Kho bảo quản tài liệu lưu trữ của Văn phịng Chính phủ được cải tạo từ các phịng làm việc. Vì vậy việc lắp đặt các thiết bị đầy đủ là một yêu cầu cấp thiết để bảo quản an toàn, tránh thiệt hại do các yếu tố bên ngoài gây ra.
Các hệ thống cung cấp điện, ga và đặc biệt là nước nhất thiết khơng được bố trí cố định ở bên trong hoặc gần các phịng kho. Các máy móc của hệ thống kiểm soát độ ẩm, nhiệt độ, hệ thống thơng gió và lọc khơng khí sẽ được nối với phòng máy trung tâm. Phịng này khơng nằm trong khu bảo quản tài liệu và tốt nhất là được đặt trong tòa nhà khác. Tất cả các bộ phận của tịa nhà được bố trí, lắp đặt các thiết bị phát hiện cháy đều nối với một bảng kiểm soát trung tâm. (Cụ thể ở đây là Phịng bảo vệ Văn phịng Chính phủ).
Phải lắp đặt để cho cường độ và sự phân bổ ánh sáng của bất kỳ hệ thống chiếu sáng nào trong nhà kho đều được kiểm soát để giảm thiểu các tác động của ánh sáng. Mặt sàn có độ chiếu sáng khoảng 200 Lx. Đối với các kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ là tịa nhà trước đây khơng được thiết kế để làm kho lưu trữ, nhưng được sửa chữa lại làm kho lưu trữ thì các cửa sổ nên được chềm hoặc gắn giải băng lọc UV lên cửa sổ nhằm loại bỏ ánh sáng trực tiếp.
Kho phải được thơng gió để việc lưu chuyển khơng khí được dễ dàng và ngăn ngừa sự hình thành những túi khơng khí có độ ẩm cao. Cần có đường dẫn khơng khí sạch vào kho, lượng khơng khí này phụ thuộc vào những điều kiện cụ thể của kho.
Hệ thống điện trong kho phải sử dụng cáp ngầm, có biện pháp kỹ thuật bảo vệ tốt, đèn chiếu sáng dùng loại bóng trịn có chụp bảo vệ. Hệ thống máng, cống thoát nước phải đảm bảo tiêu thốt nước nhanh chóng, dễ dàng, tránh gây ẩm ướt ảnh hưởng đến công tác bảo quản.
Hệ thống thiết bị điện luôn ở điều kiện vận hành tốt đảm bảo đủ công suất hoạt động của các thiết bị dùng điện trong kho. Có máy phát điện để hoạt động khi mất điện lưới.
3.2.5. Biện pháp duy trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu 3.2.5.1. Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu 3.2.5.1. Nhiệt độ và độ ẩm thích hợp đối với bảo quản tài liệu
Trong cơng tác bảo quản, việc kiểm sốt mơi trường bảo quản rất quan trọng vì nhiệt độ và độ ẩm tương đối khơng thích hợp có thể làm giảm tuổi thọ của tài liệu. Chính vì vậy, việc kiểm sốt mơi trường khí hậu rất cần thiết và là cách duy nhất để khống chế được điều kiện môi trường phù hợp đối với các đối tượng tài liệu đang bảo quản. Muốn vậy, phải có thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm chuyên dụng. Hiện nay, có rất nhiều thiết bị khác nhau để đo nhiệt độ và độ ẩm tương đối, nhưng có thể chia chúng thành 2 loại cơ bản: loại đo
nhanh và loại theo dõi liên tục đưa ra một dãy thông số nối tiếp nhau về điều kiện môi trường. Trang thiết bị dùng để kiểm sốt mơi trường bảo quản là những thiết bị vừa để kiểm sốt mơi trường trong kho lưu trữ, vừa để đánh giá hiệu quả các trang thiết bị duy trì mơi trường. Do vậy, việc lựa chọn thiết bị phù hợp là nhiệm vụ đặt ra cho các cơ quan đang bảo quản tài liệu.
Có thể nói khi chọn mua những thiết bị cho phù hợp cho tài liệu lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ nên xem xét đến các vấn đề sau:
- Số liệu đo cần độ chính xác đến mức nào. Tùy thuộc vào kinh phí được cấp cũng như mức độ giá trị của tài liệu lưu trữ.
- Đối với những loại tài liệu lưu trữ cần phải kiểm sốt nghiêm ngặt về mơi trường hoặc nếu chúng ta cần lập hồ sơ về ảnh hưởng của việc thay đổi thiết bị kiểm sốt mơi trường thì chúng ta phải sử dụng nhiệt độ biểu kế liên tục ghi lại những thay đổi nhỏ về nhiệt độ và độ ẩm tương đối trong kho.
- Khi mua thiết bị, cần tính đến nhu cầu kiểm tra, vận hành và bảo dưỡng thuận tiện. Tránh tình trạng sử dụng bất cẩn và người sử dụng không được đào tạo đẫn đến hư hỏng thiết bị và không đạt hiệu quả cao trong công tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện mơi trường bảo quản. Vì tài liệu ghi âm được cấu tạo bằng hố chất, do đó dễ bị ảnh hưởng của các yếu tố khí hậu. Theo các nhà nghiên cứu trong và ngồi nước thì điều kiện bảo quản thích hợp trong mơi trường nhiệt độ đối với tài liệu ghi âm là 15-200C và độ ẩm là 40-50%. Đối với tài liệu giấy từ 13-18 0
C, độ ẩm 55-65%. Việc bảo quản sẽ không được đảm bảo nếu tài liệu được lưu giữ trong mơi trường có sự thay đổi lớn hơn 40C và nhiệt độ lớn hơn 5% về độ ẩm. Đồng thời tài liệu ghi âm phải được bảo quản trong mơi trường khơng có bụi, khơ, ráo và ít chịu ảnh hưởng của các nguồn sáng, nguồn nhiệt.
Ánh sáng chỉ được sử dụng ánh sáng nhân tạo trong các phòng, kho bảo quản. Tránh tuyệt đối ánh sáng mặt trời chiếu vào tài liệu. Ánh sáng nhân tạo (ánh sáng điện) cũng chỉ sử dụng hạn chế, nói chung bảo quản loại tài liệu này trong bóng tối là tốt nhất.
Để tạo và duy trì trong kho một mơi trường bảo quản theo yêu cầu Phòng Lưu trữ, Văn phịng Chính phủ có thể dùng máy lạnh và máy hút ẩm: khi sử dụng phương pháp này người ta có thể điều chỉnh chính xác và độc lập hai thơng số nhiệt độ và độ ẩm khơng khí trong kho một cách dễ dàng. Tuy nhiên, cần duy trì hoạt động của các máy này 24/24 giờ trong một ngày đêm.