GIÁM SÁT Có Khơng
ánh kết quả thực tế của hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh củ a công ty hay không?
73 Những khiếu na ̣i nô ̣i bô ̣ và bên ngoài công ty có được theo dõi ki ̣p thời và xử lý hiê ̣u quả hay không?
67% 33%
74 Công ty có xem xét phản hồi của khách hàng để xác nhâ ̣n chất lượng sản phẩm và hoa ̣t đô ̣ng của công ty hay không?
88% 12%
75 Ban quản lý cấp trên có nhâ ̣n thức được những vấn đề khó khăn trong công viê ̣c mà nhân viên mình gă ̣p phải hay không?
45% 55%
76 Các nguồn thông tin sử du ̣ng trong công ty
được xác minh rõ ràng hay không? 87% 13%
77 Hệ thống thông tin của công ty có ngăn chă ̣n hoặc phát hiê ̣n được những thông tin sai lê ̣ch hoặc thiếu chính xác hay không?
12% 88%
78 Công ty có thực hiê ̣n giám sát hoa ̣t đô ̣ng của từ ng bô ̣ phâ ̣n và công viê ̣c từng cá nhân không?
42% 58%
79 Các hoa ̣t đô ̣ng giám sát của công ty có thể hiện được những yếu kém và khiếm khuyết củ a hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ hay không?
28% 72%
80 Ban giám đốc và các cấp quản lý có thực hiê ̣n điều chỉnh hoa ̣t đô ̣ng giám sát khi có những điều bất thường xảy ra không?
Khi vận hành các quy trình và thực hiện hoạt động thì giám sát chúng có thực hiện đúng theo quy định và nguyên tắc hay không? Giám sát là được xem giai đoạn cuối cùng của quá trình thực hiện, để kiểm tra và từ đó thay đổi cho phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Thơng tin báo cáo cho ban giám đốc có phản ánh kết quả thực tế của hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh củ a cơng ty thì tỷ lệ đồng ý là 72%. Các nguồn thông tin sử du ̣ng trong công ty được xác minh rõ ràng, mọi thông tin báo cáo cho ban lãnh đạo công ty đều phải trung thực và thể hiện được tình hình của cơng ty để nắm bắt và xử lý kịp thời.
Những khiếu na ̣i nô ̣i bô ̣ và bên ngoài công ty có được theo dõi ki ̣p thời và xử lý hiệu quả. Công ty xem xét phản hồi của khách hàng để xác nhâ ̣n chất lượng sản phẩm và hoa ̣t đô ̣ng của công ty. Các sản phẩm của công ty được bày bán ở nhiều siêu thị và các cửa hàng lớn trong nước, và xuất khẩu nhiều nước trên thế giới thì yêu cầu đáp ứng nhu cầu về chất lượng, thì cơng ty phải có những chính sách chăm sóc khách hàng để duy trì lượng khách hàng lâu dài. Điều này cũng rất quan trọng với cơng ty, nó mang lại nguồn doanh thu lớn. Qua kết quả khảo sát ta thấy công ty thực hiện việc giám sát hoạt động bán hàng và chăm sóc khách hàng rất tốt, những khiếu nại của khách hàng được công ty xử lý kịp thời Ví dụ như hàng bị móp méo, và bụi bẩn công ty sẵn sàng đổi hàng, thùng hư hay mưa ướt thì cơng ty cũng hỗ trợ cho khách hàng bằng cách thay thùng mới và chi phí thùng cơng ty chịu…
Khi được hỏi ban quản lý cấp trên có nhâ ̣n thức được những vấn đề khó khăn trong công việc mà nhân viên mình gă ̣p phải và thực hiê ̣n giám sát hoa ̣t đô ̣ng của từng bộ phâ ̣n và công viê ̣c từng cá nhân thì tỷ lệ đồng tình khơng cao lắm chỉ chiếm 45% và 42%. Ban giám đốc và trưởng bộ phận nên gần gũi và quan tâm nhiều hơn đến công việc nhân viên đang làm để hiểu hơn về công việc của nhân viên để dễ dàng đánh giá và giám sát nhân viên. Từ đó dễ dàng sắp xếp và bố trí cơng việc phù hợp với nguồn nhân lực, năng lực của mỗi người.
Công ty chưa thực sự thể hiện sự giám sát của mình trong hệ thống kiểm sốt nội bộ đặc biệt trong quá trình sản xuất như không giám sát trong quá trình xuất NVL.Vì thế khi được hỏi các hoạt đô ̣ng giám sát của công ty có thể hiê ̣n được những yếu kém và khiếm khuyết của hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ và ban giám đốc và các cấp quản lý có thực hiê ̣n điều chỉnh hoa ̣t đô ̣ng giám sát khi có những điều bất thường xảy ra thì tỷ lệ đồng ý rất thấp là 28% và 27%.
4.3. Đánh giá nguyên nhân tồn ta ̣i của hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty
Theo kết quả khảo sát ở bảng 4.1 về tính chính trực và các giá tri ̣ đa ̣o đức cho thấy công ty chưa thật sự quan tâm đúng mức đến việc tạo mơi trường hoạt động kinh doanh, tính trung thực và các giá trị đạo đức tại nơi làm việc. Qua kết quả phân tích ở bảng 4.5 và 4.6 kết quả khảo sátvềcam kết về thu hút năng lực và chính sách nhân sự thì công ty chưa có những chính sách tốt để thu hút những nhân viên có năng lực và trình đô ̣, tuyển du ̣ng còn ưu tiên người thân người quen, công ty chưa sử du ̣ng công cu ̣ đánh giá năng lực nhân viên như KPI để đánh giá để phát hiê ̣n những yếu kém nhằm có chính sách đào ta ̣o phù hợp giúp nâng cao hiê ̣u quả hoa ̣t đơ ̣ng của cơng ty. Bên ca ̣nh đó, có một số vấn đề công ty chưa thể hiện rõ ràng bằng văn bản nên nhân viên chưa nắm bắt được rõ thông tin hay quy định cụ thể.
Theo kết quả ở bảng 4.8: Nhận thức của ban giám đốc về hệ thống kiểm sốt nội bộ cịn hạn chế, họ còn lơ là trong đánh giá và kiểm soát rủi ro do ngành kinh doanh sản xuất giấy sinh hoạt đang trên đà phát triển và có tiềm năng. Qua phân tích cho thấy rủi ro hồn tồn có thể xuất hiện trong tất cả hoạt động của doanh nghiệp, điều này cho thấy khe hổng trong kiểm soát. Nhà quản lý chỉ kiểm soát những vấn đề mà họ quan tâm và cảm thấy cần thiết, có những nhà quản lý chỉ kiểm sốt quá trình sản xuất mà khơng quan tâm đến q trình tiêu thụ hoặc họ chỉ kiểm sốt q bán hàng và thanh tốn mà khơng kiểm soát chất lượng sản phẩm. Tất cả những rủi ro mà nhà quản lý không quan tâm đều có thể gây thiệt hại, tổn thất cho họ do chúng không được chú trọng và đánh giá đầy đủ. Nếu nhà quản lý nhìn nhận đúng đắn các rủi ro, biết được
rằng tất cả rủi ro đều có thể gây thiệt hại thì họ kiểm sốt tốt hơn và có những thủ tục kiểm soát hiệu quả hơn giúp đạt được mục tiêu. Những rủi ro mà công ty phải đối mă ̣t trong quá trình sản xuất kinh doanh giấy sinh hoa ̣t bao gồm:Sự thay đổi về chính sách pháp luâ ̣t liên quan đến ngành sản xuất giấy sinh hoa ̣t; Sự thay đổi về giá và chính sách nhập khẩu của bô ̣t giấy, giấy vu ̣n; Sự cải tiến công nghê ̣ và kĩ thuâ ̣t sản xuất để có chất lượng tốt nhất cho người tiêu dùng của các đối thủ ca ̣nh tranh; Sự thay đổi thi ̣ hiếu của người tiêu dùng ví du ̣ hiê ̣n nay ho ̣ chú tro ̣ng những sản phẩm có đô ̣ mi ̣n màng, không gây kích ứng da, có đô ̣ dai tốt, thấm hút tốt nhưng tương lai sẽ là những yếu tố khác; Cạnh tranh gay gắt giữa các công ty sản xuất giấy sinh hoa ̣t để giành thi ̣ phần.Bên ca ̣nh đó, ban quản trị công ty chỉ quan tâm đến doanh thu đạt được, lợi nhuận của công ty mà quên đi quá trình hoạt động và giám sát các hoạt động của ban giám đốc và nhân viên. Ban giám đốc còn giải quyết vấn đề dựa trên quan điểm cá nhân và chưa thân thiện với nhân viên để hiểu về công việc của họ để phân bổ và bố trí thích hợp.
Hệ thớng thông tin kế toán chưa đáp ứng nhu cầu quản lý của công ty, còn nhiều hạn chế dẫn đến viê ̣c thu thâ ̣p, xử lý và báo cáo không ki ̣p thời làm cản trở quá trình ra quyết đi ̣nh và quản lý cho công ty. Cu ̣ thể phần mềm kế tốn của cơng ty hoạt động kém hiệu quả nên cơng việc của bộ phận kế tốn cịn trùng lặp và gây mất thời gian. Công việc của bô ̣ phâ ̣n kế toán chủ yếu phu ̣c vu ̣ cho viê ̣c lâ ̣p BCTC mà thiếu các báo cáo cho công tác quản tri ̣ nhằm giúp ban giám đốc đưa ra quyết đi ̣nh và các chính sách quản lý ( theo bảng 4.17 kết quả khảo sát thông tin và truyền thông)
Trong hệ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ thì yếu tố con người được đánh giá cao, nếu trong môi trườ ng làm viê ̣c quá lâu với nhau sẽ ta ̣o nên sự thân thiết nhất đi ̣nh, và công ty luôn tuyển dụng nô ̣i bô ̣ ưu tiên người quen điều này ta ̣o sự thông đồng, dựa dẫm và làm viê ̣c không hiê ̣u quả. Mô ̣t số ha ̣n chế liên quan đến yếu tố con người như không hiểu rõ về công viê ̣c bản thân, làm viê ̣c không nhiê ̣t tình, thiếu trách nhiê ̣m trong công việc… Các nhân viên khi thực hiện trách nhiệm cơng việc có thể cố tình làm khơng
đúng với nhiệm vụ hay thiếu thông tin dẫn đến sai xót và ý thức của nhân viên. Các nhân viên vì quyền lợi cá nhân, khơng tập trung vào lợi ích của tồn cơng ty.
Cơng ty hoạt động qua nhiều năm và đã thay đổi nhiều nhà lãnh đạo, vì thế hệ thống kiểm sốt khơng cịn phù hợp. Ban lãnh đạo công ty cũng khơng đánh giá hệ thống kiểm sốt nội bộ định kỳ để xem xét những quy trình hay hoạt động nào không phù hợp để khắc phục và hồn thiện kiểm sốt hiệu quả hơn. Cũng theo phân tích kết quả trên về hoa ̣t đô ̣ng giám sát, ban giám đốc chưa thực hiê ̣n giám sát thường xuyên các hoa ̣t đô ̣ng và quá trình thực hiê ̣n của nhân viên để kiểm tra và phát hiê ̣n sai sót ki ̣p thờ i nhằm tăng cường hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng.
Ở Việt Nam, chưa có hướng dẫn cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ để các doanh nghiệp đưa vào áp dụng và khơng có quy định nào bắt buộc doanh nghiệp phải báo cáo kiểm soát nội bộ tại cơng ty. Ở Hoa kỳ có quy định báo cáo tài chính có kèm báo cáo kiểm sốt nội bộ để đảm bảo BCTC đáng tin cậy.
Kết luận chương 4
Trong chương 4, tác giả thực hiê ̣n khảo sát các nhân viên ta ̣i công ty để kiểm chứ ng nhâ ̣n đi ̣nh ở chương 3 về thực tra ̣ng hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ ở công ty. Điều này tác đô ̣ng đến những kết quả kinh doanh, hiê ̣u quả quản lý, tính xác thực của BCTC. Tác giả dựa trên các thành phần của COSO 2013 để đánh giá hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ tại công ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Nam, từ đó nhâ ̣n diê ̣n các nguyên nhân đang tồn ta ̣i ở công ty.
Qua quá trình phân tích từ dữ liê ̣u thực tế, hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ của công ty cũng chưa thâ ̣t sự hoàn thiê ̣n và phát huy hết sự hữu hiê ̣u của nó như chính sách tuyển du ̣ng, đánh giá rủi ro, giám sát…tác giả sẽ nêu các giải pháp và kế hoa ̣ch xây dựng ở chương 5 để công ty thực hiê ̣n tốt hơn trong hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣. Điều này sẽ giúp công ty hoạt đô ̣ng hiê ̣u quả hơn và ha ̣n chế rủi ro, gian lâ ̣n, sai xót không đáng có, tăng doanh thu.
CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP VÀ KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG NHẰM HOÀN
THIỆN HỆ THỚNG KIỂM SỐT NỢI BỢ TẠI CƠNG TY TNHH NEW TOYO
PULPPY VIỆT NAM
5.1. Giả i pháp hoàn thiê ̣n hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ ta ̣i công ty TNHH New Toyo Pulppy Việt Nam Pulppy Việt Nam
Theo các bài nghiên cứu đã công bố về hê ̣ thống kiểm soát nô ̣i bô ̣ được nêu ở chương hai cho thấy kiểm soát nô ̣i bô ̣ tác đô ̣ng đến hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng của công ty, các thành phần của kiểm soát nô ̣i bô ̣ có mối quan hê ̣ chă ̣t chẽ với nhau và dựa trên các thành phần này tác giả kiểm chứng nguyên nhân tồn ta ̣i ở công ty ở chương bốn. Cuối cù ng, tác giả đưa ra các giải pháp giúp công ty hoàn thiê ̣n hê ̣ thống kiểm soát của mình để nâng cao hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng, tăng khả năng ca ̣nh tranh, đa ̣t được mu ̣c tiêu, ha ̣n chế những rủi ro,…
5.1.1. Môi trường kiểm soát
5.1.1.1. Tính chính trực và giá tri ̣ đa ̣o đức
Hiện tại công ty có thực hiện và tun truyền về tính trung thực và các giá trị đạo đức, và văn hóa ứng xử cho nhân viên nhưng chưa ban hành bằng văn bản về quy định cụ thể. Vì thế cơng ty nên ban hành văn bản về tính trung thực và các giá trị đạo đức để cho các nhân viên thực hiện một cách nghiêm túc. Khi thực hiện tuyển dụng, công ty nên tuyên truyền và có sự cam kết của nhân viên về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Công ty cần nêu cao tinh thần làm việc và tầm quan trọng của các giá trị đạo đức và tính trung thực để gắn kết các nhân viên làm việc với nhau một cách hòa đồng, cùng nhau hợp tác làm việc hiệu quả hơn. Ban quản lý của các bộ phận cần giám sát và theo dõi về thái độ và cách cư xử của nhân viên mình, nhắc nhở những nhân viên không thực hiện về tính trung thực và các giá trị đạo đức. Bên cạnh đó, công ty nên quy định về xử phạt những nhân viên thiếu tơn trọng, gây bất hịa, cư xử thiếu văn hóa, không trung thực…
5.1.1.2.Cam kết về thu hú t năng lực và chính sách nhân sự
Đối với doanh nghiệp, nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mình. Mỗi doanh nghiệp đều mong muốn thu hút những người có năng lực phù hợp để giúp công ty phát triển. Bởi lẽ cơng ty có đội ngũ lao động giỏi và có tinh thần trách nhiệm sẽ góp phần làm cho công ty lớn mạnh. Vì thế cơng ty cần có chính sách nhân sự, chế độ tốt để thu hút và giữ chân nhân viên.
Công ty cần chú trọng việc đào tạo và nâng cao tay nghề công nhân viên. Công ty nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và tập huấn cho những vị trí cần thiết để đảm bảo nhân viên có đầy đủ kiến thức hồn thành tốt cơng việc như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng bán hàng, nhân viên kế toán đi tập huấn thuế và những thay đổi về thông tư, luật mới ban hành…. Cơng ty có thể mời các chun gia về tư vấn và bổ sung những kiến thức về sản xuất, công nghệ, cải tiến kỹ thuật…
Công ty nên thực hiện luân chuyển giữa các vị trí nhân viên với nhau để nâng cao kỹ năng làm việc và giúp nhân viên hiểu hơn về công việc trong cơng ty, có thể giúp họ bớt nhàm chán về công việc, giữ chân họ. Các nhân viên có thể nắm bắt được cơng việc của nhau và có thể thay thế khi họ nghỉ ốm hoặc nghỉ ngang vì lí do bất khả kháng và có thể kiểm tra chéo.
Ngoài ra, Cơng ty cần xây dựng KPI để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra mức khen thưởng hay tăng lương phù hợp cho mỗi năm. Cơng ty nên đưa ra chỉ tiêu hồn thành nhiệm vụ và có những mức độ khen thưởng cho từng phịng ban hồn thành tốt cơng việc góp phần nâng cao hiệu quả làm việc và tăng năng suất lao động, và tạo cho nhân viên ở các phịng ban có tinh thần làm việc hăng hái.
5.1.2. Đánh giá rủi ro
5.1.2.1. Xác định mục tiêu
Bất kỳ doanh nghiê ̣p nào cũng có những rủi ro nhất đi ̣nh xuất hiê ̣n từ các yếu tố bên ngoài và trong doanh nghiê ̣p. Khi đứng trước những rủi ro thì ban giám đốc phải