2.2.1 .Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu
2.2.2. Về trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu
Kho lưu trữ của Văn phòng đã được trang bị các phương tiện, trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu như: các hộp, cặp, giá sắt; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; quạt thơng gió; máy hút ẩm, máy điều hịa khơng khí; thiết bị phịng cháy, chữa cháy; dụng cụ vệ sinh tài liệu. Các trang thiết bị được bố trí cụ thể như sau:
- Dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm: Văn phòng mới trang bị một bộ dụng cụ đo nhiệt độ, độ ẩm. Bộ dụng cụ này được đặt ở gần cửa ra vào của kho. Việc kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo, hoặc định kỳ kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó chưa được Phịng Lưu trữ chú trọng thực hiện .
- Quạt thơng gió: quạt thơng gió được sử dụng trong các kho lưu trữ của Văn phòng là quạt gắn tường. Phịng 200 m2
được bố trí 06 quạt, phịng 80 m2 được bố trí 03 quạt, hai phịng 30 m2 mỗi phịng được bố trí 02 quạt thơng gió.
- Máy hút ẩm và máy điều hịa được bố trí tại các phịng như sau: Phịng 200 m2 có 03 máy hút ẩm, 03 máy điều hịa; phịng 80 m2 có 01 máy hút ẩm, 01 máy điều hòa; hai phòng 30 m2: một phịng có 01 máy điều hịa, 01 máy hút ẩm; phòng còn lại được trang bị 02 máy hút ẩm và 01 máy điều hòa. Máy điều hòa hoạt động 24/24 giờ, máy hút ẩm hoạt động 8/24 giờ trong một ngày đêm từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Chiều thứ 7 và chủ nhật các máy này không hoạt động.
- Thiết bị phòng chống cháy: Kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ được trang bị các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an tồn cho tài liệu. Trong đó, có hệ thống báo cháy tự động, các dụng cụ và biện pháp chữa cháy được sử dụng là bình khí CO2 và hệ thống chữa cháy bằng nước. Tuy nhiên, các thiết bị chữa cháy là thiết bị được trang bị chung cho các phòng làm việc khác trong tịa nhà, khơng trang bị riêng cho phịng lưu trữ.
- Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu: Văn phịng Chính phủ đã trang bị cho các kho lưu trữ 02 máy hút bụi, khăn để làm vệ sinh tài liệu.