Kho bảo quản tài liệu khơng được xây dựng ở những nơi có khả năng xảy ra sụt lún, ngập úng; đặc biệt có nguy cơ về động đất, sóng triều dâng hoặc lở đá , phải được bố trí ở địa điểm khơ ráo, tránh chỗ ẩm ướt như gần ao
hồ, sông suối, xa khu công nghiệp và những nơi ô nhiễm môi trường. Khi thiết kế kho cho loại tài liệu này phải chú ý đến khả năng khắc phục sự cố thiên tai hoả hoạn xảy ra. Những người được giao nhiệm vụ làm việc trong kho phải tuân thủ những quy định nghiêm ngặt như không hút thuốc lá, không đun, nấu gần kho...
Về giao thông phải thuận tiện cho việc chuyên chở tài liệu, ô tô cứu hoả khi cần, các phịng kho phải hồn tồn ngăn cách với nhau nhưng thiết kế phải làm cho khơng khí dễ lưu thơng, việc vận chuyển tài liệu trong kho dễ dàng thuận tiện.
Khi bố trí kho bảo quản tài liệu phải chú ý thiết kế cửa sổ phù hợp, nếu có nhiều cửa sổ, phải khắc phục bằng cách dùng rèm che cửa màu vàng để giảm tiếp xúc của loại tài liệu này với tia tử ngoại trong ánh sáng mặt trời. Trong kho nên đầu tư máy lọc khí cùng với việc dọn dẹp và lau chùi thường xuyên sẽ làm giảm bụi bẩn.
Hiện nay, các kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Văn phịng Chính phủ được cải tạo từ các phòng làm việc, chung với các đơn vị vụ, cục . Để bảo quản tốt khối tài liệu quan trọng này, địi hỏi Văn phịng Chính phủ phải khẩn trương lựa chọn địa điểm xây dựng kho cho phù hợp và đúng quy định.