Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng quy phạm pháp luật do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành gồm 01 bản gốc và 02 bản chính.
Các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành chỉ 01 bản chính.
Thơng báo ý kiến kết luận của Thủ tướng,các Phó thủ tướng.
Cơng văn giao dịch, xử lý công việc hàng ngày của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế, xã hội.
Sổ tài liệu đăng ký công văn đi, đến.
1.4.1.2.Tài liệu từ các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ
+Tài liệu của các Vụ theo dõi ngành, lĩnh vực gồm :
* Hồ sơ cơng việc: gồm tồn bộ tài liệu được hình thành từ khi bắt đầu
đến khi kết thúc một sự việc, loại hồ sơ này thường gồm những tài liệu sau: - Tờ trình hoặc đề án, cơng văn đề nghị của các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế- xã hội và tờ trình, đề án… của các tổ cơng tác (do Thủ tướng Chính phủ thành lập), của Văn phịng Chính phủ gửi Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Văn bản tham gia ý kiến của các ngành, các đơn vị có liên quan (kể cả phiếu thẩm tra, phiếu phối hợp xử lý văn bản).
- Biên bản (hoặc trích biên bản) các cuộc họp (nếu có).
- Phiếu trình của chuyên viên và ý kiến giải quyết của lãnh đạo.
- Các bản dự thảo của Chiính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ giải quyết các vấn đề đó.
- Văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ ban hành.
* Hồ sơ các cuộc họp: các phiên họp Chính phủ, Thường trực Chính phủ, các cuộc họp chuyên ngành khác do Thủ tướng triệu tập và các cuộc họp do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ triệu tập gồm các tài liệu:
- Giấy mời họp
- Danh sách các thành viên dự họp - Chương trình họp
- Biên bản cuộc họp
- Các đề án, tờ trình, báo cáo, ý kiến phát biểu của các cơ quan, cá nhân có liên quan đến cuộc họp.
- Các bức ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình…. về cuộc họp. - Nghị quyết, thông báo về kết quả cuộc họp.
* Các loại báo cáo
- Báo cáo công tác định kỳ của các cơ quan Trung ương và địa phương. - Báo cáo chuyên đề hoặc báo cáo đột xuất.
* Sổ công tác của chuyên viên.
+Tài liệu của các bộ phận giúp việc Thủ tƣớng, các Phó Thủ tƣớng và Bộ trƣởng, chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ gồm các loại sau:
- Bài phát biểu, diễn văn của Thủ tướng, các Phó thủ tướng tại Hội nghị, tại buổi làm việc với các cơ quan Trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội.
- Văn bản tài liệu về các chuyến đi công tác, thăm hữu nghị ở nước ngoài của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ.
- Báo cáo của các đoàn và cá nhân về kết quả đi học tập, khảo sát ở nước ngoài.
- Các báo cáo chuyên đề khác.
- Thư khen, thư chúc mừng, thư thăm hỏi…. của các đồng chí lãnh đạo gửi cho các tập thể và cá nhân.
- Đơn, thư khiếu nại, tố cáo, góp ý kiến của cơng dân có bút tích hoặc ý kiến xử lý của lãnh đạo.
- Sổ cơng tác của các đồng chí lãnh đạo.
+ Các loại tài liệu giải quyết nội bộ của Văn phịng Chính phủ:
Tuỳ theo chức năng của từng Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ phải nộp những loại tài liệu sau:
- Chương trình, kế hoạch cơng tác và báo cáo cơng tác định kỳ của cơ quan Văn phịng Chính phủ.
- Hồ sơ về bộ máy tổ chức của cơ quan, chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong văn phòng.
- Hồ sơ về tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, hưu trí về hợp đồng lao động.
- Hồ sơ về các cuộc họp giải quyết các công việc nội bộ của cơ quan. - Hồ sơ về xây dựng sữa chữa các cơng trình của cơ quan gồm các loại tài liệu, luận chứng kinh tế kỹ thuật,các bản vẽ thiết kế, báo cáo diễn biến quá trình thi cơng, báo cáo nghiệm thu và thanh quyết tốn cơng trình.
- Hồ sơ về việc mua sắm và sử dụng các trang thiết bị. - Báo cáo quyết toán thu chi hàng năm của cơ quan. - Hồ sơ về công tác lễ tân.
1.4.2. Tài liệu ghi âm
Tài liệu ghi âm là loại hình tài liệu có nội dung rất phong phú và đa dạng, phản ánh các mặt đời sống chính trị, văn hố, tinh thần bằng hình tượng âm thanh một cách sinh động.
Qua khảo sát thực tế hiện nay Kho Lưu trữ của Văn phịng Chính phủ đang bảo quản khoảng 2.000 băng cassette về các phiên họp thường kỳ của Chính phủ, 115 đĩa ghi âm. Nguồn thu chủ yếu là từ Vụ Tổng hợp, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp và theo dõi các cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ.
- Bài phát biểu, diễn văn (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) của Thủ tướng, các Phó Thủ tướng tại hội nghị, tại các buổi làm việc với cơ quan trung ương, địa phương và các đoàn thể nhân dân, tổ chức kinh tế xã hội…
- Văn bản, tài liệu (kể cả băng ghi âm, ghi hình, ảnh…nếu có) về các chuyến đi cơng tác, thăm hữu nghị ở nước ngồi của Thủ tướng, các phó Thủ tướng và Bộ trưởng, Chủ nhiệm.
Như vậy, thành phần chủ yếu của tài liệu ghi âm là những băng ghi âm cuộc họp, các bài diễn văn, các buổi hội đàm của lãnh đạo Chính phủ bao gồm những loại băng sau:
- Băng ghi âm cassette; - Đĩa CD.
Khối tài liệu ghi âm có nội dung nói về những cuộc họp của Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ nhằm đưa ra những quyết định quan trọng nhằm điều hành hoạt động của quốc gia hay giải quyết các vấn đề liên quan đến kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội… của đất nước.
Có thể nói, so với số lượng các cuộc họp hàng năm của Chính phủ thì tài liệu ghi âm hiện đang bảo quản tại Kho Lưu trữ của Văn phịng Chính phủ cịn q ít.
1.4.3.Tài liệu khoa học kỹ thuật
Bên cạnh các loại tài liệu hành chính, tài liệu ghi âm cịn có tài liệu khoa học kỹ thuật hình thành tại Văn phịng Chính phủ như các bản vẽ cơng trình xây dựng, hồ sơ thiết kế, thi cơng cơng trình xây dựng trụ sở làm việc của Văn phịng Chính phủ, các hồ sơ thiết kế do các cơ quan gửi lên xin ý kiến….Nhóm tài liệu xây dựng cơ bản sản sinh tương đối lớn, trong quá trình thi cơng, sử dụng cơng trình tài liệu kỹ thuật liên tục được bổ sung ngày càng hồn chỉnh, phần lớn tài liệu mang tính chất thiết kế đơn chiếc cho nên có ý nghĩa thực tiễn to lớn.
1.4.4. Tài liệu điện tử
Trước hết cần khẳng định tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức là một ngưồn bổ sung quan trọng của tài liệu lưu trữ, phải có một cách tiếp cận mới, hồn tồn mở đối với việc quản lý và bảo quản lâu dài tài liệu điện tử tại lưu trữ cơ quan cũng như lưu trữ lịch sử.
Tài liệu điện tử có thể tạo ra dưới dạng điện tử cũng có thể tạo ra dưới dạng số hóa. Để đảm bảo tính thống nhất đối với việc quản lý tài liệu điện tử cũng như quản lý tài liệu giấy tại giai đoạn văn thư và trong công tác lưu trữ. Trách nhiệm quản lý tài liệu điện tử ở giai đoạn văn thư thuộc về Trung tâm tin học, Phòng Văn thư và chuyên viên. Quý I năm sau khi thực hiện giao nộp hồ sơ giấy vào lưu trữ thì trách nhiệm này thuộc về Phịng Lưu trữ và Trung tâm tin học.
Hiện tại, để tổ chức bảo quản tài liệu điện tử trong lưu trữ, Phòng Lưu trữ chủ trì, phối hợp với Trung tâm Tin học lưu trữ hồ sơ, văn bản điện tử theo các quy định hiện hành (máy chủ đặt tại Trung tâm tin học).
Thời hạn bảo quản tài liệu điện tử được xác định theo những tiêu chí giống như tài liệu giấy. Việc xác định giá trị tài liệu điện tử được thực hiện đúng qui trình như thực hiện đối với tài liệu giấy và được đưa vào Danh mục hồ sơ của cơ quan.
Việc sử dụng phần mềm tin học trong xử lý công việc đã tạo nên khối lượng lớn hồ sơ điện tử có giá trị hình thành hàng ngày tại Văn phịng Chính phủ. Cùng với hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy,việc thu thập, quản lý, khai thác và sử dụng hồ sơ, văn bản điện tử là vấn đề mới, cần lựa chọn tài liệu điện tử thật sự có giá trị cho lưu trữ, địi hỏi lưu trữ Văn phịng Chính phủ phải có sự nghiên cứu chọn lọc và xác định thời hạn bảo quản tạm thời, lâu dài, vĩnh viễn cho những loại tài liệu điện tử nhất định. Đồng thời lưu trữ phải đối chiếu hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy để có phương án xử lý đảm bảo tính thống nhất, chính xác của hai loại hình tài liệu này.
1.5. Ý nghĩa tài liệu lƣu trữ tại Văn phịng Chính phủ.
Tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ hình thành trong quá trình hoạt động và phát triển của Chính phủ và Văn phịng Chính phủ có nội dung phong phú, đa dạng chủ yếu là bản chính, bản gốc, phản ánh các sự kiện mang ý nghĩa quốc gia qua nhiều thời kỳ lịch sử. Giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đang được bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ được thể hiện một số mặt sau:
- Tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý, tham mưu của Văn phịng Chính phủ từ năm 1945 đến nay. Qua hồ sơ, tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính
phủ là căn cứ để cán bộ, chuyên viên các Vụ, Cục, đơn vị thuộc Văn phịng Chính phủ làm căn cứ để giải quyết những công việc cụ thể hoặc những thông tin phục cho cho việc nghiên cứu, tổng kết đúc rút kinh nghiệm để tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo Văn phịng Chính phủ, lãnh đạo Chính phủ giải quyết cơng việc hàng ngày, đổi mới rút kinh nghiệm trong việc chỉ đạo điều hành, đưa ra định hướng đúng đắn cho giai đoạn tiếp theo.
- Tài liệu lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ hình thành trong hoạt động
của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ thể hiện được sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ đối với nhiều ngành, nhiều lĩnh vực qua các thời kỳ lịch sử, có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Đây là nguồn tư liệu vô cùng
quý giá giúp Chính phủ xây dựng hoạch định các chủ trương, chính sách phù hợp với tình thực thực tế của mỗi vùng, miền của đất nước. Xây dựng chiến lược phát triển ngành, lĩnh vực dài hạn, trung hạn; chiến lược phát triển ngành trọng điểm; về hợp tác quốc tế trong tình hình mới….
Ví dụ: Quyết định số 1546QĐ-TTg năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Quy hoạch phân vùng thăm dò, khai thác, chế biến quặng Titan giai đoạn 2020 xét đến 2030. Để tham mưu cho Thủ tướng Chính
phủ ban hành quyết định này, chuyên viên phải nghiên cứu hồ sơ tài liệu tại Kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ các quy định của Chính phủ về khai thác khống sản các giai đoạn trước đó để làm cơ sở về mặt pháp lý cũng như thực tiễn tham mưu giúp Chính phủ Phê duyệt Quy hoạch đúng, phù hợp với thực tiễn hiện tại và giai đoạn tới.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thể hiện sự thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương chính sách của Đảng, luật pháp của Nhà nước. Điều này được thể hiện qua rất nhiều văn bản của Chính
phủ, Thủ tướng Chính phủ
Ví dụ: Nghị định số 65/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung 1 số Điều của Luật Thi đua khen thưởng năm 2013. Đây là căn cứ quan trọng thể chế hóa, cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước về việc khuyến khích, động viên tinh thần sáng tạo của mọi người dân Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ của Văn phịng Chính phủ cịn là những chứng cứ có
sức thuyết phục mạnh mẽ cho các hoạt động của các cơ quan cơng an, tịa án,
phục vụ các cuộc điều tra liên quan đến phịng chống tham nhũng, bn lậu. Căn cứ vào hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thể kiểm tra, giám sát các Bộ, ngành, địa phương thực hiện đúng sự chỉ đạo điều hành của Chính phủ hay khơng.
Ví dụ: Xử lý sai phạm tại tập Đồn Cơng nghiệp tàu thủy Việt nam (Vinasin). Lưu trữ Văn phịng Chính phủ đã cung cấp 150 hồ sơ, văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ từ 1999 đến 2005 ban hành chỉ đạo những vấn đề liên quan đến hoạt động của Tập đoàn Vinasin. Qua những chứng cứ đó Thanh tra Chính phủ, Ủy ban kiểm tra Trung ương phát hiện ra việc Tập đồn Cơng nghiệp tàu thủy Việt nam đã làm trái chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, trái quy định của Nhà nước, kiến nghị với các cơ quan để đưa ra xét xử đúng người đúng tội.
- Bên cạnh những giá trị thực tiễn, tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ cịn có giá trị lịch sử to lớn có thể là nguồn sử liệu hết sức quý giá được
sử dụng cho mục đích biên soạn Lịch sử Văn phịng Chính phủ và Lịch sử hình thành và phát triển của Chính phủ Việt nam qua các thời kỳ. Đây là
nguồn sử liệu quan trọng cho nhiều nhiều Bộ, ngành nghiên cứu lịch sử ngành, lĩnh vực và lịch sử hoạt động của bộ máy nhà nước, các tập đoàn kinh tế nhà nước… để xây dựng Biên niên sử của ngành mình về quá trình hình thành và phát triển.
Ví dụ: Nghiên cứu sự ra đời của ngành Lưu trữ Việt nam, Lưu trữ Văn phịng Chính phủ cung cấp rất nhiều tài liệu trong đó có Thơng đạt số 01 của Chủ tịch Hồ Chí Minh năm 1946 để từ đó có cơ sở lấy ngày 3/1/1946 là ngày Lưu trữ Việt nam
- Tài liệu lưu trữ của Văn phịng Chính phủ cịn phục vụ nghiên cứu tổng kết các thành tựu về các lĩnh vực của đất nước trong các giai đoạn. Tài
liệu phản ánh quá trình phát triển kinh tế xã hội của nước ta từ những ngày đầu thành lập trải qua các cuộc chiến tranh và đến thời kỳ hội nhập phát triển. Tấtc ả những biến động về kinh tế, xã hội; định hướng phát triển kinh tế; sự điều hành của Chính phủ đều thể hiện qua những hồ sơ, tài liệu hình thành trong q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Tài liệu lưu trữ Văn phịng Chính phủ là nguồn sử liệu vơ cùng quan trọng đối với các nhà nghiên cứu Khoa học. Các hồ sơ về chương trình, dự
án, đề tài nghiên cứu cấp Nhà nước là nguồn tư liệu tham khảo phục vụ cho hoạt động thực tiễn và là cơ sở lý luận cho nghiên cứu khoa học áp dụng vào thực tiễn.
Ví dụ: Trên cơ sở Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010. Thủ tướng Chính phủ đã triển khai Đề án đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa cơng sở của hệ thống hành chính Nhà nước giai đoạn I (2003-2005). Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày 12/8/2003 với các tiểu đề án nhỏ.
- Tài liệu lưu trữ của Văn phịng Chính phủ cịn phản ánh sự quản lý,