3. Tổ chức quản lý và giải quyết bản đến
1.1. Khái niệm, vị trí, tác dụng của lập hồ sơ
1.1.1. Khái niệm
- Khái niệm hồ sơ: Khái niệm “Hồ sơ” đã từng có nhiều văn bản quy phạm, văn bản hướng dẫn, từ điển, giáo trình,... đề cập đến như:
Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm tồn bộ (hoặc một) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc
điểm về thể loại hoặc về tác giả..., hình hành trong q trình giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân.
Nghị Định Số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư định nghĩa như sau:
“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Giáo trình Nghiệp vụ cơng tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xuất bản năm 2009 đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hoặc của một cá nhân”.
Nghị Định Số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư định nghĩa như sau:
“Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Như vậy các khái niệm về hồ sơ nêu trên chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng hồ sơ theo khái niệm đã được nêu trong Nghị định số 30/2020.
- Phân loại hồ sơ:
Thực tiễn trong hoạt động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến ở mọi cơ
quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, đó là hồ sơ cơng việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự.
+ Hồ sơ công việc: là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó. Trong hồ sơ cơng việc thường có tài liệu khởi đầu cơng việc, cho đến tài liệu (văn bản ) kết thúc cơng việc.
Ví dụ 1: Hồ sơ về một hội nghị (Hội nghị khoa học, hội nghị tổng kết, …);
Ví dụ 2: Hồ sơ giải quyết cơng việc (giải quyết tranh chấp, bình xét thi đua khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ công chức,…).
+ Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, cơng chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tùy theo từng mặt nghiệp vụ cơng tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hàng ngày.
Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc khơng nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng cịn hiệu lực pháp lý.
Ví dụ : Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ cơng tác phí cho cán bộ cơng chức.
Tập tài liệu là những văn bản về chế độ nâng lương cho cán bộ, công chức nhà nước.
+ Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan về một cá nhân cụ thể (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh, . . .).
Ví dụ: Hồ sơ cán bộ của Trường CĐCĐ KonTum đã về hưu: Hồ sơ ông Nguyễn Văn Bình, sinh ngày 05/10/1955.
Hồ sơ bà Nguyễn Thúy Nga, sinh ngày 01/01/1965.
Hồ sơ đảng viên: Hồ sơ Hoàng Minh Tuân, sinh ngày 20/9/1968, vào Đảng CSVN ngày 10/5/1974.
- Khái niệm lập hồ sơ:
Khái niệm “Lập hồ sơ” cũng có nhiều định nghĩa như sau: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Cơng tác văn thư; Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ như sau: “Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 lập hồ sơ được giải thích như sau: “ Là q trình tập hợp, sắp xếp cơng văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp qui định".
Nghị Định Số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về cơng tác văn thư định nghĩa như sau: “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong q trình theo dõi, giải quyết cơng việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
Như vậy các khái niệm về Lập hồ sơ nêu trên cũng chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu trong Nghị định 30 của Chính phủ.
Có thể thấy rằng lập hồ sơ là một q trình, bao gồm các cơng việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Mỗi hồ sơ có thể là một hoặc nhiều tập, mỗi tập là một đơn vị bảo quản.
1.1.2. Vị trí của việc lập hồ sơ
- Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hồn thành cơng việc.
- Lập hồ sơ là mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu trữ.
+ Đối với từng cán bộ, công chức trong q trình giải quyết cơng việc cần lập đầy đủ các hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác.
+ Tra tìm tài liệu được nhanh chóng khi cần thiết;
+ Bảo đảm thuận lợi cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ và giữ gìn bí mật;
+ Lập hồ sơ tốt sẽ xây dựng được nề nếp khoa học trong cơng tác văn thư; tránh được tình trạng nộp lưu tài liệu bó, gói vào lưu trữ;
+ Tạo thuận lợi cho cán bộ lưu trữ tiến hành các nội dung nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác khai thác, nghiên cứu. (1, 3)