Các hoạt động kiểm sốt là những chính sách, thủ tục giúp cho việc thực hiện các chỉ đạo của người quản lý. Các hoạt động kiểm soát bảo đảm các hành động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Có rất nhiều các hoạt động kiểm sốt, dưới đây là một số loại chính:
• Phân chia trách nhiệm đầy đủ.
• Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. • Bảo vệ tài sản vật chất và thơng tin.
• Kiểm tra độc lập. • Phân tích rà sốt.
* Phân chia trách nhiệm đầy đủ. Hoạt động kiểm soát này được thực
hiện thông qua việc phân chia trách nhiệm thực hiện một nghiệp vụ cho nhiều người, nhiều bộ phận cùng tham gia. Mục đích là khơng để cho một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm sốt được mọi mặt của một nghiệp vụ. Khi đó, thơng qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này được kiểm soát bởi công việc của một nhân viên khác. Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận.
Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng sau:
- Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế tốn, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để làm thay đổi kết quả hoạt động của mình. Thí dụ, nếu bộ phận bán hàng kiêm việc ghi chép kế tốn, bộ phận này có thể sẽ ghi chép và báo cáo thổi phồng doanh thu của đơn vị.
- Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các thành viên kế tốn khơng được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ơ tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ sách kế tốn. Thí dụ, nếu kế toán tiền kiêm nhiệm thủ quỹ, anh ta có thể biển thủ một số tiền và sửa chữa sổ sách kế toán để che giấu số tiền bị chiếm đoạt.
- Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không được kiêm nhiệm việc giữ các tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản.
Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót. Tuy nhiên, cần chú ý rằng việc phân chia trách nhiệm có thể bị vơ hiệu hố do các nhân viên thơng đồng với nhau.
Ví dụ, doanh nghiệp cần phân tách giữa các cơng việc: • Gửi hàng hố đi và nhận tiền mặt từ khách hàng
Nếu một người làm cả hai việc đó thì có thể việc bán hàng và quá trình thu nhận tiền mặt sau đó có thể bị giấu đi - người nhân viên đó rất có thể bán tài sản của cơng ty và nhận tiền về mình.
• Trơng giữ kho hàng hóa và ghi chép biến động hàng tồn kho
Nếu một người thực hiện cả hai việc này thì có khả năng là họ sẽ biển thủ hàng tồn kho và giấu việc này đi bằng cách thay đổi lại những ghi chép về hàng tồn kho.
* Uỷ quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động. Tất cả các
nghiệp vụ đều phải được uỷ quyền cho một người chịu trách nhiệm. Khi bất kỳ ai trong đơn vị cũng có thể mua hay chi dùng tài sản thì sự hỗn độn sẽ xảy ra. Có hai mức độ uỷ quyền:
- Uỷ quyền chung liên quan đến việc đưa ra các chính sách và những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. Các thí dụ về uỷ quyền chung như hạn mức bán chịu (số tiền tối đa có thể bán chịu cho khách hàng), bảng giá bán cố định đối với sản phẩm dịch vụ, hạn mức tồn kho tối thiểu...
- Uỷ quyền cụ thể liên quan đến việc một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan
trọng, người quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Thí dụ các khoản bán chịu trên hạn mức, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản...
* Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin. Tài sản vật chất cần được bảo
vệ để không bị mất mát, tham ơ, hư hỏng hay sử dụng lãng phí, sai mục đích. Tài sản có thể được bảo vệ tốt thơng qua hạn chế việc tiếp cận tài sản bằng cách xây dựng nhà kho an tồn, bố trí lực lượng bảo vệ đầy đủ, sử dụng các thiết bị bảo vệ, tổ chức kiểm kê định kỳ...
Thông tin cũng là một tài sản của đơn vị. Việc tiết lộ các thông tin như giá thành sản phẩm hay các hợp đồng của đơn vị có thể gây thiệt hại lớn cho đơn vị. Thông tin cần được bảo vệ thơng qua các quy định và thủ tục thích hợp.
* Kiểm tra độc lập. Là việc kiểm tra của một người không phải là
người thực hiện nghiệp vụ. Kiểm tra độc lập giúp giảm được các sai sót và gian lận do sự cẩu thả hoặc thiếu năng lực của nhân viên. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo một sự kiểm soát lẫn nhau một cách tự nhiên trong hoạt động, kiểm tra độc lập vẫn tồn tại trong một số nghiệp vụ mà người quản lý xét thấy trọng yếu và rủi ro cao.
* Phân tích rà sốt. Là sự so sánh giữa hai số liệu từ những nguồn
gốc khác nhau. Tất cả mọi khác biệt sau đó cần làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc các biến động bất thường để kịp thời đối phó. Các dạng phân tích rà sốt thường gặp là:
- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị với các số liệu từ bên ngồi. Thí dụ, đối chiếu với ngân hàng về số dư tiền gửi, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp hoặc khách hàng...
- Đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết. Thí dụ đối chiếu hàng tồn kho hay nợ phải thu trên tài khoản với các sổ chi tiết.
- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này với kỳ trước, giữa thực tế với kế hoạch. Trong loại đối chiếu này, chủ yếu tập trung vào những khác biệt đáng kể.