II. Lu chuy n tin tho tđ ng đ ut (khụng phỏt sinh)
S K TOÁN VÀ HèNH TH K TOÁN
M C TIấU
Sau khi h c xong ch ng này, sinh viờn c n n m đ c cỏc v n đ sau:
1. Hi u đ c khỏi ni m và tỏc d ng c a s k toỏn.
2. Cỏc cỏch phõn lo i s k toỏn, cỏc tiờu th c phõn lo i s k toỏn. 3. Cỏc qui định v m s , ghi s và ch a s k toỏn
4. Cỏc hỡnh th c s k toỏn và đi u ki n v n d ng cỏc hỡnh th c này trong cỏc doanh nghi p.
N I DUNG
6.1. S K TOÁN
6.1.1. Khỏi nhi m và tỏc d ng c a s k toỏn
V lý thuy t cũng nh trong th c t ng d ng đ u khỏi ni m rằng: s k toỏn là s bi u hi n v t ch t c th c a ph ng phỏp tài kho n và ghi chộp trờn s k toỏn; s k toỏn là s c th hoỏ nguyờn lý c a ph ng phỏp ghi s kộp. Nh v y, khỏi ni m này cho ng i ta hi u: c s đ xõy d ng s k toỏn và kỹ thu t ghi s k toỏn là ph ng phỏp đ i ng tài kho n; tài kho n là c t lừi
đ t o thành s k toỏn v k t c u, n i dung cũng nh ph ng phỏp ghi chộp.
Trờn gúc đ ng d ng s trong cụng tỏc k toỏn cú th định nghƿa: S k toỏn là m t ph ng ti n v t ch t c b n, cần thi t đ ng i làm k toỏn ghi chộp, ph n ỏnh m t cỏch cú h th ng cỏc thụng tin k toỏn theo th i gian cũng nh theo đ i t ng. Ghi s k toỏn đ c th a nh n là m t giai đo n ph n ỏnh c a k toỏn trong quỏ trỡnh thu th p, x lý và cung c p thụng tin k toỏn. S k toỏn cú th là m t t r i cú ch c năng ghi chộp đ c l p hoặc cú th là quy n s bao g m nhi u t r i t o thành đ th c hi n m t ch c năng ph n ỏnh quy định c a h th ng h ch toỏn. Nh v y s t r i hay s quy n đ u ph i tuõn th nguyờn lý k t c u nh t định cú n i dung ghi chộp theo th i gian hoặc theo đ i t ng nh t định hoặc chi ti t, hoặc t ng h p đ ph n ỏnh và h th ng hoỏ cỏc thụng tin đó đ c ch ng t hoỏ m t cỏch h p phỏp và h p lý theo ti n trỡnh ghi chộp c a k toỏn.
S k toỏn cú nhi u tỏc d ng đ i v i cụng tỏc k toỏn trờn th c ti n. Nghi p v kinh t sau khi đó đ c l p ch ng t theo quy ch c a h ch toỏn ban đầu, cần ph i đ c s p x p l i theo yờu cầu s d ng thụng tin c a ng i qu n lý hoặc theo th i gian, hoặc theo đ i t ng, hoặc theo t ng h p hoặc chi ti t. Mặc dự thụng tin ghi chộp bằng s sỏch k toỏn ch a đ c x lý tinh l c theo chỉ tiờu cung c p, nh ng bằng vi c phõn lo i s li u k toỏn t ch ng t vào h th ng cỏc lo i s k toỏn theo m c đớch ghi chộp c a m i lo i s s cung c p thụng tin cho vi c chỉ đ o ho t đ ng kinh doanh hàng ngày. Cụng đo n ghi s k toỏn s cho bi t thụng tin cần qu n lý v m t đ i t ng (thu chi ti n mặt; nh p xu t v t t , hàng hoỏ; tăng gi m tài s n c định; doanh thu bỏn hàng, chi phớ cho ho t đ ng s n xu t, bỏn hàng, mua hàng…), mà b n thõn ch ng t k toỏn khụng th cung c p đ c.
Cu i kỳ l p bỏo cỏo, d a trờn thụng tin đó h th ng hoỏ trờn s k toỏn, k toỏn cú th x lý, l a ch n cỏc thụng tin cú ớch đ l p bỏo cỏo, phõn tớch tài chớnh, cung c p cho vi c ra quy t
định t n i b hoặc t cỏc ch th qu n lý bờn ngoài (Nhà n c, c quan ch qu n, c quan ch c năng qu n lý Nhà n c, cỏc nhà đầu t , cho vay, tài tr , vi n tr …). Khụng th hoàn thành đ c quỏ trỡnh h ch toỏn n u k toỏn khụng t ch c thi t k đ c b s k toỏn v i s l ng, k t c u trong, ngoài và quy định m i liờn h cũng nh ph ng phỏp ghi chộp c a b s k toỏn.
Nh v y s k toỏn cú nh ng tỏc d ng khỏc nhau trờn nhi u lƿnh v c qu n lý cũng nh th c hi n nghi p v k toỏn, tr c trong và sau quỏ trỡnh ho t đ ng kinh doanh thu c m t kỳ k toỏn nh t định (thỏng, quý, năm tài chớnh).
6.1.2. Cỏc lo i s k toỏn - nguyờn lý k t c u và n i dung ph n ỏnh
Là m t ph ng ti n đ ghi chộp cú h th ng nh ng thụng tin k toỏn trờn c s ch ng t g c và cỏc ch ng t k toỏn khỏc, s k toỏn cần cú nhi u lo i đ ph n ỏnh tớnh đa d ng, phong phỳ c a đ i t ng h ch toỏn. H th ng hoỏ theo th i gian và theo đ i t ng c th , t ng h p hoặc chi ti t là đặc tr ng c b n c a s xột c v m c tiờu m s cũng nh cỏch th c k t c u c a s đ
ghi chộp ph n ỏnh đ i t ng. Đ s d ng h th ng cỏc lo i s cú đặc tr ng k t c u, n i dung ph n ỏnh và hỡnh th c bi u hi n khỏc nhau, k toỏn cần ph i phõn lo i s theo tiờu th c riờng, t đú cú th ch n cỏch m s thớch h p, đ m b o hi u qu chung c a cụng tỏc k toỏn trờn s và trong cỏc giai đo n ti p theo.
* Phõn loại sổ theo ph ơng phỏp ghi, tớnh chất hệ thống hoỏ phản ỏnh số liệu
Theo cỏch phõn lo i này ta cú 3 lo i s ch y u: S Nh t ký, S cỏi và s Nh t ký - S cỏi. S nh t ký là s m đ ghi cỏc nghi p v phỏt sinh theo th t th i gian. Ph ng phỏp ghi trờn S nh t ký là cỏc nghi p v sau khi đó đ c l p ch ng t h p lý, h p l , đ c s p x p theo th t th i gian x y ra cỏc nghi p v đ đăng ký vào s Nh t ký. Đặc tr ng c b n c a s Nh t ký là:
- Thụng tin mang tớnh th i gian;
- Khụng phõn lo i theo đ i t ng ph n ỏnh trờn s ;
- Khụng ph n ỏnh s d đầu kỳ, cu i kỳ c a tài kho n trờn s Nh t ký, chỉ ph n ỏnh s bi n đ ng c a cỏc đ i t ng - g i là s phỏt sinh;
- Sao ch p nguyờn vẹn thụng tin t ch ng t m t cỏch cú h th ng. M u s nh t ký th ng cú d ng b ng sau: Đ n vị……………………. S NH T Kí Địa chỉ ……………………. Năm :………. Ch ng t S hi u tài kho n S ti n Ngày vào s S hi u Ngày thỏng Di n gi i N Cú N Cú Ghi chỳ … … … … C ng
S Nh t ký Nh t v i ch c năng l u gi lai lịch s li u k toỏn trờn căn c ch ng t k toỏn, nờn theo thụng l s ký đ c l u tr trong th i gian t i thi u là 10 năm ho t đ ng liờn t c c a đ n vị k toỏn.
S Cỏi là s k toỏn cỏc nghi p v phỏt sinh theo đ i t ng ph n ỏnh. M i đ i t ng đ c ph n ỏnh trờn s Cỏi riờng. Khỏc v i Nh t ký, ghi s cỏi là ghi s li u k toỏn liờn quan đ n m t
đ i t ng hoặc t ng h p, hoặc chi ti t (s quỹ; s ti n g i ngõn hàng; s cỏi tài kho n v t li u; s cỏi tài kho n c định; s cỏi tài kho n doanh thu bỏn hàng…). Trờn m i s Cỏi (hoặc t r i hoặc quy n, hoặc chi ti t, hoặc t ng h p) đ u th hi n cỏc đặc tr ng c b n là: s m cho m t tài kho n hoặc m t s tài kho n liờn quan m t thi t v i nhau; s ghi chộp c s d và s bi n đ ng tăng, gi m c a đ i t ng m s ; s ghi chộp định kỳ, khụng ghi nh t ký; s li u k toỏn ghi chộp trờn s Cỏi cũng là s li u đó đ c phõn lo i và h th ng hoỏ theo đ i t ng (tài kho n hoặc chỉ tiờu qu n lý đ c tớnh toỏn theo m t s tài kho n…).
S Cỏi theo thụng l khụng b t bu c ph i m đ th c hi n quy trỡnh h ch toỏn. Tuy v y, vi c s d ng s cỏi trờn th c t cú nhi u tỏc d ng v qu n lý cũng nh th c hi n nghi p v h ch toỏn; ghi s Cỏi sau khi ghi nh t ký giỳp cho vi c x lý thụng tin cho qu n lý v đ i t ng s nhanh chúng h n; b c ghi s cỏi t o nhi u thu n l i cho cụng tỏc k toỏn cu i kỳđ l p cỏc bỏo cỏo s li u n i b cũng nh bỏo cỏo tài chớnh cho ng i qu n lý bờn ngoài.
M u s th ng cú k t c u đ n gi n nh sau:
Đ n vị……………………. S CÁI
Địa chỉ ……………………. Tài kho n: Ti n G i Ngõn hàng S hi u: 112 Năm :………. Ch ng t S ti n S hi u Ngày thỏng Di n gi i Tài kho n đ i ng N Cú Ghi chỳ S d đ u kǶ S phỏt sinh trong kǶ ………… …………. … … T ng c ng xxx xxx S d cu i kǶ xxx
Sổ liờn hợp: Nh t ký s cỏi là s k t h p k t c u, n i dung và ph ng phỏp ph n ỏnh v a theo th i gian, v a theo h th ng. Trong th c t , s này cú nhi u m u v i k t c u khỏc nhau tuỳ theo hỡnh th c s , song đặc tr ng c b n c a s Nh t ký s cỏi là trờn m t trang s , trong m t quỏ trỡnh ph n ỏnh, s li u k toỏn v a đ c ghi theo th t th i gian v a đ c ghi theo đ i t ng. Ch ng t khi vào s liờn h p này đ c s p x p phõn lo i theo th i gian và riờng cho t ng đ i t ng. S nh t ký s cỏi th ng cú tờn đớch danh cho đ i t ng m s , nh : Nh t ký tài kho n quỹ; Nh t ký ti n g i ngõn hàng; Nh t ký mua hàng; Nh t ký bỏn hàng; Nh t ký chi phớ; Nh t ký khỏch hàng; Nh t ký cỏc nhà cung c p…
* Phõn loại theo tiờu thức kết cấu bờn trong của sổ
Theo cỏch phõn lo i này ta cú: s k t c u ki u tài kho n (s c u trỳc hai bờn); s k t c u m t bờn N (hoặc Cú) c a tài kho n; s k t c u bàn c .
Sổ kết cấu hai bờn kiểu tài khoản: s ki u này cú hai cỏch thi t k : Cỏch th nh t là thi t
hai bờn c a tài kho n th ng dựng đ ph n ỏnh nh ng đ i t ng thanh toỏn khi cần theo dừi m t kho n n phỏt sinh đ c th c hi n cỏc th i đi m khỏc nhau ghi trờn cỏc c s ch ng t khỏc nhau. M u s k t c u nh sau: S NH T Kí - TÀI KHO N Tài kho n: ……….. Năm: ……………. N Cú Chứng từ Chứng từ SH NT
Diễn giải TK đối ứng
Số tiền
Nợ SH NT
Diễn giải TK đối ứng Số tiền Nợ … … … … Cộng
S này cũng cú th đ c k t c u nh sau: S k t c u c s ti n N , Cú c a tài kho n cú th gi n đ n b t cỏc c t định tớnh cần m trờn s cho đ i t ng nh : Ch ng t , di n gi i, tài kho n
đ i ng. S ti n N , Cú c a tài kho n hoặc đ i t ng m s khỏc đ c đ m t phớa c a s . M u s cú k t c u nh sau:
Đ n vị……………………. S CÁI
Địa chỉ ……………………. Tài kho n: Ti n G i Ngõn hàng Năm :………. Ch ng t S ti n S hi u Ngày thỏng Di n gi i Tài kho n đ i ng N Cú Ghi chỳ S d đ u kǶ S phỏt sinh trong kǶ ………… …………. … … T ng c ng xxx xxx S d cu i kǶ xxx
Sổ kết cấu cột chi tiết theo một bờn Nợ (hoặc Cú) của tài khoản th ng k t c u d c hoặc ngang khi th hi n quan h đ i ng trờn s .
Khi k t c u m t bờn ti n c a tài kho n theo ki u d c ta cú m u s sau:
Đ n vị……………………. S K TOÁN (ki u m t bờn) Địa chỉ ……………………. Năm :………. Ch ng t Chi ti t N TK (Cú) S hi u Ngày thỏng Di n gi i TK đ i ng v i s ti n N , (Cú) TK S ti n N (Cú) M c M c M c ….. ………… …………. … … T ng c ng xxx xxx
M u khỏc: S K TOÁN (ki u m t bờn) Năm:…………… S thỏng/ nĕm Ghi N TK: ………….. Ghi Cú TK sau:……….. Thỏng 1 Thỏng 2 … Thỏng 12 1. Tài kho n ……… 2. Tài kho n……. … … C ng N Tài kho n
Ki u s k t c u bờn trong theo m t bờn c a tài kho n thi t k theo chi u ngang đ th hi n
đ i ng chi ti t c a s ti n cần ph n ỏnh trờn s , hoặc th hi n chi ti t s ti n cho tài kho n (s k t c u nhi u c t) ta cú th bi u di n theo m u sau:
Đ n vị……………………. S K TOÁN Địa chỉ ……………………. Năm :……….
Ch ng t Ghi Cú (N ) tài kho n…………
đ ng th i ghi N (Cú) tài kho n sau:
Ngày vào s Di n gi i TK TK Ghi chỳ S hi u Ngày thỏng TK TK ….. … … … … C ng
Sổ kết cấu kiểu bàn cờ: Theo nguyờn t c thi t k s ki u bàn c thỡ th ng tài kho n đ i ng nhau đ c quy t m t ụ bàn c c a phần ghi s ti n. Nh v y, vi c s p x p tài kho n ghi N và tài kho n ghi Cú ph i đ hai phớa, dũng c a s và c t c a s . Cú th đ tài kho n ghi N dũng s và tài kho n ghi Cú đ i ng cỏc c t c a s hoặc ng c l i. Cỏch thi t k này gi m b t nhi u kh i l ng ghi s , và ph n ỏnh chỉ s ti n c a m t bờn cho m t tài kho n hoặc nhi u tài kho n. M u s ki u bàn c cú th bi u di n d i d ng sau: