2.2.1 .Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu
3.1.1. Giải pháp đối với các cơ quan quản lý
Cần xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách bảo đảm tồn bộ các cơ quan nhà nước triển khai các hệ thống ứng dụng quản lý, trong đó có việc quản lý văn bản điện tử trong nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Xây dựng chương trình cải cách và chuẩn hóa nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trên nền hành chính chung, đặc biệt là hành chính điện tử.
Bộ Nội vụ sớm xây dựng Đề án xây dựng Hệ thống quản lý lưu trữ điện tử của các cơ quan nhà nước từ Trung ương đến địa phương. Giao nhiệm vụ cho Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, mơi trường bảo quản tối ưu đặc biệt đối với tài liệu điện tử.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cần thành lập các Viện lưu trữ ảnh, phim điện ảnh, ghi âm nhằm quản lý tập trung thống nhất loại hình tài liệu này. Mặt khác, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước cũng cần nghiên cứu tổng kết thực tiễn và tham khảo kinh nghiệm quốc tế, nhằm ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ giúp các cơ quan có tài liệu ghi âm có thể bảo quản an tồn và khai thác sử dụng có hiệu quả loại hình tài liệu này. Sớm nghiên cứu một số đề tài ứng dụng về tổ chức quản lý khoa học tài liệu, ứng dụng tin học trong bảo quản và phục chế tài liệu.
3.1.2. Đối với Văn phòng Chính phủ
Mặc dù Nhà nước đã ban hành văn bản pháp lý cao nhất về công tác lưu trữ đó là Luật Lưu trữ, Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia và một số văn bản hướng dẫn thực hiện cơng tác lưu trữ. Văn phịng Chính phủ cũng đã có văn
bản quy định về cơng tác văn thư, cơng tác lưu trữ nói chung. Tuy nhiên các văn bản này cịn quy định chung chung chưa có văn bản nào quy định riêng, cụ thể về bảo quản tài liệu lưu trữ đặc biệt đối với từng loại tài liệu lưu trữ cụ thể. Do đó, việc xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ là điều cần thiết. Văn phịng Chính phủ cần quan tâm, chỉ đạo việc bảo quản các loại hình tài liệu trong đó có tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu hành chính…. hình thành trong quá trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ. Từ đó có những đầu tư đúng mức về cơ sở vật chất và nhân lực để Phịng Lưu trữ có thể thực hiện tốt nhiệm vụ này.
Trên cơ sở các văn bản quy định của Nhà nước, Văn phịng Chính phủ cần phát huy vài trị đầu tàu trong việc hồn thiện thể chế. Vì vậy để có cơ sở pháp lý Vụ Văn thư Hành chính nghiên cứu, tham mưu cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ cần sớm ban hành một số Quy định sau:
+ Quy định về bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật
+ Quy định về bảo quản tài liệu điện tử.
+ Quy định về bảo quản tài liệu hành chính ( tài liệu giấy)
Với những đặc thù riêng như đã nêu ở trên. Những văn bản quy định nếu được ban hành đầy đủ sẽ có vai trị quan trọng và cơ sở cho việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về bảo quản tài liệu lưu trữ, nhằm phát huy ý nghĩa và tầm quan trọng của khối tài liệu sản sinh ra trong q trình hoạt động của Lãnh đạo Chính phủ, Văn phịng Chính phủ. Ví dụ:
+ Nghiên cứu, xây dựng và ban hành Quy định về bảo quản tài liệu ghi
âm, ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình, tài liệu khoa học kỹ thuật.
- Trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu ghi âm, ghi hình - Trang thiết bị bảo quản tài liệu khoa học kỹ thuật
- Về phương pháp sắp xếp tài liệu ghi âm, ghi hình - Về phương pháp sắp xếp tài liệu khoa học kỹ thuật
- Về thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản tài liệu ghi âm ghi hình và tài liệu khoa học kỹ thuật….
Như trên đã trình bày, hiện nay Văn phịng Chính phủ mới chỉ có Quyết định 716/QĐ-VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về ban hành quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phịng Chính phủ. Điều 4 của bản quy định này nêu: “Hồ sơ, văn bản, tài liệu lưu trữ được bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ do Vụ Hành chính quản lý, bảo quản. Kho lưu trữ hồ sơ, văn bản, tài liệu phải được xây dựng theo đúng tiêu chuẩn quy định, bảo đảm an toàn tuyệt đối hồ sơ, văn bản, tài liệu. Kho lưu trữ được trang bị các phương tiện cần thiết để phòng cháy, nổ; phòng chống thiên tai; phòng gian, bảo mật; phịng chống cơn trùng, nấm mốc và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, văn bản, tài liệu”[57, tr.110].
Điều 2 của quy định về lập, nộp, bảo quản và sử dụng hồ sơ, văn bản, tài liệu tại Văn phịng Chính phủ, ban hành kèm theo Quyết định số 716/QĐ- VPCP ngày 14 tháng 6 năm 2013 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ có những quy định liên quan đến tài liệu ghi âm sản sinh trong hoạt động của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ. Nó là cơ sở cho việc thu thập, quản lý tài liệu ghi âm ở Lưu trữ hiện hành của Văn phịng Chính phủ. Tuy nhiên tại quyết định này chưa có điều khoản nào quy định bắt buộc chuyên viên khi nộp hồ sơ về lưu trữ bắt buộc phải nộp cả tài liệu ghi âm. Hầu hết các Hồ sơ về cuộc họp của lãnh đạo Chính phủ chỉ có Hồ sơ giấy.
Cũng tại Quyết định 716/QĐ-VPCP chưa có điều khoản nào quy định về bảo quản tài liệu nghe nhìn, tài liệu ghi âm và tài liệu khoa học kỹ thuật. Vì vậy hầu hết sau thời gian dài chuyên viên nộp về lưu trữ tài liệu ghi âm khơng cịn sử dụng được nữa, cán bộ lưu trữ chỉ biết đóng thùng và để trên nóc tủ.
Vì vậy, những văn bản quy định quản lý nếu được ban hành đầy đủ sẽ có vai trị quan trọng cho việc bảo quản tốt tất cả các loại hình tài liệu sản sinh ra trong q tình hình hoạt động của Chính phủ, Văn phịng Chính phủ. Để từ đó có phương pháp bảo quản phù hợp, nhằm bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật, quản lý tài liệu điện tử...
Ngồi ra, Phịng Lưu trữ cần tham mưu cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ những vấn đề liên quan đến đầu tư cơ sở vật chất, nhân lực cho việc thực hiện cơng tác lưu trữ nói chung và cơng tác bảo quản nói riêng để ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chun mơn, ví dụ như:
- Cơng tác sưu tầm, thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ Văn phòng Chính phủ , làm tốt cơng tác này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo. Khắc phục nguy cơ bị hủy hoại, mất mát và thất lạc hồ sơ, tài liệu, đảm bảo hồ sơ tài liệu được bảo quản an toàn.
- Quy định về lập hồ sơ hiện hành, đặc biệt từ khi có quy định về xử lý cơng việc trên mạng, địi hỏi phải có quy định bắt buộc mỗi cán bộ chuyên viên khi xử lý công việc phải lập hồ sơ trên mạng, hồ sơ điện tử phải đầy đủ như hồ sơ giấy.
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ góp phần tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại khoa học, nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản, thuận lợi cho việc quản lý hồ sơ tài liệu của Văn phịng Chính phủ được thống nhất và khoa học
Bên cạnh đó tham mưu cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ tổ chức kiểm tra, tổng kết, đánh giá tuyên dương công tác bảo quản tài liệu của Phịng Lưu trữ. Có như vậy mới nêu cao trách nhiệm của mỗi người trong việc giữ gìn hồ sơ, văn bản của cơ quan, đơn vị.
3.2. Nghiên cứu và xây dựng các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu lƣu trữ liệu lƣu trữ
Bảo quản là cách tốt nhất để tránh không phải cứu giúp tài liệu khỏi bị hủy hoại. Nếu có thể bảo quản tốt và xử lý tốt thì có thể tiết kiệm được thời gian và chi phí. Từ trước đến nay,các nhà nghiên cứu, các nhà làm công tác lưu trữ chỉ chú ý đến kho và các phương tiện bảo quản tài liệu, chưa chú trọng đến phương tiện để sản sinh ra tài liệu ( giấy viết, mực…). Theo tác giả, muốn nghiên cứu và xây dựng các quy định bảo quản phù hợp ngoài các yêu cầu chung về kho tàng, các thiết bị bảo quản, người làm cơng tác lưu trữ giữ vai trị trung tâm đằng sau việc cung cấp và hỗ trợ kỹ thuật và phương pháp bảo quản, không thể bỏ qua vật liệu viết cho các văn bản. Trong điều kiện của nước ta, có nhiều yếu tố phá hoại sức chịu đựng của nguyên vật liệu để sản sinh ra các loại tài liệu. Có nhiều loại vật liệu chưa được sản sinh, chế tạo ở nước ta mà cịn nhập từ nước ngồi vào nên ngay từ đầu đã khơng có cơ sở thích nghi cần thiết đối với từng loại này, gây khó khăn cho cơng tác bảo quản. Do đó việc nghiên cứu chế độ bảo quản phù hợp vô cùng quan trọng đối với đặc thù của tài liệu lưu trữ nói chung và lưu trữ Văn phịng Chính phủ nói riêng.
3.2.1. Yêu cầu về mua văn phòng phẩm
Các vật mang tin lưu trữ thường bị hư hại do nguyên nhân tồn tại của vật mang tin và do phương pháp mà chúng ta chế tác ra. Giấy vật mang tin phổ biến trong lưu trữ hiện nay được sản xuất từ bột gỗ bằng phương pháp công nghiệp nên sợi cenlulo của giấy rất ngắn và yếu. Đồng thời trong bột gỗ cịn có chất lignin và một số chất khác mà sau một thời gian sẽ làm cho giấy bị phân rã về mặt hóa học, giấy sẽ bị biến đổi màu sắc và yếu đi. Thêm vào đó trong quá trình sản xuất giấy người ta còn sử dụng chất phụ gia để tăng độ bóng của bề mặt giấy, để hạ thấp độ thấm nước, để tẩy trắng…. cũng góp phần làm cho giấy bị lão hóa nhanh hơn. Cùng với giấy, mực để ghi chép và in ấn tài liệu cũng có nhiều loại mực chứa a xít, làm cho tài liệu bị ơ xi hóa trở nên vàng, tài liệu bị xuống cấp nhanh chóng.
Ở một số nước trên thế giới như Hung-ga-ri, Mơng Cổ, Ba Lan, …. hiện chưa có những quy định về việc sản xuất các loại giấy có độ bền lâu năm.
Để hạn chế sự thối hóa do các nhân tố bên ngoài gây ra đối với tài liệu, nhiều nước trên thế giới đã nghiên cứu sản xuất giấy có độ bền cao cho tài liệu lưu trữ. Ở Mỹ từ năm 1984 đã có tiêu chuẩn giấy bền lâu để in sách cho thư viện và tạo lập tài liệu lưu trữ đã được xây dựng. Ở Canada năm 1990 đã thông qua một Nghị quyết yêu cầu toàn bộ giấy văn bản của Nghị viện được công bố phải làm trên giấy bền lâu.
Đối với Việt Nam, thời xa xưa ông cha ta đã sử dụng giấy sản xuất bằng thủ công để viết, dù thời gian có bao lâu nhưng khơng ảnh hưởng đến chất lượng văn bản. Từ 1995 đến nay hầu như các cơ quan trong đó có Văn phịng Chính phủ sử dụng giấy sản xuất công nghiệp đặc biệt không dùng máy đánh chữ mà sử dụng máy tính và máy phơ tơ copy. Chính vì vậy các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn nếu chế độ bảo quản không được tốt.
Để giữ gìn và đảm bảo an tồn cho tuổi thọ của tài liệu giấy, một yêu cầu đặt cho những người làm công tác lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ thực hiện những yêu cầu sau:
- Cán bộ làm lưu trữ tham mưu cho lãnh đạo Văn phịng Chính phủ tìm đối tác cung cấp giấy viết có tên gọi là giấy trung tính hay giấy phi acid. Cần đặt ra yêu cầu cao đối với các công ty cung cấp các loại giấy này, tạo điều kiện dễ dàng cho mọi người sử dụng.
- Nên sử dụng mực có chứa hàm lượng carbon cao sẽ có độ bền cao nhất. Mực photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng sẽ dược cải thiện nếu chú ý chọn các loại giấy có độ bền cơ học cao, phi axit dùng làm tài liệu lưu trữ .
- Nên tránh dùng băng dính tài liệu vì sẽ làm biến màu và gây hại đến giấy theo thời gian
3.2.2. Các yêu cầu về kho bảo quản tài liệu
Nhà kho là phòng tuyến đầu tiên bảo vệ tài liệu chống lại tác nhân gây hại từ bên ngoài xâm nhập vào tài liệu. Việc xây kho bảo quản tài liệu phải đáp ứng những thông số kỹ thuật đặc biệt. Sự đặc biệt nằm ở độ cao về kỹ thuật xây dựng nhà kho lưu trữ, thể hiện việc bố trí hạng mục cơng trình, kết cấu cơng trình và lắp đặt các trang thiết bị kỹ thuật ở trong kho. Nước ta nằm ở khu vực nhiệt đới gió mùa, tương đối nóng và ẩm nên kho bảo quản tài liệu phải có khả năng chống nóng, chống ẩm. Khi xây kho lưu trữ tài liệu phải có những điều khoản đặc biệt về kiến trúc chống lại những mối hiểm họa. Để giảm thiểu những ảnh hưởng xấu của ánh sáng mặt trời tự nhiên, cần lưu ý về hướng kho, cảnh quan và khí hậu trong kho.
Địa điểm xây kho lƣu trữ:
Đây là vấn đề khó khăn khơng chỉ đối với Lưu trữ Văn phịng Chính phủ. Nhưng về lâu dài địa điểm xây dựng là vấn đề có ảnh hưởng quyết định tới chất lượng bảo quản tài liệu và hiệu quả hoạt động của nhiều khâu nghiệp vụ. Nếu có cơ hội thì cơng trình kho lưu trữ nên chọn khu đất có kết cấu hạ tầng địa chất thuận lợi cho việc làm móng cơng trình, tránh vùng đất yếu và nơi có mạch nước ngầm, địa hình phải cao ráo, tránh nơi ngập lụt, ẩm thấp.
Kho lưu trữ cần được xây dựng ở những nơi giao thông tương đối thuận tiện. Mơi trường khơng khí khu vực xây kho phải đảm bảo trong sạch, tránh phát sinh các chất gây ô nhiễm môi trường.
Nhưng hiện nay việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng đối với các cơ quan hành chính ở Trung ương vơ cùng khó khăn. Thường kho bảo quản tài liệu lưu trữ của các cơ quan trong đó có Văn phịng Chính phủ nằm trong khn viên tịa nhà làm việc chung. Trong phạm vi của luận văn này, học viên chỉ muốn đưa ra các tiêu chí kho cho phù hợp với đặc thù của Văn phịng Chính phủ.
3.2.2.1. Đối với kho tài liệu điện tử
Chuẩn hóa Kho văn bản điện tử, tiến hành xây dựng kho văn bản điện tử trên cơ sở các chuẩn đã được quy định.
Phải có một khu vực dành để bảo quản những vật mang tin điện tử riêng biệt (kho lưu trữ riêng biệt), hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng hoạt động, trong đó có cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện tử với mục đích để trung hịa khí hậu. Đơn vị bảo quản tài liệu điện tử cần được mơ tả hệ thống hóa và đưa vào mục lục hồ sơ và các chỉ dẫn khác để đảm bảo thống kê, tra tìm và sử dụng chúng.
Nghiên cứu lựa chọn hình thức lưu trữ, mơi trường bảo quản tối ưu cho tài liệu lưu trữ điện tử, lựa chọn các phương tiện, thiết bị lưu trữ phù hợp với