1.4.4 .Tài liệu điện tử
1.6 Tình trạng vật lý của tài liệu lƣu trữ tại Văn phịng Chính phủ
Hiện nay tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ gồm có tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuât, tài liệu điện tử. Tài liệu giấy chiếm hơn 90% khối lượng hồ sơ, tài liệu đang bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ. Vì vậy tác giả chủ yếu nghiên cứu các giải pháp cho việc bảo quản tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử.
1.6.1. Tài liệu giấy
Tài liệu giấy được hình thành từ vật liệu hữu cơ và do vậy chúng dễ bị tổn hại và tích trong mình nhiều yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn thương ngay từ khi hình thành và quá trình ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đấy cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mối, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại.
Tài liệu gốc được in bằng mực in laser là loại mực ổn định nhất, nhưng số lượng hồ sơ chiếm tỷ lệ nhiều chủ yếu photocopy thường có chất lượng thấp, nhưng được cải thiện nhờ dùng loại giấy tốt, mực tốt.
1.6.2. Tài liệu ghi âm
Tài liệu ghi âm, ghi hình, kỹ thuật chế tác tài liệu ghi âm ở Văn phịng Chính phủ chủ yếu được thực hiện bằng các kỹ thuật sau:
1.6.2.1. Ghi âm từ tính
- Là phương pháp làm cho độ từ hoá của băng từ thay đổi tương ứng với sự thay đổi của tín hiệu âm thanh cần ghi.
- Một số vật liệu như sắt, kẽm, koban, crôm hoặc một số hợp chất như Ơxit - sắt, ơ - xít - crơm khi cho qua một từ trường của nam châm vĩnh cửu hoặc nam châm điện thì chúng sẽ bị từ hố. Khi các vật liệu bị từ hố hồn tồn thì sẽ được sắp xếp theo một trật tự nhất định. Hiện tượng này được ứng dụng để làm băng từ tính.
- Cấu tạo của băng từ gồm 2 lớp: Một lớp đế bằng nhựa Polyester và được phủ lên một lớp ơ-xít sắt.
- Bột ơ-xít sắt sẽ tạo thành các nam châm khác nhau, cứ 2 nam châm khác nhau sắp xếp liên tiếp tạo thành một khoảng cách nhất định. Khoảng cách này gọi là bước sóng lamda (λ). Tần số thanh nam châm phụ thuộc vào 2 nam châm cơ bản đó.
1.6.2.2. Ghi âm Laser (đĩa compact)
- Đĩa compact (Compact Disk) còn gọi là đĩa Laser hay đĩa CD.
- Phương pháp ghi và đọc đĩa Compact có những điểm khác cơ bản so với các phương pháp ghi âm cơ học, quang học và từ tính.
Cách ghi và đọc đĩa Compact không cần tiếp xúc giữa đĩa và đầu ghi hay đầu đọc âm thanh. Các tín hiệu âm thanh được xử lý và ghi vào đĩa theo kỹ thuật số. Trong hệ CD sử dụng phương pháp ghi âm quang học nhờ một nguồn tia lade bán dẫn cực nhỏ. Các tia Laser sau khi hội tụ có thể làm nóng chảy các vật liệu dễ nóng chảy được dùng làm đĩa.
- Chỉ sau vài micro giây, tia Laser sẽ làm nóng chảy vật liệu tạo trên bề mặt đĩa những điểm trịn khoảng 0.1 um (đường kính sợi tóc khoảng 50 um).
- Việc đọc các điểm đã ghi được tiến hành nhờ các tia Laser chiếu qua. Tia laser sẽ phản xạ khỏi bề mặt không biến dạng của đĩa và tán xạ khi chiếu vào các điểm tròn. Nhờ một hệ thống quang học tia laser được chiếu vào bề mặt đĩa và phản xạ khỏi bề mặt đĩa. Tia phản xạ hướng vào Phô-tô-đi-ốt và Phơ-tơ-đi-ốt sẽ cảm nhận được tín hiệu. Nó sẽ khơng cảm nhận được tín hiệu nếu tia laser tán xạ sau khi chiếu vào điểm trịn. Tín hiêu nhị phân lấy ở đầu ra của Phô-tô-đi-ốt được xử lý và biến đổi thành tín hiệu âm thanh.
1.6.3. Tài liệu khoa học kỹ thuật
Bên cạnh tài liệu hành chính, tài liệu ghi âm cịn có tài liệu khoa học kỹ thuật như các cơng trình xây dựng, cơng trình giao thơng, sơ đồ thiết kế các cơng trình lớn của quốc gia đi kèm với tài liệu hành chính trong các hồ sơ trình, hồ sơ về các cơng trình xây dựng trụ sở làm việc của Văn phịng Chính phủ….Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều thể loại khác nhau. Mỗi loại tài liệu có những đặc điểm riêng biệt, nhưng nội dung các loại tài liệu khoa học kỹ thuật có mối liên hệ với nhau tạo thành từng nhóm, từng bộ tài liệu khoa học kỹ thuật.Tuy nhiên khối tài liệu khoa học kỹ thuật thường có những loại tài liệu chung mà ngành nào cũng có gồm: bản vẻ, bản tính tốn, bản thuyết minh
kỹ thuật, quy phạm kỹ thuật, quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn, bản đồ…. Nghiên cứu và nắm vững đặc điểm của từng loại tài liệu lưu trữ khoa học kỹ thuật là rất cần thiết để từ đó cán bộ lưu trữ mới biết cách đánh giá giá trị từng loại tài liệu, tổ chức bảo quản một cách chính xác.Tài liệu khoa học kỹ thuật ở Văn phịng Chính phủ chỉ để báo cáo xin ý kiến nên có giá trị khơng cao.
1.6.4. Tài liệu điện tử
Kết cấu vật lý và kết cấu logic của tài liệu giấy là kết cấu thống nhất, nhưng tính phân lý của thơng tin tài liệu điện tử với vật mang tin đã làm cho kết cấu vật lý và vật mang tin không thống nhất với nhau. Nội dung của tài liệu điện tử có thể lưu giữ trên các thiết bị khác nhau, chỉ khi có u cầu mới thơng qua hệ thống để tiến hành kết hợp mới, trong quá trình kết hợp nếu khiếm khuyết một bộ phận nào đó, tính hồn thiện của tài liệu điện tử sẽ bị phá vỡ. Để xác lập tính an tồn của tài liệu điện tử trong cả chu kỳ vòng đời thì phải áp dụng những kỹ thuật thơng tin đặc biệt khác nhau để tiến hành xử lý. Điều này ngày càng tạo thành tính phụ thuộc mạnh của tài liệu điện tử đối với hệ thống sẽ có ảnh hướng đối với việc bảo quản tài liệu điện tử. Để giải quyết vấn đề trên đòi hỏi phải áp dụng nhiều phương pháp khác nhau trong quá trình bảo quản tài liệu điện tử. Đa số vật chứa tài liệu điện tử là thể đĩa từ hoặc đĩa quang nên tuổi thọ thấp hơn nhiều so với vật mang tin truyền thống, yêu cầu môi trường bảo quản phải chặt chẽ hơn và đòi hỏi phương pháp bảo quản khoa học mới kéo dài tuổi thọ.
1.6.5 Nhận xét về tình trạng vật lý của tài liệu trong Kho Lưu trữ của Văn phịng Chính phủ Văn phịng Chính phủ
Tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ gồm tài liệu giấy, tài liệu ghi âm, tài liệu điện tử, tài liệu khoa học kỹ thuật… nhưng tài liệu giấy chiếm tới hơn 90% khối lượng. Đối với tài liệu ghi âm là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh được ghi trên đĩa, trên phim cảm quang, băng từ tính bằng phương pháp ghi âm: Cơ học, quang học, từ tính, lade...
Đối với tài liệu giấy đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ từ năm 1950 vì vậy tình trạng vật lý của tài liệu giấy bị giảm nhiều do thời gian và phương thức bảo quản. Mặt khác công nghệ làm giấy cũng tác động lớn đến độ bền của giấy. Những loại giấy sản xuất bằng quy trình xeo giấy thủ công của các làng nghề nước ta thường được bảo quản lâu hơn những loại giấy sản xuất bằng công nghệ hiện đại ngày nay của ngành công nghiệp làm giấy. Theo khảo sát của tác giả khối lượng tài liệu giấy đang bảo quản tại kho Lưu trữ Văn phịng Chính phủ bằng loại giấy sản xuất công nghiệp chiếm tới hơn 83% khối lượng tài liệu lưu trữ giấy đang bảo quản tại các kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ.
Như đã nói ở trên, tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ gồm các loại băng cassette, đĩa CD, phản ánh nội dung các phiên họp thường kỳ của chính phủ, các cuộc họp do Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ chủ trì nhằm đưa ra các quyết sách để quản lý, điều hành hoạt động kinh tế, văn hóa, xã hội...Qua khảo sát tình trạng tài liệu ghi âm của Văn phịng Chính phủ cũng đang và đã bị hư hỏng ở nhiều dạng như:
- Xước băng; - Mốc băng;
- Quăn, xoắn và rối băng; - Rè, méo tiếng;
- Bong lớp bột từ...