- Chứa đựng thơng tin q khứ: đó là những sự kiện, hiện tượng, biến
cố lịch sử, những vụ việc liên quan đến một cá nhân, một ngành, một địa phương hay liên quan đến tình hình kinh tế, chính trị, an ninh, quốc phịng… của cả nước; những hoạt động của Chính phủ, Văn phịng Chính phủ, của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng… Có thể nói, tài liệu lưu trữ ở Văn phịng Chính phủ có ý nghĩa trên nhiều mặt và có tầm ảnh hưởng rộng. Vì vậy cần phải có những quy định đầy đủ, chặt chẽ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu đó; mặt khác có thể phát huy được giá trị thông tin của tài liệu trong thực tiễn.
- Là bản gốc, bản chính của các văn bản: chúng mang những bằng chứng thể hiện tính chân thực cao như bút tích, chữ ký của người có thẩm quyền như Thủ tướng, các Phó Thủ tướng, các Bộ trưởng…, con dấu của Chính phủ, Văn phịng Chính phủ và các cơ quan, địa danh, ngày tháng năm
làm ra tài liệu…. Do đặc điểm này mà tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, được trân trọng và bảo quản chu đáo để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và các mục đích khác. Mặt khác vì nó là bản chính, bản gốc nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì khơng làm lại được, có thể gây nên những tổn thất lớn. Bởi vậy, cần được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ, việc nghiên cứu, sử dụng chúng phải tuân theo những quy định chặt chẽ, không được đem ra trao đổi, mua bán tùy tiện.
- Chứa đựng nhiều bí mật quốc gia: Tài liệu lưu trữ của Văn phịng Chính phủ có tầm ảnh hưởng trên các mặt của đời sống, xã hội. Trong đó, có rất nhiều tài liệu lưu trữ mà nội dung của tài liệu chứa đựng những thơng tin bí mật của quốc gia, bí mật của Chính phủ, Văn phịng Chính phủ và bí mật của các cá nhân, do đó các thế lực đối lập ln tìm mọi cách để khai thác các bí mật trong tài liệu lưu trữ. Một số tài liệu có thể khơng hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả này nhưng lại hạn chế sử dụng với đối tượng độc giả khác. Vì vậy, cơng tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ các nguyên tắc, chế độ để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ. Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, ln cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao.
1.4. Thành phần, số lƣợng tài liệu lƣu trữ Văn phịng Chính phủ
Trong q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu, trong đó có rất nhiều tài liệu có giá trị nhiều mặt, đang được bảo quản tại Kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ hiện nay đang bảo quản tại 04 kho với hơn 800 m tài liệu từ năm 1950 đến nay ( trừ đi khoảng 250 m hồ sơ, tài liệu đã nộp về Trung tâm lưu trữ Quốc gia III) tương đương 52.198 đơn vị bảo quản.
1.4.1. Tài liệu hành chính
Tài liệu nộp vào Lưu trữ từ 2 nguồn: nguồn tài liệu phát hành do Phòng Văn thư nộp lên lưu trữ hàng tháng và nguồn tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị trong Văn phịng Chính phủ.