1.7.2 .Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng
2.2. Thực tế tình hình bảo quản tài liệu lƣu trữ ở Văn phòng
Chính phủ
Chính phủ Tổng diện tích các kho bảo quản tài liệu lưu trữ khoảng 300 mét với 04 kho tài liệu. Các loại hình tài liệu lưu trữ được bảo quản chung với nhau, chưa bố trí kho riêng hay khu vực kho riêng . Tài liệu ghi âm được bảo quản chung với tài liệu giấy. Tuy nhiên các Kho lưu trữ đã được trang bị các phương tiện, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu.
+ Kho bảo quản bản gốc (chữ ký tươi), hồ sơ vụ việc, hồ sơ phiên họp (kho số 1), diện tích khoảng 70 mét vuông. Đây là kho bảo quản tài liệu quan trọng nhất, chỉ trong trường hợp cần thiết mới được phép khai thác hồ sơ, hoặc tài liệu gốc để đối chiếu khi cần thiết. Tuy nhiên kho bảo quản tài liệu số 1 đặt ở khu nhà 3 tầng quá xa chỗ làm việc của Phòng Lưu trữ, khi cần nghiên cứu khai thác cán bộ lưu trữ phải đi lại vất vả. Tổng số hồ sơ, văn bản đang bảo quản tại kho số 1 như sau:
- Văn bản gốc từ năm 1950 lại này gồm : 3500 hồ sơ, đơn vị bảo quản. Số văn bản này qua thời gian đã xuống cấp, hơn nữa với loại giấy poluy mỏng khi cần thiết đưa ra khai thác đòi hỏi cán bộ Lưu trữ phải hết sức chú ý. Để bảo đảm tuổi thọ của khối tài liệu này, giải pháp lâu dài phải Scan và số hóa để phục vụ cho khai thác.
- Hồ sơ vụ việc, hồ sơ phiên họp: 13061 hồ sơ, đơn vị bảo quản. Đây là hồ sơ các cuộc họp của Chính phủ, của Thủ tướng Chính phủ (chủ yếu là hồ sơ giấy, hồ sơ nghe nhìn bảo quản riêng) . Đây là khối hồ sơ có ý nghĩa vơ cùng quan trọng thể hiện sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ về các mặt. Tuy nhiên theo đánh giá của tác giả, Văn phịng Chính phủ chưa quan tâm đến công tác