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; sổ đăng ký văn bản mật đến; trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan giao dịch nhất định và số đăng ký văn bản mật đến.
Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính cơng hoặc các u cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và cơng dân thì lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm X 297mm
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP(1)