Hoạt đô ̣ng kiểm soát chung Có Không
33 Cơng ty có thực hiện việc ủy quyền và đảm
bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm hay không? 88% 12% 34 Các báo cáo nội bô ̣ của từng bộ phận phịng
ban trình lên ban giám đốc có đáng tin cậy hay không?
73% 27%
35 Các hoạt động phát sinh có được phê duyệt
của các cấp có thẩm quyền hay khơng? 98% 2%
36 Cơng ty có ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động kinh doanh và trong công tác kế tốn hay khơng?
80% 20%
37 Việc lưu giữ các chứng từ kế tốn, sổ sách có
được an tồn hay khơng? 77% 23%
38 Quy trình luân chuyển chứng từ các phịng ban với nhau có được phối hợp chặt chẽ hay không?
65% 35%
39 Các bộ phận trong cơng ty có trao đổi thông tin với nhau để đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả hay không?
85% 15%
Qua kết quả khảo sát, ta thấy công ty đã xây dựng hệ thống kiểm soát cơ bản để hạn chế rủi ro và gian lận. Công ty cũng phân chia trách nhiệm của từng cá nhân một cách rõ ràng, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (88%) như công ty đã tách biệt thủ
Ban giám đốc xây dựng hoạt động kiểm soát dựa trên các quy trình hoạt động kinh doanh hàng ngày của nhân viên từ đó đưa ra các thủ tục để kiểm sốt nó. Từ những thủ tục, chính sách ban giám đốc sẽ phân trách nhiệm cho các cấp quản lý và thực hiện kiểm soát các hoạt động đến từng nhân viên trong công ty. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nếu có xảy ra sai xót và gian lận thì ban giám đốc sẽ phân công nhân viên chịu trách nhiệm giải quyết và sau đó báo cáo cho mình.
Ban giám đốc kiểm sốt các hoạt động diễn ra tại cơng ty chặt chẽ, mọi nghiệp vụ ghi nhận đều có chứng từ, kiểm tra và ký duyệt của người có thẩm quyền. Cơng ty ty ln rà sốt, xem xét các chứng từ trước khi thực hiện bởi ban giám đốc của từng bộ phận sẽ chịu trách nhiệm cho hoạt động này. Ví dụ một nhân viên đề nghị mua máy in phải được ký duyệt của trưởng bộ phận và giám đốc bộ phận, sau đó yêu cầu sẽ được chuyển đến bộ phận mua hàng, giám đốc mua hàng sẽ duyệt giá và nhà cung cấp, PO. Sau khi mua hàng về lắp đặt, thì bộ chứng từ hóa đơn, đề nghị, biên bản giao hàng, biên bản bàn giao,PO các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký. Nếu kế toán nhận đầy đủ chứng từ sẽ thực hiện thanh toán. Việc kiểm tra và sốt xét các chứng từ giúp cơng ty giảm thiểu được thất thoát, giúp hoạt động kiểm soát hiệu quả
Cơng ty có sử dụng mạng nội bộ trong việc trao đổi thông tin giữa các bộ phận, mỗi nhân viên sẽ được phân quyền truy cập và chỉnh sửa các số liệu hoặc chỉ để lấy dữ liệu cần thiết để thực hiện tiếp tục cơng việc của mình. Điều này giúp các nhân viên tiết kiệm thời gian và dễ dàng cập nhật thông tin. Mỗi bộ phận sẽ được hỗ trợ phần mềm nếu cần thiết, chẳng hạn như phịng kế tốn sẽ được trang bị phần mềm kế toán để đáp ứng phù hợp nhu cầu sử dụng trong công việc và giúp tiện lợi và nhanh chóng. Mỗi nhân viên phịng kế tốn sẽ được cấp cho tên người đăng nhập và mật khẩu đê đăng nhập vào phần mềm, chỉ được sử dụng trên phần quyền của mình, được chỉnh sửa và xóa trong thời gian nhất định. Cơng ty sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện hạch toán các nghiệp vụ và lập BCTC giúp tiết kiệm thời gian và những sai sót so với sử dụng thủ công.
Các chứng từ kế toán được lưu trữ theo hệ thống từng nội dung, và được lưu theo tháng, chứng từ được đánh số liên tục để dễ bảo quản và kiểm tra, tránh thất lạc…Các chứng từ được lưu giữ trong tủ, chỉ có những người liên quan mới được sử dụng. Sau khi công ty kiểm tốn sẽ được đưa vào kho lưu trữ và khóa cẩn thận
Cơng ty có quy định thời gian báo cáo cho từng nhân viên và bộ phận phòng ban, quy định này được thực hiện và tuân thủ đúng.
4.2.3.2. Kiểm sốt quy trình mua hàng, nhận hàng và thanh tốn
Bảng 4.12. Kết quả khảo sát về quy trình mua hàng, nhận hàng và thanh tốn
Kiểm soá t quy trình mua hàng, nhâ ̣n hàng
và thanh toán
Có Khơng
40 Cơng ty có tách biệt giữa người đề nghị mua hàng, nhân viên mua hàng và phê duyệt đơn hàng ghi chép đơn hàng và thanh toán hay không?
100% 0%
41 Các hoa ̣t đô ̣ng mua hàng có được phê duyê ̣t
củ a cấp có thẩm quyền hay không? 95% 5% 42 Hàng hóa có được ghi nhâ ̣n và lâ ̣p phiếu nhâ ̣p
kho đúng quy đi ̣nh và ki ̣p thời không? 63% 37% 43 Các nghiệp vụ mua hàng có được ghi nhận
phù hợp và cẩn thận hay không? 78% 22%
44 Định kỳ, cơng ty có thực hiện theo dõi cơng nợ và lập biên bản đối chiếu công nợ cho nhà cung cấp hay không?
75% 25%
45 Hàng hóa được bảo quản và lưu trữ đúng quy định để đảm bảo an toàn và tránh hư hỏng hay không?
46 Cơng ty có thực hiện kiểm kê định kỳ hay
không? 100% 0%
Kết quả khảo sát tại bảng trên cho thấy 100% đồng ý Cơng ty có tách biệt giữa người đề nghị mua hàng, nhân viên mua hàng và phê duyệt đơn hàng, ghi chép đơn hàng và thanh toán. Điều này cho thấy công ty rất quan tâm đến việc gian lận và những rủi ro trong quá trình mua hàng, đánh giá cao về nguyên tắc bất kiêm nhiệm. 95% các hoạt động mua hàng có được phê duyệt của các cấp thẩm quyền, tất cả các chứng từ chuyển cho phịng kế tốn thanh tốn và nhập dữ liệu đều được kiểm tra và rà soát kỹ về các chữ ký của những người có liên quan. Cơng ty cịn u cầu về việc xác nhận bên nhà cung cấp trên PO trước khi thanh tốn, các hóa đơn phải được giám đốc mua hàng ký duyệt.
Hàng hóađược ghi nhâ ̣n và lâ ̣p phiếu nhâ ̣p kho đúng quy đi ̣nh và ki ̣p thời (63%). Thủ kho là người chịu trách nhiệm làm phiếu nhập kho và nhận hàng theo đúng số lượng ghi trên phiếu xuất kho của nhà cung cấp.Cơng ty có mẫu phiếu xuất kho và đánh số thứ tự. Các nghiệp vụ mua hàng được ghi nhận phù hợp và cẩn thận (78%). hàng tháng lượng hàng mua sẽ được kiểm soát chặt chẽ, và chứng từ mua hàng sẽ được chuyển phịng kế tốn để nhập và thanh tốn.
Theo tỷ lệ đồng ý 75% với nhận định “Định kỳ, cơng ty có thực hiện theo dõi cơng nợ và lập biên bản đối chiếu công nợ cho nhà cung cấp”. Hàng tháng công ty sẽ gửi biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp
Kết quả khảo sát 87% đồng ý rằng hàng hóa được bảo quản và lưu trữ đúng quy định để đảm bảo an toàn và tránh hư hỏng. Hàng tồn kho tại cơng ty được bố trí phù hợp với nơi sản xuất, có kệ và được bảo quản tốt.Bên trong kho có gắn camera, chỉ thủ kho và những người có phận sự mới được vào kho để hạn chế mất mát.
100% đồng ý rằng cơng ty có thực hiện kiểm kê định kỳ, công ty thực hiện kiểm kê hàng tháng với sự tham gia của kế tốn. Khi kiểm kê cơng ty khơng cho xuất nhập
hàng để hạn chế sai sót trong q trình kiểm kho. Kế tốn chịu trách nhiệm đối chiếu với số liệu kiểm kho với sổ sách kế tốn, nếu chênh lệch sẽ tìm ngun nhân và đưa ra cách giải quyết tùy trường hợp.
4.2.3.3. Kiểm sốt quy trình bán hàng, giao hàng và nhận thanh tốn
Bảng 4.13. Kết quả khảo sát về quy trình bán hàng, giao hàng và nhận thanh tốn toán
Kiểm soá t quy trình bán hàng, giao hàng
và nhâ ̣n thanh toán
Có Khơng
47 Cơng ty có tách biệt giữa người bán hàng, phê duyệt đơn hàng, ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền hay không?
92% 8%
48 Cơng ty có thực hiện bán hàng kèm khuyến mãi, chiết khấu và cho thanh tốn chậm hay khơng?
87% 13%
49 Cơng ty có thực hiện theo dõi công nợ khách
hàng và thu hồi nợ quá hạn hay khơng? 78% 22%
Có 92% đồng ý với nhận định cơng ty có tách biệt giữa người bán hàng, phê duyệt đơn hàng, ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Công ty thực hiện tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm và hạn chế gian lận, tránh thất thốt tài sản của cơng ty.
Kết quả khảo sát cho thấy công ty có thực hiện bán hàng kèm khuyến mãi, chiết khấu và cho thanh toán chậm với 87%. Cơng ty thực hiện chính sách bán hàng tốt, có những chương trình khuyến mãi, chiết khấu… cho khách hàng để thu hút và mang lại sự hài lịng của khách hàng. Cơng ty cho khách hàng thanh toán chậm hoặc bán chịu cho khách hàng khi ban giám đốc nhận được hồ sơ phân tích khả năng thanh tốn và xác minh tài chính của khách hàng trước khi duyệt mức bán chịu cho khách hàng. Thông thường công ty thu tiền trước mới cho hàng đi, trừ một vài trường hợp công ty
làm ăn lâu dài và lớn đảm bảo về tài chính cơng ty mới cho thời hạn thanh toán và kiểm soát thanh toán rất chặt chẽ.
Hàng tháng kế tốn cơng nợ sẽ gửi biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và theo dõi những khách hàng đến hạn nhưng chưa thanh toán sẽ nhắc nhở bộ phận bán hàng thu nợ và ngừng cung cấp cho khách hàng đó, đồng thời báo cáo cho cấp quản lý về vấn đề này để có hướng xử lý cụ thể. Vì thế với nhận định cơng ty có thực hiện theo dõi công nợ khách hàng và thu hồi nợ quá hạn thì tỷ lệ đồng ý 78%. Giám đốc tài chính cũng rất quan tâm về điều này, vì đây là doanh thu cơng ty, nguồn thu nhập chính của cơng ty
4.2.3.4. Kiểm sốt quy trình sản xuất
Bảng 4.14. Kết quả khảo sát quy trình sản xuất.
Kiểm sốt quy trình sản xuất Có Khơng
50 Cơng ty có tách biệt giữa người xuất NVL,
người nhận NVL và phê duyệt hay không? 100% 0% 51 Cơng ty có lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo
lượng hàng cung ứng hay không? 73% 27%
52 Cơng ty có tổ chức việc giám sát và kiểm tra
hoạt động sản xuất hay không? 57% 43%
53 Sản phẩm sản xuất có được kiểm tra đủ chất
lượng để nhập kho hay không? 67% 33%
Theo kết quả khảo sát thì 100% đồng ý cơng ty có tách biệt giữa người xuất NVL, người nhận NVL và phê duyệt. Công ty thực hiê ̣n nguyên tắc bất kiêm nhiê ̣m, tách biê ̣t giữa các chức năng để phân đi ̣nh rõ ràng trách nhiê ̣m công viê ̣c của từng các nhân. Khi có sai sót, những biến cố trong công viê ̣c có thể dễ dàng truy cứu trách nhiệm, xác đi ̣nh lỗi của cá nhân nào từ đó có biê ̣n pháp giải quyết cu ̣ thể.
Hầu hết đờng ý với ý kiến cơng ty có lập kế hoạch sản xuất để đảm bảo lượng hàng cung ứng. Công ty có phòng kế hoa ̣ch riêng để phu ̣c vu ̣ cho viê ̣c lâ ̣p kế hoa ̣ch cho sản xuất. Phòng kế hoa ̣ch sẽ lâ ̣p kế hoa ̣ch sản xuất hàng tháng, báo cáo cho ban giám đớc. Cơng ty có tổ chức việc giám sát và kiểm tra hoạt động sản xuất thì 57% đồng ý. Công ty có giám đốc sản xuất riêng về mảng sản xuất, từng phân xưởng sẽ có giám đốc sản xuất theo dõi.
Mỗi dây chuyền sản xuất sẽ được bố trí nhân viên kiểm tra chất lượng sản phẩm. Vì vâ ̣y với nhâ ̣n đi ̣nh sản phẩm sản xuất được kiểm tra đủ chất lượng để nhập kho thì có 67% đồng ý. Sản phẩm công ty luôn đảm bảo chất lượng trước khi các sản phẩm được bán ra ngoài. Vì thế thương hiê ̣u công ty ngày càng lớn ma ̣nh và chiếm thi ̣ phần cao trong nước.
4.2.3.5. Kiểm sốt quy trình tiền lương
Bảng 4.15. Kết quả khảo sát quy trình tiền lương
Kiểm sốt quy trình tiền lương Có Khơng
54 Cơng ty có tách biệt giữa người thực hiện chấm công, làm lương, phê duyệt và thanh tốn hay khơng?
100% 0%
55 Cơng ty có thực hiện chính sách bảo mật tiền
lương đối với từng nhân viên hay không? 100% 0% 56 Cơng ty có thực hiện các khoản trích lương
theo quy định của nhà nước không? 100% 0%
57 Cơng ty có cập nhật kịp thời về sự thay đổi về
nhân sự và tiền lương hay không? 97% 3%
Theo kết quả khảo sát thì 100% đồng ý với ý kiến cơng ty có tách biệt giữa người thực hiện chấm cơng, làm lương, phê duyệt và thanh tốn. Cơng ty thự hiện tốt nguyên tắc
Kết quả khảo sát cho thấy 100% đồng ý rằng cơng ty có thực hiện chính sách bảo mật tiền lương đối với từng nhân viên. Tiền lương là một vấn đề nhạy cảm đó là nhu cầu và mục đích chính của người đi làm, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi ích và quyền lợi của mỗi cá nhân. Nếu mức lương không bằng nhau sẽ dễ dẫn đến mâu thuẫn và ganh tỵ, so đo nhau, các nhân viên sẽ làm việc không hiệu quả và khơng hịa hợp trong công việc, trong cách cư xử hàng ngày. Cơng ty sẽ chịu thiệt hại, khó ổn định và phát triển vững mạnh về lâu dài. Bảo mật tiền lương là vấn đề rất cần thiết để ổn định nhân viên. Cơng ty cũng thanh tốn lương cho nhân viên bằng chuyển khoản để đảm bảo giữ bí mật lương cho mỗi nhân viên.
Các nhân viên hầu hết đồng ý với nhâ ̣n đi ̣nh cơng ty có thực hiện các khoản trích lương theo quy định của nhà nước. Điều này cho thấy công ty luôn đảm bảo quyền lợi của nhân viên và tuân thủ đúng quy đi ̣nh của pháp luâ ̣t.
Vớ i nhâ ̣n đi ̣nh cơng ty có cập nhật kịp thời về sự thay đổi về nhân sự và tiền lương chiếm 97% tỷ lê ̣ đồng ý, bô ̣ phâ ̣n nhân sự tính lương luôn câ ̣p nhâ ̣t những thay đổi về nhân sự và mức lương của từng nhân viên ki ̣p thời. Đảm bảo viê ̣c tính lương đúng với thực tế và chi phí phí lương của công ty phải trả không bi ̣ sai lê ̣ch.
4.2.3.6. Kiểm sốt quy trình thu-chi tiền mặt
Bảng 4.16. Kết quả khảo sát quy trình thu-chi tiền mặt.
Kiểm sốt quy trình thu-chi tiền mặt Có Không
58 Công ty tách biệt giữa thủ quỹ, phê duyệt,
người lập chứng từ hay không? 100% 0%
59 Định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê quỹ hay
khơng? 87% 13%
60 Công ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu của
từng bộ phận phịng ban hay khơng? 77% 23%
hoàn trả chi phí hay không?
Theo kết quả khảo sát cho thấy 100% đồng ý công ty tách biệt giữa thủ quỹ, phê duyệt, người lập chứng từ. Công ty thực hiê ̣n nguyên tắc bất kiêm nhiê ̣m, điều này cho thấy nhiê ̣m vu ̣ của từng nhân viên, trách nhiê ̣m công viê ̣c của mỗi cá nhân được phân đi ̣nh rõ ràng, ha ̣n chế được gian lâ ̣n, tránh thất thoát tài sản của công ty.
Có 87% đờng ý rằng định kỳ cơng ty có tiến hành kiểm kê quỹ. Mỗi quý công ty thực hiê ̣n kiểm quỹ và lâ ̣p biên bản tồn quỹ, hoă ̣c kiểm đô ̣t xuất theo ban giám đốc.
Đa số nhân viên đồng ý với ý kiến công ty xây dựng mức xét duyệt chi tiêu của từng bộ phận phịng ban. Tù y vào mức đơ ̣ mà ban giám đốc sẽ ho ̣p bàn về khoản chi tiêu mà từng phòng ban được sử du ̣ng trong tháng, yêu cầu không được vượt quá khoản được xét duyê ̣t
Vớ i nhâ ̣n đi ̣nh công ty có quy đi ̣nh về các khoản ta ̣m ứng và hoàn trả chi phí thì