CHƯƠNG 4 : KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN
4.2. Kiểm chứng nguyên nhân
4.2.4. Thông tin và truyền thông
Bảng 4.17. Kết quả khảo sát thông tin và truyền thơng.
THƠNG TIN VÀ TRÙN THƠNG Có Khơng
62 Hệ thống thông tin cung cấp đầy đủ và ki ̣p thờ i cho ban giám đốc để thực hiê ̣n các mu ̣c tiêu chung củ a công ty hay không?
100% 0%
63 Có sự tương tác giữa nhân viên và ban quản lý cấp trên để ta ̣o hiê ̣u quả trong công viê ̣c hay không?
64 Sự trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau có ta ̣o sự thuâ ̣n lợi trong viê ̣c thực hiê ̣n công việc hay không?
87% 13%
65 Mỗi cá nhân có đủ thông tin để thực hiê ̣n
công việc của mình hay không? 97% 3%
66 Có kênh thông tin nào khác khi nghi ngờ báo
cáo không phù hợp hay không? 45% 55%
67 Ban giám đốc có nhâ ̣n biết báo cáo các thông
tin có sai lê ̣ch hay không? 77% 23%
68 Các hành vi sai trái, gây ảnh hưởng đến công
ty có được báo cáo lên cấp trên hay không? 92% 8% 69 Ban quản lý cấp trên khi nhâ ̣n được thông tin
gây ảnh hưởng đến công ty thì có xử lý triê ̣t để hay không?
87% 13%
70 Công ty có thiết lâ ̣p kênh truyền thông để các nhân viên có thể kiến nghi ̣ và phản hồi thông tin sai lệch hay không?
33% 67%
71 Công ty có xây dựng kênh truyền thông để khách hàng phản hồi những thông tin về sản phẩm hoặc thái đô ̣ của nhân viên hay không?
47% 53%
Hệ thống thông tin cung cấp đầy đủ và ki ̣p thời cho ban giám đốc để thực hiê ̣n các mu ̣c tiêu chung của công ty. Định kỳ tùy theo nhu cầu của ban giám đốc về thông tin, các báo cáo của các nhân viên sẽ được trình lên cho từng ban giám đốc bộ phận. Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời để xử lý công việc. Công ty thực hiện truyền đạt thơng tin đến các phịng ban và cá nhân bằng nhiều phương pháp khác nhau như gửi
Để đảm bảo công việc diễn ra trơi chảy thì sự tương tác giữa nhân viên và ban quản lý cấp trên và trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau rất quan trọng ta ̣o sự thuận lợi trong viê ̣c thực hiê ̣n công viê ̣c, đảm bảo cho mỗi nhân viên có đủ thơng tin để thực hiện cơng việc của mình. Chẳng hạn, khách hàng sẽ đặt hàng qua bộ phận bán hàng theo từng kênh bán hàng, thông tin khách hàng đặt những sản phẩm nào đều phải thông báo cho phòng kế hoạch để chạy những loại sản phẩm đó để đảm bảo đủ số lượng cung ứng theo yêu cầu khách hàng, bộ phận kế hoạch sẽ thông báo cho bộ phận mua hàng mua NVL phù hợp để đảm bảo sản xuất, cuối cùng bộ phận sản xuất nhận được thơng báo cho sản xuất những mặt hàng đó và yêu cầu xuất NVL. Thông tin được cung cấp giữa các phòng ban phải chặt chẽ và phối hợp với nhau để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo mục tiêu chung của tổ chức
Khi nhận được báo cáo và các thơng tin từ nhân viên cấp dưới thì ban giám đốc nên đánh giá và nếu có nghi ngờ về báo cáo cần xác nhận qua những nhân viên khác. Và ban giám đốc cần quan tâm nhiều hơn đến công việc nhân viên và hoạt động tồn cơng ty để nắm bắt những thông tin cụ thể.
Các hành vi sai trái, gây ảnh hưởng đến công ty được báo cáo lên cấp trên và được xử lý vì đây là hành vi làm ảnh hưởng đến mục tiêu và hoạt động của công ty. Nhưng công ty lại không xây dựng những biện pháp xử lý bằng văn bản cụ thể để răng đe và nhân viên nắm bắt, tránh những hậu quả khôn lường.
Cơng ty chưa có thiết lâ ̣p kênh trùn thơng để các nhân viên có thể kiến nghi ̣ và phản hồi thông tin sai lê ̣ch và xây dựng kênh truyền thông để khách hàng phản hồi những thông tin về sản phẩm hoă ̣c thái đô ̣ của nhân viên. Khách hàng sẽ phản hồi trực tiếp cho những nhân viên trực tiếp tư vấn, và khơng có tổng đài riêng.