1.3.1 .Tổ chức Lưu trữ ở Văn phòng Chính phủ
1.3.2. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ của Văn phịng
Chính phủ
Sau khi Cách mạng Tháng 8 thành cơng, Chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa ra đời. Chủ tịch Hồ Chí Minh ra Thơng đạt số 01-CP/VP ngày 03 tháng 1 năm 1946 về giữ gìn và cấm tiêu hủy cơng văn giấy tờ, hồ sơ cũ, yêu cầu không được hủy những công văn giấy tờ nếu khơng có lệnh của cấp trên. Văn bản có tính chất pháp lý đầu tiên là Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về cơng tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ. Tuy nhiên đây là văn bản pháp quy đầu tiên về xác định giá trị tài liệu nên có những quy định cịn chưa hồn thiện về ngun tắc, các quy định này chỉ tập trung vào việc hủy hồ sơ tài liệu mà khơng có các điều kiện quy định về nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp xác định giá trị tài liệu.
- Năm 1974 Bộ trưởng ,Chủ nhiệm Văn phịng Phủ Thủ Tướng có ban hành quy định cụ thể về chế độ công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Phủ Thủ tướng. Trong văn bản này đã quy định về nguyên tắc phương pháp lập hồ sơ và công tác thu thập, sưu tầm bảo quản tài liệu. Bản quy định này cũng chưa đưa ra được thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu. Tuy nhiên đây cũng là tiền đề cho việc ban hành một số văn bản về công tác xác định giá trị tài liệu trong q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ những thời gian tiếp sau.
- Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu. Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng đã ban hành công văn số 25/NV ngày 10/9/1975 về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu nhằm giúp cho các cơ quan nhà nước các ngành các cấp có tài liệu làm căn cứ. Văn phịng Phủ Thủ tướng căn cứ vào cơng văn đó để xác đinh thời hạn bảo quản cho khối tài liệu của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phòng qua các giai đoạn.
- Quyết định 176/BT năm 1994 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về lập, nộp và bảo quản hồ sơ tại Văn phịng Chính phủ.
Sau cơng văn 25/NV gần 20 năm sau Văn phịng Chính phủ mới ban hành Quy định 176/BT về công tác lưu trữ. Tuy nhiên trong quyết định này chưa đưa ra quy định cụ thể về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các kho lưu trữ của văn phịng Chính phủ và công tác bảo quản tài liệu tại các đơn vị trực thuộc.
- Công văn số 6043/HC năm 1997 về thu thập và tiêu huỷ tài liệu.
Trên thực tế các đơn vị tự tiêu hủy tài liệu làm thất lạc rất nhiều cơng văn có giá trị. Vụ Hành chính có u cầu tất cả cơng văn giấy tờ sản sinh ra hàng năm phải nộp về lưu trữ Văn phịng Chính phủ. Lưu trữ Văn phịng Chính phủ có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu và tiêu hủy tài liệu trùng thừa theo đúng quy định của pháp luật
- Quyết định số 1351/QĐ-VPCP ngày 3 tháng 8 năm 2005 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phịng Chính phủ.
Cũng theo Quy định tại Quyết định 1351/QĐ-VPCP chủ yếu quy định về lập và nộp hồ sơ về lưu trữ hàng năm, chưa có điều khoản nào quy định về bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ. Đặc biệt quy định về bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật
- Quyết định số 26/QĐ-VPCP ngày 9/1/2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ quy định về việc tiếp nhận,xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phịng Chính phủ.
- Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 17/6/ 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành Quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phịng Chính phủ.
Điều 4 của bản quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phịng chống cơn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”.
- Để thực hiện nhiệm vụ được giao Vụ Văn thư Hành chính đã ban hành Quyết định số 104/QĐ-HC ngày 27/5/2013 do Vụ trưởng Vụ Văn thư Hành chính ký. Theo đó Phịng Lưu trữ có nhiệm vụ thực hiện bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ và các nhiệm vụ khác. Chính những quy định này đã giúp Phịng Lưu trữ có đầy đủ căn cứ pháp lý thực hiện tốt nhiệm vụ chun mơn, trong đó có nhiệm vụ bảo quản khối lượng hồ sơ, tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ.