2.2.1 .Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu
2.3. Nhận xét về ƣu điểm, hạn chế trong công tác bảo quản tà
tại Văn phịng Chính phủ
Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình bảo quản tài liệu ở lưu trữ Văn phịng Chính phủ, tác giả rút ra một số nhận xét về ưu, nhược điểm như sau:
2.3.1. Ưu điểm
Thứ nhất, Nhận thức của lãnh đạo Văn phịng Chính phủ ngày càng
được nâng cao, đã ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để tất cả các công chức trong cơ quan thực hiện việc lập hồ sơ, lưu giữ hồ sơ đầy đủ và nộp về Phòng Lưu trữ đúng thời gian quy định, góp phần đưa cơng tác lưu trữ vào đúng quy định của pháp luật. Nhờ đó mà cơng tác bảo quản tài liệu tại Văn phòng Chính phủ được duy trì nề nếp và ngày càng được tốt hơn.
Thứ hai, Văn phịng Chính phủ đã bố trí 04 kho tài liệu lưu trữ với
diện tích khoảng 300 mét. Tuy các kho lưu trữ được cải tạo từ các phịng làm việc có sự khác nhau về quy mơ, mức độ, nhưng bước đầu bảo đảm đúng quy định của pháp luật. Chính vì vậy tài liệu từ 1950 đến nay đang được bảo quản tại Văn phịng Chính phủ vẫn khơng bị ảnh hưởng của thời gian.
Thứ ba, Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác lưu trữ cũng
được chú trọng nhất là đầu tư cho việc cải tạo, nâng cấp kho bảo quản tài liệu lưu trữ, đầu tư các trang thiết bị cần thiết cho công tác bảo quản tài liệu như máy hút ẩm, điều hòa, máy hút bụi…
Thứ tư, Văn phịng Chính phủ đã ban hành một số quy định về công
tác bảo quản tài liệu như: nội quy kho, quy định về chế độ bảo quản tài liệu ở các vụ, cục, đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ; quy định về phịng cháy chữa cháy; quy định về công tác bảo mật; quy định về khai thác tài liệu tại kho lưu trữ….
Thứ năm, Kho tàng được phân công cho cán bộ phụ trách, theo dõi và
2.3.2. Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác bảo quản tài liệu ở Văn phịng Chính phủ cịn có một số hạn chế. Cụ thể:
- Các văn bản quy định liên quan đến bảo quản tài liệu lưu trữ ở Văn phịng Chính phủ chưa có những điều khoản quy định riêng, cụ thể đối với tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu ghi âm, tài liệu giấy, tài liệu điện tử…. các cơng trình xây dựng cơ bản đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ.
- Chưa thực hiện các biện pháp bảo quản phù hợp với đặc thù của từng loại tài liệu, (tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, tài liệu giấy), chưa bố trí kho riêng, chưa có các trang thiết bị phù hợp. Tài liệu các cơng trình xây dựng cơ bản chỉ mới có văn bản giấy, chưa xây dựng cơ sở dữ liệu thơng tin tài liệu các cơng trình xây dựng cơ bản.
- Tài liệu nghe nhìn đặc biệt tài liệu ghi âm trong kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ đã và đang bị hư hỏng nghiêm trọng vì chưa có chế bộ bảo quản riêng. Tuy nhiên hiện nay Phòng Lưu trữ Văn phịng Chính phủ được giao nhiệm vụ quản lý nhưng chưa có biện pháp khắc phục hoặc đề xuất với lãnh đạo để xử lý tình trạng này.
- Việc hiện đại hóa cơng tác lưu trữ, nhất là việc ứng dụng công nghệ thông tin trong khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa phổ biến và cịn gặp nhiều khó khăn. Đối với tài liệu khoa học công nghệ việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ theo các phương pháp truyền thống vẫn còn phổ biến.
- Việc bảo quản tài liệu chỉ mới chú trọng đến tài liệu nộp vào kho lưu trữ, còn tài liệu hiện hành tại các đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ chưa có phương tiện bảo quản phù hợp, mỗi cán bộ chuyên viên tự bảo quản hồ sơ do mình xử lý. Đặc biệt hồ sơ mật chưa có tủ bảo quản riêng, cán bộ, chuyên viên khi đi học hoặc đi công tác lại đưa nộp lưu cho lưu trữ trước thời hạn quy định. Điều này ảnh hưởng đến việc thu thập và bảo quản khối hồ sơ liên quan đến kế hoạch thu thập của năm tới.
- Loại hình tài liệu điện tử cũng đã được Văn phịng Chính phủ quy định trong quy chế tiếp nhận, xử lý, bảo quản và phát hành văn bản từ năm 2012. Tuy nhiên, lưu trữ tài liệu điện tử đang thách thức vai trò của cán bộ lưu trữ Văn phịng Chính phủ trong việc quản lý và khai thác có hiệu quả khối tài liệu này. Hiện nay Văn phịng Chính phủ chưa có khu vực dành cho lưu trữ cơ quan để bảo quản những loại vật mang tin điện tử riêng biệt ( kho lưu trữ riêng biệt), hệ thống máy chủ, trang thiết bị kết nối và không gian để chúng hoạt động, trong đó cho cả việc chứa đựng tạm thời những vật mang tin điện tử với mục đích để bảo quản được tốt(hiện nay Trung tâm tin học đang quản lý việc này).