Hoạt động kiểm soát

CHƯƠNG 4 : KIỂM CHỨNG NGUYÊN NHÂN

5.1. Giải pháp hoàn thiê ̣n hê ̣ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH New Toyo Pulppy Viê ̣t Nam

5.1.3. Hoạt động kiểm soát

Việc quản lý, kiểm soát và sử du ̣ng hiê ̣u quả tất cả chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh thông qua các quy trình kiểm soát nô ̣i bô ̣ sẽ giúp doanh nghiê ̣p hoa ̣t đô ̣ng bền vững và nâng cao khả năng ca ̣nh tranh của mình trên thi ̣ trường trong nước và

ngoài nước. Các hoa ̣t đô ̣ng kiểm soát sẽ giúp cho công ty kiểm soát được những rủi ro và quy trình hoa ̣t đô ̣ng. Theo kết quả khảo sát trên, ta thấy hoa ̣t đô ̣ng kiểm soát của công ty thực hiê ̣n khá tốt. Nhưng tác giả đưa ra một số vấn đề như sau:

Về cơng tác thanh tốn và nhập liệu của kế tốn: Cơng ty nên có quy định xử lý hoặc kỷ luật những nhân viên không tuân thủ nghiêm túc việc kiểm tra và xem xét chứng từ.

Về mua hàng: công ty nên quy định rõ ràng về việc mua hàng tránh trường hợp thông đồng với nhau để hưởng lợi, mua vật tư hàng hóa chưa thật cần thiết, mua số lượng nhiều hơn để hưởng lợi, mua hàng, vật tư chất lượng kém nhưng giá cao sử dụng không được… các ban giám đốc nên xem xét việc mua hàng để tránh những trường hợp trên. Công ty nên đưa ra quy định không nhận quà hay lợi ích từ nhà cung cấp, công ty nên ban hành các giá trị đạo đức liên quan đến việc mua hàng và có hình phạt xử lý nghiêm nếu sai phạm. Cơng ty nên có bộ phận soạn thảo hợp đồng riêng được đào tạo về chuyên môn để hạn chế những rủi ro khi ký kết hợp đồng.

Về chu trình bán hàng-thu tiền: Cơng ty cần ban hành quy định cụ thể hơn về phê duyệt đơn hàng, đặc biệt những đơn hàng có cơng nợ q hạn nên để giám đốc tài chính quyết định và phê duyệt. Ngoài ra, công ty cũng cần ban hành chính sách đổi trả hàng, cơng ty nên giao cho bộ phận chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng, xử lý vấn đề này. Những thông tin đổi trả hàng phải được báo cáo cho cấp trên và được lưu giữ

Về hoạt động sản xuất: Do công ty sản xuất rất nhiều loại sản phẩm khác nhau, nhu cầu khách hàng cũng đa dạng và thay đổi thường xun. Vì thế cơng ty nên có kế hoạch cho những thay đổi đó, cơng ty nên xây dựng một kế hoạch sản xuất cố định tránh trường hợp thay đổi liên tục và thiếu hàng làm quy trình trở nên rối loạn khó kiểm sốt. Cơng ty nên nâng cao chất lượng máy móc và cải tiến một số quy trình sản xuất để nâng cao chất lượng sản xuất và hiệu quả hoạt động sản xuất. Thay thế hoặc thanh lý về những công nghệ làm giảm hiệu quả sản xuất.

5.1.4. Thông tin và truyền thông

Công ty cần mô ̣t hê ̣ thống thông tin tích hợp để xử lý hiê ̣u quả tất cả hoa ̣t đô ̣ng củ a công ty, các quan hê ̣ nhà cung cấp và khách hàng. Công ty nên ứng du ̣ng ERP vào công ty để cải thiê ̣n quy trình hoa ̣t đô ̣ng và chia sẻ dữ liê ̣u chung cho toàn bô ̣ công ty mang lại hiê ̣u quả hoa ̣t đô ̣ng cao hơn. Hê ̣ thống hoa ̣ch đi ̣nh nguồn lực là hê ̣ thống tích hợp quản lý nhiều phòng ban bao gồm phòng kế toán, mua hàng, sản xuất, kinh doanh, nhân sự…với hê ̣ thống ERP mo ̣i hoa ̣t đô ̣ng của doanh nghiê ̣p từ viê ̣c mua hàng đến sản xuất, bán hàng, thông tin khách hàng, nhà cung cấp…dều được câ ̣p nhâ ̣t và thực hiê ̣n trên một hê ̣ thống duy nhất. Nếu công ty thiết lâ ̣p hê ̣ thống ERP thì thông tin của mo ̣i bộ phâ ̣n được kết nối với nhau dễ dàng ta ̣o điều kiê ̣n trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời.

Ban giám đốc nên trao đổi và chia sẻ công viê ̣c với nhân viên, ta ̣o môi trường làm việc thoải mái, không gây nhiều áp lực cho ho ̣ để nhân viên phát huy hết năng lực của mình và sẵn sàng cung cấp thông tin ki ̣p thời và sự cố liên quan đến công ty.

Công ty nên thiết lâ ̣p mô ̣t kênh thông tin khác để cung cấp đầy đủ thông tin khi nghi ngờ thông tin đó không phù hợp hoă ̣c để nhâ ̣n da ̣ng thông tin.

Công ty nên đă ̣t những hòm thư lấy thông tin phản ánh và ý kiến của công nhân viên để xem xét và đánh giá sự hài lòng của nhân viên, nhân viên có thể trình bày những khó khăn gă ̣p phải trong công viê ̣c, nó phản ánh thực tra ̣ng công ty.

Công ty nên tạo diễn đàn website lấy ý kiến và phản hồi của khách hàng như về chất lượng sản phẩm, thái đô ̣ của nhân viên bán hàng, nhân viên thi ̣ trường…Thông tin phản hồi của khách hàng đóng vai trò quan tro ̣ng trong doanh nghiê ̣p giúp ho ̣ nhâ ̣n biết sự hài lòng của khách hàng và làm cơ sở để cải thiê ̣n hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh, ta ̣o quan hệ tốt với khách hàng để duy trì lượng khách hàng lâu dài đem la ̣i doanh thu cho công ty.

5.1.5. Giá m sát

Giám sát là nhiê ̣m vu ̣ của ban lãnh đa ̣o trong công ty nhằm đảm bảo đa ̣t được mục tiêu đă ̣t ra, không đi lê ̣ch hướng. Vì vâ ̣y, để hoa ̣t đô ̣ng giám sát được phát huy tính hiệu quả của nó trong quá trình quản lý hoa ̣t đô ̣ng kinh doanh thì đòi hỏi ho ̣ phải biết lắng nghe, thấu hiểu nhu cầu của nhân viên để đảm bảo lợi ích chung cho công ty. Theo kết quả khảo sát ta thấy cơng ty chưa có những cơng cụ giám sát hiệu quả và tạo điều kiện cho các nhân viên giữa các bộ phận giám sát lẫn nhau.

Công ty phải thường xuyên thực hiện đánh giá và theo dõi hệ thống kiểm soát nội bộ để nâng cao chất lượng của hệ thống, đảm bảo rằng các nhân viên thực hiện đúng quy trình, tuân thủ đúng quy định mà cơng ty ban hành. Từ đó ban lãnh đạo có thể điều chỉnh cho phù hợp với thực tế, cải thiện những sai xót, rủi ro của hệ thống.

Công ty nâng cao giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp kiểm soát được cơng việc của từng nhân viên, từ đó giúp ban giám đốc có thể điều tiết cơng việc của từng nhân, vị trí của từng nhân viên có thể thiết kế lại nhân sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh của mình.

Cơng ty cần có những c ̣c kiểm tra đô ̣t xuất để tìm ra những sai pha ̣m từ đó, giú p ban giám đốc có những biê ̣n pháp chấn chỉnh. Các giám đốc và ban quản lý cấp trên nên tăng cườ ng giám sát kết quả công viê ̣c của từng nhân viên cu ̣ thể yêu cầu nhân viên báo cáo đi ̣nh kỳ hàng tháng để nắm bắt tình hình công viê ̣c và đánh giá khả năng hoàn thành công viê ̣c của nhân viên. Từ đó, có thể biết được những khó khăn trong quá trình thực hiê ̣n công viê ̣c của nhân viên và có hướng giải quyết cu ̣ thể.

Đi ̣nh kỳ, ban giám đốc nên xem xét đánh giá nhân viên. Viê ̣c đánh giá này phải dựa trên các tiêu chí cu ̣ thể đảm bảo tính công bằng và nhâ ̣n được sự đồng thuâ ̣n của các nhân viên. Đánh giá đúng năng lực và khen thưởng ta ̣o đô ̣ng lực làm viê ̣c cho các nhân viên, thu hú t những nhân viên có tài.