Trước hết Văn phịng Chính phủ cần bố trí kho riêng để bảo quản tài liệu nghe nhìn nói chung và tài liệu ghi âm nói riêng. Loại tài liệu này rất nhạy cảm với các chất ơ xít. Việc bảo quản riêng rất cần thiết vì chúng rất nhanh xuống cấp, đòi hỏi phải bảo quản ở nhiệt độ thấp và phải đáp ứng các yêu cầu về độ ẩm theo quy định. Kho bảo quản tài liệu ghi âm phải được bố trí ở địa điểm khơ ráo, tránh chỗ ẩm ướt. Khi thiết kế kho cho loại tài liệu này phải chú ý đến khả năng khắc phục sự cố thiên tai hỏa hoạn xảy ra. Hệ thống điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng trịn có chụp bảo vệ. Hệ thống thiết bị điện luôn ở điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động của các thiết bị dùng điện trong kho.
Để bảo quản tài liệu ghi âm có thể dùng nhà kho khơng cần vách ngăn cách ra từng ngăn. Trong nhà kho, tùy theo từng loại tài liệu mà thiết kế các loại tủ, giá bảo hiểm đặc biệt cho thích hợp với tính chất của nó như:
- Đối với tài liệu phim và ghi âm dễ cháy phải có có loại giá bằng kim loại hoặc bằng một trong những vật liệu khó cháy khác.
- Đối với tài liệu bằng ảnh dùng các loại tủ bằng gỗ, bằng kim loại có ngăn kéo hay giá. Đối với tài liệu ảnh có nền bằng kính nên dùng tủ cửa có bản lề mở ra hai bên ở phía trước và bên trong có ngăn cách ra thành từng ơ có thể tích chứa độ 100 âm bản trong mỗi ơ ngăn kéo.
- Đối với loại tài liệu ghi âm bằng đĩa có nguyên bản kim loại nên dùng giá bằng gỗ có ngăn thành nhiều ngăn và nhiều ơ. Thể tích mỗi ơ chứa độ 50 nguyên bản.
- Giá và tủ trong kho bảo quản có thể xếp dọc theo từng dãy hay giữa nhà tùy thuộc vào sự thuận tiện cho việc đi lại, lấy tài liệu phục vụ khai thác.
3.2.2.3. Đối với kho bảo quản tài liệu hành chính (tài liệu giấy)
Hiện nay khối tài liệu hành chính chiếm đến hơn 90% tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ, vì vậy xây dựng kho bảo quản phù hợp đối với tài liệu giấy là một đòi hỏi cấp thiết, nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, mơi trường bảo quản,lựa chọn các phương tiện, thiết bị lưu trữ phù hợp với đặc điểm và thời hạn bảo quản từng loại tài liệu
- Ví dụ kho bảo quản văn bản gốc. Phải được thiết kế và có quy chế bảo quản đặc biệt nhằm giữ gìn được tuổi thọ của khối tài liệu này.
Đặc biệt hiện nay lưu trữ Văn phịng Chính phủ đang bảo quản tài liệu từ năm 1950, khối tài liệu này chiếm tỷ lệ không nhiều trong kho bảo quản. Tuy nhiên đây là khối tài liệu vô cùng quan trọng trong việc phục vụ Lãnh đạo Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ khi cần thiết. Vì vậy phải có diện tích kho bảo quản phù hợp để nhằm bảo quản an toàn.