Bộ phâ ̣n thực hiê ̣n Hoa ̣t đô ̣ng và chứng từ liên
quan
Người phê duyê ̣t
BP sản xuất PA mua hàng Giám đốc sản xuất Phòng mua hàng Bảng so sánh giá (nếu NVL
mớ i)
Giám đốc mua hàng
Phòng mua hàng Đơn đă ̣t hàng, hợp đồng mua hàng
Giám đốc mua hàng
Kho Nhập kho, lâ ̣p phiếu nhâ ̣p kho
Giám đốc logistic
phòng mua hàng Nhận hóa đơn, PNK, PXK, Phiếu cân, PO, con trol PO
Giám đốc mua hàng
Kế toán kho Ghi nhận nghiê ̣p vu ̣ mua hàng và kiểm tra chứng từ
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thanh toán Giám đốc tài chính
Phụ tùng, công cu ̣ du ̣ng cu ̣ (Spare part): Nhân viên bảo trì làm phiếu yêu cầu mua CCDC có sự phê duyê ̣t của trưởng bô ̣ phâ ̣n bảo trì. Phiếu yêu cầu sẽ được kho xác nhận là không có tồn trong kho. Sau đó phiếu yêu cầu sẽ được đưa lên phòng mua hàng để người chi ̣u trách nhiê ̣m sẽ tiến hành mua hàng
Bảng 3.3.Quy trình mua spare part tại công ty
Bộ phâ ̣n thực hiê ̣n Hoa ̣t đô ̣ng và chứng từ liên
quan
Người phê duyê ̣t
BP bảo trì PA Giám đốc bảo trì
mớ i) hàng Phòng mua hàng Đơn đă ̣t hàng, hợp đồng mua
hàng
Giám đốc mua hàng
Kho Nhập kho, lâ ̣p phiếu nhâ ̣p kho
Giám đốc logistic
BP bảo trì Kiểm tra hàng Giám đốc bảo trì phòng mua hàng Nhận hóa đơn, PNK, PXK,
Phiếu cân, PO, con trol PO
Giám đốc mua hàng
Kế toán kho Ghi nhận nghiê ̣p vu ̣ mua hàng và kiểm tra chứng từ
Kế toán trưởng Kế toán thanh toán Thanh toán Giám đốc tài chính
Đối với hàng nhập khẩu: Cũng như hàng nô ̣i đi ̣a mỗi nhân viên mua hàng phu ̣ trách mua hàng sẽ thực hiê ̣n. Chứng từ khai hàng nhâ ̣p khẩu sẽ do bô ̣ phâ ̣n xuất nhâ ̣p khẩu cung cấp.
Kiểm sốt hoạt đơ ̣ng nhâ ̣n hàng và nhâ ̣p kho
Đối với NVL, nhiên liệu, hóa chất: Khi nhà cung cấp giao hàng, thủ kho căn cứ vào phiếu giao hàng hoă ̣c phiếu xuất kho của nhà cung cấp, thủ kho sẽ chi ̣u trách nhiệm nhâ ̣p kho theo số lượng thực tế và sẽ lâ ̣p phiếu nhâ ̣p kho (3 liên: 1 liên lưu ta ̣i kho, 1 liên được đưa lên cho kế toán kho theo dõi viê ̣c nhâ ̣p hàng, 1 liên gửi bên mua hàng để ke ̣p chứng từ thanh toán), QA sẽ kiểm tra chất lượng của NVL trước khi nhâ ̣p kho, bảo vê ̣ sẽ giám sát trong viê ̣c giao hàng ra vào của công ty, nhân viên cân ta ̣i công ty sẽ thực hiê ̣n lâ ̣p phiếu cân sau đó thủ kho dựa trên phiếu cân để xem số lượng trên phiếu xuất kho của nhà cung cấp khớp với lượng hàng trên phiếu cân.
Đối với việc mua mới CCDC, máy móc, thiết bị: Hàng về tới kho nhân viên bảo trì sẽ kiểm tra và xác nhâ ̣n hàng đa ̣t yêu cầu, và thủ kho tiến hành nhâ ̣p kho. Một số
phụ tùng cần sửa chữa gấp thì sẽ được xuất thẳng qua bên sử dụng nhưng có xác nhận của người sử dụng và nhân viên bảo trì.
Ở cơng ty có thiết lập hệ thống cân hàng và ở mỗi kho sẽ có một cân điện tử hỗ trợ cho việc kiểm tra và cân lại mỗi khi xuất hàng. Đối với các chất lỏng được chứa ở những bồn lớn có những thước đo riêng để xác định số lượng nhập.
Trường hợp đối với hàng nhập khẩu thì thủ kho căn cứ vào packing list và hóa đơn để nhập kho, quy trình thực hiện giống như hàng nội địa.
Kiểm sốt quy trình ghi nhận nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
Khi nhà cung cấp giao hàng sẽ mang kèm theo hóa đơn và sẽ gửi cho nhân viên mua hàng. Trường hợp xuất hóa đơn sau sẽ gửi chuyển phát nhanh đến công ty. Nhân viên mua hàng sẽ tiến hành làm thủ tu ̣c thanh toán như sau:
- Đối với chứng từ mua phụ tùng bao gồm hóa đơn, phiếu nhâ ̣p kho, phiếu xuất kho (phiếu giao hàng), phiếu yêu cầu, PO.
- Đối với NVL, nhiên liệu, hóa chất trong nước gờm hóa đơn, PNK, PXK, phiếu cân, PO, control PO
- Đối với hàng nhập khẩu chứng từ thanh toán bao gồm hóa đơn, tờ khai, vâ ̣n đơn, danh sách hàng hóa, phiếu nhâ ̣p kho, hợp đồng hoă ̣c PO
Các chứng từ sẽ được chuyển cho bộ phận kế tốn, có nhân viên kế tốn sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu với đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho đã được duyệt và cập nhật nghiệp vụ vào phần mềm kế toán, ghi nhận công nợ. Sau đó chuyển bên kế toán thanh toán để thanh toán cho khách hàng theo hợp đồng hoă ̣c thỏa thuâ ̣n. Các chứng từ phải có đầy đủ chữ ký và sự phê duyê ̣t của giám đốc mua hàng. Khi thực hiện thanh toán thì bô ̣ chứng từ phải có đầy đủ chữ ký của người yêu cầu, trưởng bô ̣ phận, …và được đưa cho giám đốc tài chính ký duyê ̣t và thanh toán. Phương thức thanh toán sẽ được chia thành hai loại thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản.
3.2.3.2. Kiểm soá t quy trình bán hàng, giao hàng và nhâ ̣n thanh toán
3.2.3.2.1. Bá n hàng nội đi ̣a
Đây là quy trình quan trọng bao gồm xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ và thu tiền. Cơng ty có nhiều kênh bán hàng khác nhau và quy trình bán hàng cũng khác nhau.
Kênh siêu thị (MT): bán cho các hê ̣ thống siêu thi ̣.Ta ̣i hê ̣ thống siêu thi ̣ sẽ gửi các danh mu ̣c yêu cầu đơn hàng qua mail cho nhân viên bán hàng của công ty. Sau đó nhân viên bán hàng sẽ làm đơn đă ̣t hàng và đưa cho bô ̣ phâ ̣n vâ ̣n chuyển sẽ sắp xếp giao hàng cho khách hàng. Đơn đă ̣t hàng sẽ được chuyển xuống kho để thủ kho làm phiếu xuất kho, xuất hàng, thủ kho sẽ căn cứ vào số lượng tồn kho thực tế để xuất hàng.Sau đó kế toán bán hàng sẽ dựa trên phiếu xuất kho để làm hóa đơn. Căn cứ vào hợp đồng, bô ̣ phâ ̣n kế toán sẽ thu tiền và theo dõi công nợ. Công ty có thực hiê ̣n chính sách chiết khấu, bán chi ̣u, khuyến mãi được sự ký duyê ̣t của giám đốc tài chính
Kênh AFH: bán cho nhà phân phối.Các nhân viên bán hàng thi ̣ trường sẽ tìm kiếm khách hàng và sẽ gửi thông tin đơn hàng về cho nhân viên bán hàng ta ̣i công ty. Nhân viên bán hàng sẽ làm đơn đă ̣t hàng và tiến hành kiểm tra sự thanh toán của khách hàng. Nếu khách hàng đã thanh toán thì sẽ thực hiê ̣n tương tự như kênh siêu thi ̣. Đơn đă ̣t hàng sẽ được đưa đến bô ̣ phâ ̣n vâ ̣n chuyển để giao hàng, kho làm phiếu xuất kho, kế toán xuất hóa đơn. Bô ̣ phâ ̣n kế toán sẽ lưu chứng từ có chữ ký của các bên liên quan.
Kênh GT: bán cho các khách hàng gồm cửa hàng, trường ho ̣c, nhà hàng, khách sạn…tương tự như kênh AFH
3.2.3.2.2. Bá n hàng xuất khẩu
Công ty có bô ̣ phâ ̣n bán hàng xuất khẩu riêng, các chứng từ thanh toán xuất khẩu do bộ phâ ̣n xuất nhâ ̣p khẩu chi ̣u trách nhiê ̣m. Bộ phận kế toán sẽ ghi nhận doanh thu theo những chứng từ mà bên bộ phận xuất nhập khẩu cung cấp bao gồm contract, invoice,packing list, phiếu xuất kho.
3.2.3.3. Kiểm sốt quy trình sản xuất
Có 2 giai đoạn sản xuất tại công ty, hai xưởng sản xuất sẽ hoạt động khác nhau Giai đoạn 1: xưởng sản xuất tạo thành jumboroll (cuộn giấy lớn) được gọi là PM. Bộ phận kho raw material (nguyên vật liệu chính) sẽ xuất theo số lượng yêu cầu của nhà máy để sản xuất gồm có bột giấy và giấy vụn, hóa chất cũng được nhà máy viết giấy yêu cầu xuất. Bộ phận kho có nhiệm vụ làm phiếu xuất kho (3 liên) để xác định lượng tồn trong kho để bộ phận mua hàng theo dõi để mua hàng dự trữ cho q trình sản xuất. Sau đó 1 liên của phiếu xuất kho sẽ được đưa lên phịng kế tốn để nhập liệu để báo cáo xuất nhập tồn của tháng đó cho giám đốc tài chính. 2 liên cịn lại bộ phận kho sẽ lưu, và khi nhà máy báo cáo sản xuất sẽ dựa vào báo cáo xuất hàng tháng của bên kho.
Giai đoạn 2: xưởng converting sẽ cắt tạo hình giấy theo nhiều hình thức khác nhau và đóng gói cho ra các sản phẩm giấy vệ sinh, sinh hoạt. Từ những cuộn giấy lớn, Converting sẽ cắt tạo hình giấy và đóng gói tạo ra những sản phẩm giấy sinh hoạt khác nhau. Những cuộn giấy lớn là thành phẩm bên PM và chuyển sang cho converting sản xuất. Bộ phận kho sub material (Nguyên vật liệu phụ) sẽ xuất NVL cho converting theo yêu cầu sản xuất của xưởng, và làm phiếu xuất kho (3 liên), kế toán kho giữ 1 liên để báo cáo xuất nhập tồn của kho và 2 liên còn lại kho lưu. Khi NVL không sử dụng hết trong ngày sẽ không được nhập về kho mà để sang hôm sau sản xuất tiếp. Và nếu trong tháng đó khơng có kế hoạch sản xuất những mặt hàng mà cần những NVL đó sẽ được trả lại kho. Kế hoạch sản xuất sẽ được phịng kế hoạch thơng báo cho xưởng converting để chạy những mặt hàng nào cần thiết.Bộ phận kế hoạch sẽ theo nhu cầu khách hàng của phòng mua hàng để theo dõi sản xuất. Bộ phận sản xuất để đưa ra và đánh giá mức độ hao hụt cũng như mức độ hoàn thành sản phẩm. Bộ phận sản xuất sẽ báo cáo cho bộ phận kế toán về sản lượng sản xuất và mức độ hao hụt. Bộ phận kiểm tra chất lượng sẽ giám sát trực tiếp để đánh giá chất lượng sản phẩm hoàn thành để đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt chất lượng tốt nhất theo yêu cầu.
3.2.3.4. Kiểm sốt quy trình tiền lương
Quy trình tiền lương rất quan trọng đối với cơng ty, nó liên quan đến mặt pháp lý và các nghĩa vụ phải trả như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí cơng đồn…và liên quan đến qùn lợi của người lao đô ̣ng. Vì thế, nếu xảy ra sai sót ảnh hưởng rất lớn có thể dẫn đến trì trê ̣ trong sản xuất, lô ̣n xô ̣n trong tâm lý nhân viên….Quy trình thực hiê ̣n lương cũng cần được theo dõi chă ̣t chẽ. Công ty trả lương cho các nhân viên vào ngày mùng 5 của tháng, có những tháng sẽ được trả trễ hơn sẽ được thơng báo. Cơng ty có thực hiện máy chấm công để chấm công các nhân viên. Cuối tháng các bộ phận phòng ban sẽ chịu trách nhiệm chấm công, ghi nhận những nhân viên nghỉ làm kẹp những chứng từ nghỉ phép, nghỉ ốm…và có sự ký duyệt của trưởng bộ phận, sau đó bảng chấm công và các chứng từ xin phép nghỉ sẽ được chuyển cho bộ phận nhân sự để tính lương cho các nhân. Bộ phận nhân sự dựa vào máy chấm cơng trích xuất dữ liệu để chấm cơng tồn bộ nhân viên công ty. Những ngày nhân viên vắng mặt sẽ căn cứ vào bảng chấm công và những chứng từ của từng bộ phận để tính lương cho nhân viên. Bảng tính lương sẽ được xem xét và ký duyệt của giám đốc nhân sự, sau đó sẽ chuyển qua phịng kế tốn sẽ thanh tốn lương có sự ký duyệt của giám đốc tài chính rồi mới được chuyển lương qua ngân hàng cho các nhân viên. Nếu các nhân viên mới chưa có thẻ ngân hàng sẽ được thanh tốn bằng tiền mặt vào ngày mùng 6 hàng tháng. Phiếu lương sẽ được bộ phận nhân sự gửi cho các trưởng bộ phận của các phòng ban sau khi thực hiện trả lương.
Bảng 3.4.Quy trình tiền lương tại công ty
Bộ phâ ̣n thực hiê ̣n Hoa ̣t đô ̣ng và chứng từ liên
quan
Người phê duyê ̣t
Bộ phâ ̣n các phòng ban
Bảng chấm công và các giấy tờ nghỉ làm
Giám đốc các bô ̣ phận
Bộ phâ ̣n nhân sự Chấm công và bảng chấm công
Bộ phâ ̣n nhân sự Tính lương Giám đốc nhân sự Bộ phâ ̣n kế toán Kiểm tra và thanh toán lương Giám đốc tài chính
3.2.3.5. Kiểm sốt quy trình thu-chi tiền mặt
3.2.3.5.1. Kiểm sốt quy trình thu tiền mặt tại công ty
Thu tiền ở công ty chủ yếu là tiền bán phế liệu, bán thanh lý…Kế toán bán hàng sẽ xuất hóa đơn về thơng tin thu tiền, sau đó đưa cho kế tốn tiền mặt làm phiếu thu. Chứng từ gồm có phiếu thu, hóa đơn, phiếu cân, phiếu xuất kho chuyển sang cho thủ quỹ thu tiền dựa trên các chứng từ đã nhận, kiểm đếm tiền và ký tên thủ quỹ, yêu cầu người nộp tiền ký tên ghi rõ họ tên. Phiếu thu sau đó được đưa cho kế toán trưởng và giám đốc tài chính ký duyệt. Phiếu thu sẽ được lập thành 3 liên một liên phiếu thu sẽ được đưa cho người nộp tiền, 1 liên sẽ do thủ quỹ giữ, một liên cịn lại kế tốn tiền mặt kẹp vào chứng từ và lưu
3.2.3.5.2. Kiểm sốt quy trình chi tiền mặt tại cơng ty
Chi tiền ở công ty chủ yếu là tạm ứng, tiếp khách, mua các vật dụng ở văn phòng,tai nạn lao động…Bộ phận các phòng ban sẽ lập yêu cầu PA cần mua và đề nghị thanh toán từ phía cơng ty. Chứng từ gồm có phiếu yêu cầu mua hàng (PA),đơn đặt hàng (PO), phiếu đề nghị thanh tốn và hóa đơn cho phịng kế tốn. Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán tiền mặt làm phiếu chi, thủ quỹ nhận phiếu chi đã được duyệt bởi kế tốn trưởng, giám đốc tài chính và tổng giám đốc sẽ chi tiền theo đúng số tiền ghi trên phiếu chi. Thủ quỹ ký tên và yêu cầu người nhận tiền ký tên. Phiếu chi sẽ được làm thành 3 liên. Một liên kẹp vào bộ chứng từ, một liên thủ quỹ giữ, liên còn lại là người yêu cầu.
3.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông đóng vai trò quan tro ̣ng trong quá trình kiểm soát ta ̣i công ty. Hệ thống thông tin chủ yếu là hê ̣ thống thông tin kế toán. Công ty đang áp dụng chế đô ̣ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC thay thế chế đô ̣ kế toán doanh
nghiệp ban hành kèm theo quết đi ̣nh 15/2006/QĐ-BTC. Quy trình luân chuyển chứng từ chưa rõ ràng, chính thức bằng văn bản. Công ty đã sử du ̣ng phần mềm kế toán vào việc xử lý thông tin để hỗ trợ trong viê ̣c lấy số liê ̣u và tính toán, nhưng hiê ̣n ta ̣i công ty làm các báo cáo qua excel và xử lý mô ̣t số công viê ̣c mà phần mềm kế toán không hỗ trợ. Viê ̣c lưu trữ thơng tin trên máy tính được cơng ty đă ̣c biê ̣t quan tâm, các chứng từ bằng file giấy công ty cũng hỗ trợ các tủ kê ̣. Các nhân viên ở các phòng ban sẽ chi ̣u trách nhiê ̣m báo cáo cho các giám đốc bô ̣ phâ ̣n. Các thông tin chưa cung cấp ki ̣p thời cho việc báo cáo, quy trình luân chuyển các chứng từ còn châ ̣m cha ̣p và không có biê ̣n pháp xử lý cu ̣ thể để xử pha ̣t hoă ̣c răng đe các tình huống đó. Công ty áp du ̣ng ma ̣ng nội bô ̣ để trao đổi thông tin nô ̣i bô ̣ của từng phòng ban nhưng chưa có sự gắn kết giữa các phòng ban với nhau. Ngồi ra, những thơng tin về sản phẩm, giá cả, chất lượng, chiết khấu, khuyến mãi hàng hóa được thơng báo cho khách hàng qua trang mạng và các kênh bán hàng của công ty. Những phản hồi của khách hàng về sản phẩm sẽ được các nhân viên bán hàng ghi nhận và trao đổi với trưởng bộ phận.
3.2.5. Giám sát
Hoạt động giám sát thường được thực hiện chủ yếu ở bộ phận kế toán. Các báo cáo chủ yếu mà công ty quan tâm là về tình hình tài chính, hoạt động sản xuất, hoạt động bán hàng. Mỗi bộ phận sẽ có giám đốc bộ phận, các nhân viên từng bộ phận sẽ báo cáo các cơng việc, tình hình hoạt động hoặc những sự cố xảy ra trong quá trình xử