II. Lu chuy n tin tho tđ ng đ ut (khụng phỏt sinh)
d. Kỹ thuật khoỏ sổ
- Cu i kỳ, k toỏn ph i khoỏ s k toỏn tr c khi l p bỏo cỏo tài chớnh. Ngoài ra, k toỏn ph i khoỏ s k toỏn trong cỏc tr ng h p ki m kờ hoặc cỏc tr ng h p khỏc theo quy định c a phỏp lu t.
- Khoỏ s k toỏn th ng đ c th c hi n vào ngày cu i cựng c a niờn đ tài chớnh. Gi a cỏc kỳ bỏo cỏo và xỏc định k t qu (thỏng, quý, 6 thỏng) trong niờn đ , k toỏn cũng cú th t m c ng s , k d tài kho n s (n u cú), đ ki m tra s li u lờn cỏc bỏo cỏo cần thi t theo yờu cầu. Thu t ng khoỏ s đ chỉ m t cụng vi c k toỏn làm vào ngày cu i năm, đ chuẩn bị cho vi c m s c a năm ti p theo.
- Tr c khi khoỏ s k toỏn, cần ph i th c hi n cỏc cụng vi c ghi s , đi u chỉnh, ki m tra
đ i chi u cần thi t đ xỏc định đỳng cỏc chỉ tiờu bỏo cỏo cho toàn niờn đ : ghi n t cỏc nghi p v phỏt sinh, đi u chỉnh cỏc kho n ph i tr và chi phớ tr tr c, l i nhu n thu tr c c a năm sau… ki m tra đ i chi u s ki m kờ v i s li u trờn s tài s n, s n đ i chi u v i cỏc đ i t ng thanh toỏn (ng i mua, ng i bỏn, ngõn sỏch, c p trờn, bờn liờn doanh, ng i nh n tớn d ng và c p tớn d ng…).
+ Khi khoỏ s ta ti n hành c ng s , tớnh s d trờn tài kho n, ki m tra đ chớnh xỏc s li u, sau đú th c hi n bỳt toỏn khoỏ s : chuy n c t c a s d tài kho n:
Nợ TK A
Cú TK B
Khi chuy n c t s d tài kho n trờn s , ta v n ph i ghi đỳng tớnh ch t d c a tài kho n - D N (Cú).
Vớ d : Cho tài kho n s cỏi - Nguyờn v t li u - S d N đầu kỳ: 10.000.000đ
- T ng c ng phỏt sinh N : 100.000.000đ
- T ng c ng phỏt sinh cú: 95.000.000đ
- S d N ngày 31-12 (s ki m kờ đ i chi u): 15.000.000đ
S CÁI
Tài kho n: Nguyờn v t li u Năm N………….. Đ n vị: 1000đ ng Ch ng t S ti n SH NT Di n gi i Tài kho n đ i ng N Cú Ghi chỳ S d đầu kỳ x 10.000 S phỏt sinh trong kỳ xxx xxx xxx xxx C ng s phỏt sinh 100.000 95.000 S d n ngày 31-12 15.000 Nĕm N + 1 S d đầu năm 15.000
Sang niờn đ k toỏn sau, ta chuy n ghi s d đầu năm c a tài kho n "Nguyờn li u, v t li u" v c t "N " c a s tài kho n.
6.2. CÁC HèNH TH C S K TOÁN C B N
6.2.1. Khỏi ni m và cỏc đ c tr ng c b n c a hỡnh th c s k toỏn
Cụng tỏc k toỏn trong m t đ n vị h ch toỏn, đặc bi t là trong cỏc doanh nghi p, th ng nhi u và ph c t p khụng chỉ th hi n s l ng cỏc phần hành mà cũn m i phần hành k toỏn cần th c hi n. Do v y đ n vị h ch toỏn cần thi t ph i s d ng nhi u lo i s sỏch khỏc nhau t o thành m t h th ng s mà trong đú cỏc lo i s đ c liờn h v i nhau m t cỏch chặt ch theo trỡnh t h ch toỏn c a m i phần hành. M i h th ng s k toỏn đ c xõy d ng là m t hỡnh th c t ch c s nh t định mà doanh nghi p cần ph i cú đ th c hi n cụng tỏc k toỏn.
Vậy, hỡnh thức sổ kế toỏn là một hệ thống cỏc loại sổ kế toỏn, cú chức năng ghi chộp, kết cấu nội dung khỏc nhau, đ ợc liờn kết với nhau trong một trỡnh tự hạch toỏn trờn cơ sở của chứng từ gốc.
Cỏc doanh nghi p khỏc nhau v lo i hỡnh, quy mụ và đi u ki n k toỏn s hỡnh thành cho mỡnh m t hỡnh th c t ch c s k toỏn khỏc nhau. Cú th d a vào cỏc đi u ki n sau đ xõy d ng hỡnh th c s k toỏn cho m t đ n vị h ch toỏn.
- Đặc đi m và lo i hỡnh s n xu t cũng nh quy mụ s n xu t.
- Yờu cầu và trỡnh đ qu n lý ho t đ ng kinh doanh c a m i đ n vị.
- Trỡnh đ nghi p v và năng l c c a cỏn b k toỏn.
- Đi u ki n và ph ng ti n v t ch t hi n cú c a đ n vị.
Đặc tr ng c b n đ phõn bi t và định nghƿa đ c cỏc hỡnh th c k toỏn khỏc nhau là s l ng s cần dựng, lo i s s d ng, nguyờn t c k t c u cỏc chỉ tiờu dũng, c t s , trỡnh t h ch toỏn trờn s đ n vị.
Trong đú s l ng và lo i s s chi ph i nguyờn t c k t c u n i dung cũng nh ph ng phỏp, trỡnh t ghi s c a m i hỡnh th c s . Do tớnh đa d ng c a đ n vị kinh doanh mà th c t cú r t nhi u hỡnh th c t ch c h th ng s khỏc nhau. Song quy l i cho t i nay cú 4 hỡnh th c s c b n cú th l a ch n và v n d ng.
- Hỡnh th c Nh t ký chung - Hỡnh th c Nh t ký - S cỏi - Hỡnh th c Ch ng t ghi s - Hỡnh th c Nh t ký - Ch ng t 6.2.2. Hỡnh th c s Nh t ký chung a. Đ c tr ng
Nh t ký chung là hỡnh th c k toỏn đ n gi n, thớch h p v i m i đ n vị h ch toỏn, đặc bi t cú nhi u thu n l i khi ng d ng mỏy tớnh trong x lý thụng tin k toỏn trờn s .
Đặc tr ng c b n c a hỡnh th c s k toỏn Nh t ký chung:
- S l ng s sỏch c a hỡnh th c g m: S nh t ký, S cỏi và cỏc s chi ti t cần thi t. - K t c u, n i dung c a m i lo i s :
* Sổ Nhật ký
S Nh t ký c a hỡnh th c này th ng cú 2 m c đớch ph n ỏnh: Ph n ỏnh chung m i đ i t ng - g i là s Nh t ký chung, ph n ỏnh riờng cho m t s đ i t ng ch y u cú m t đ phỏt sinh l n và cú tầm quan tr ng đ i v i ho t đ ng c a đ n vị, cần cú s theo dừi riờng đ cung c p thụng tin nhanh cho qu n lý n i b - g i là Nh t ký đặc bi t, hay Nh t biờn hay cú th g i là Nh t ký tài kho n.
Nh t ký chung là s Nh t ký ch y u, qu n lý toàn b s li u k toỏn c a đ n vị trong m t niờn đ k toỏn. S đ c s d ng đ ph n ỏnh cỏc nghi p v phỏt sinh khụng phõn bi t c a đ i t ng nào, theo th t th i gian và ghi k t chuy n vào s li u c a cỏc nh t ký đặc bi t đ qu n lý chung. Nh t ký chung cú đặc đi m:
+ Nh t ký chung th ng là s quy n khụng s d ng s t r i. + Nh t ký chung m chung cho cỏc đ i t ng.
+ Ch c năng Nh t ký chung là h th ng hoỏ s li u k toỏn theo th t phỏt sinh c a nghi p v .
+ C s ghi Nh t ký chung là: Ch ng t g c đó l p h p phỏp, h p l . + Nh t ký chung ghi theo nguyờn t c ghi s kộp.
M u s nh t ký chung cú d ng sau: Đ n vị……………………. S NH T Kí CHUNG Địa chỉ ……………………. Năm :………. Ch ng t TK đ i ng S ti n Ngày thỏng vào s hi u S thỏng Ngày Di n gi i Đó ghi vào s cỏi N Cú N Cú A B C D 1 2 3 4 C ng *Nhật ký đặc biệt
Nh t ký đặc bi t là s Nh t ký m riờng cho m t s đ i t ng, ghi chộp song song v i Nh t ký chung. Nh t ký đặc bi t khụng gi ng nhau gi a cỏc đ n vị, tuỳ thu c vào tớnh ch t phỏt sinh
c a lo i đ i t ng, cũng nh yờu cầu qu n lý c a đ n vị. Thụng th ng Nh t ký đặc bi t cú k t c u khụng gi ng nhau, vỡ yờu cầu n i dung h ch toỏn c a m i đ i t ng khỏc nhau. Chẳng h n: Nh t ký thu ti n và Nh t ký chi ti n gi ng nhau v cỏch k t c u, nh ng l i khỏc k t c u v i Nh t ký bỏn hàng, Nh t ký mua hàng… Đ n vị……………………. NH T Kí THU (CHI) TI N Địa chỉ ……………………. Năm :………. Ch ng t Ghi Cú (N ) TK Ngày thỏng vào s hi u S thỏng Ngày Di n gi i Ghi N (Cú) TK TK …. TK …. TK …. TK …. A B C D E 1 2 3 4 C ng
Đ i v i Nh t ký mua hàng hoặc bỏn hàng, l i cú th k t c u khỏc Nh t khi thu (chi) ti n, do ho t đ ng bỏn hàng cú đặc đi m phỏt sinh khỏc.
Đ n vị: ………
Địa chỉ: ………
NH T Kí MUA HÀNG (BÁN)
Năm: ……
Ch ng t Ghi Cú TK doanh thu
(ghi N cỏc TK) TK khỏc Ngày thỏng vào s SH NT Di n gi i Ph i thu khỏch hàng (ph i tr nhà cung c p) TK TK S hi u S hi u C ng Nh v y đ thi t k s Nh t ký đặc bi t cần căn c đặc đi m đ i t ng m s và yờu cầu qu n lý đ i t ng đú đ cú m u s h p lý v i quỏ trỡnh h ch toỏn.
* Sổ cỏi trong hỡnh thức Nhật ký chung
S cỏi đ c m đ ghi ti p s li u k toỏn t s Nh t ký, đõy là s t ng h p dựng đ h th ng hoỏ cỏc nghi p v phỏt sinh theo t ng tài kho n m cho m i đ i t ng h ch toỏn. Đặc tr ng k t c u n i dung ghi chộp trờn s cỏi c a hỡnh th c này là:
- S cỏi đ c ghi sau s Nh t ký xột trờn gúc đ th t ph n ỏnh cỏc nghi p v phỏt sinh đó
đ c ch ng t hoỏ.
- S cỏi ghi theo t ng đ i t ng ng v i m i tài kho n cần m .
- Ghi s cỏi đ c th c hi n theo t ng nghi p v đó ghi trờn Nh t ký (Nh t ký chung hoặc Nh t ký đặc bi t - Nh t biờn, Nh t ký tài kho n…).
- C s ghi s cỏi là s Nh t ký chung
- Cỏch ghi s cỏi: l y s li u theo đ i t ng trờn s Nh t ký đ ghi vào s cỏi c a đ i t ng
đú. Trờn s cỏi tài kho n cần ghi chỳ trang Nh t ký ph n ỏnh s li u đó ghi, đ ti n ki m tra, đ i chi u s ngày cu i kỳ.
Đ n vị: ………
Địa chỉ: ……… S CÁI Tài kho n: ……… S hi u: …………… Năm: ……
Ch ng t Đ i chi u nh t ký S ti n
Ngày thỏng
vào s SH NT Di n gi i Trang Dũng N Cú Ghi chỳ
S d đầu kỳ
C ng: S d cu i kỳ
* Bảng cõn đối tài khoản là b c ki m tra s li u ghi t nh t ký vào s cỏi tr c khi l p cỏc bỏo cỏo. B ng cõn đ i tài kho n - cũn g i là b ng đ i chi u s d và s phỏt sinh - cú th l p theo tài kho n t ng h p hoặc l p theo tài kho n chi ti t c p 2, 3… Dự chi ti t hay t ng h p, b ng cõn
đ i tài kho n đ u cú m u sau: