Mỗi loại tài liệu được bảo quản trong một điều kiện nhiệt độ và độ ẩm phù hợp. Trong công tác bảo quản nếu chế độ bảo quản không đúng và không phù hợp, kho chứa tài liệu thiếu những điều kiện và phương tiện bảo quản cần thiết và thiếu những nội qui, quy định cụ thể thì đó cũng là một trong những nguyên nhân làm cho tài liệu bị hư hỏng, mất mát.
Về nhiệt độ và độ ẩm: Nhiệt độ và độ ẩm trung bình ở nước ta tương
đối cao. Nhiệt độ cao, đặc biệt là độ ẩm cao làm giảm độ nhậy sáng. Độ ẩm cao có thể gây ra những tác hại khơng những đối với tài liệu nghe nhìn mà cả tài liệu giấy. Độ ẩm cao là điều kiện thuận lợi cho các phản ứng thủy phân dẫn đến sự phân hủy các hạt hữu cơ màu của phim màu tạo nên hiện tượng phai màu của nó.
Đối với những tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới, từ tính và quang học, do đó chất liệu sản xuất cũng khác nhau. Những loại ghi âm cơ giới đường ghi tiếng là rãnh nhựa, nếu những rãnh này bị xước hoặc bụi bám thì ảnh hưởng đến âm thanh. Đối với những băng ghi âm từ tính, do cấu tạo từ những mạt sắt non theo nguyên tắc dư từ nếu để gần nơi có từ trường mạnh như máy phát điện, mô tơ, đường điện cao thế... thì sẽ làm âm thanh bị méo mó.
Về ánh sáng: Đây là yếu tố làm cho tài liệu đặc biệt là tài liệu ghi âm
bị hư hỏng nhanh. Trong bảo quản tài liệu ghi âm, tuyệt đối không để ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.
Về bụi: trong quá trình sản xuất, sử dụng và bảo quản tài liệu (giấy và
phim ảnh) chúng ln phải tiếp xúc với mơi trường khơng khí xung quanh và sự không tinh khiết hay ô nhiễm của khơng khí cũng là một trong những ngun nhân gây hư hại cho tài liệu.Ơ nhiễm khơng khí có thể chia làm hai nhóm là ơ nhiễm do các động thực vật như bào tử nấm mốc, vi trùng hay cơn trùng ( kiến, mối) cịn gọi là ô nhiễm sinh học và ô nhiễm do bụi hay các chất khí có hại lẫn trong khơng khí như các Ơxít, Cácbon, lưu huỳnh, Clo, Flo cịn gọi là ơ nhiễm lý hóa học. Bụi bẩn là kẻ thù giấu mặt của tài liệu lưu trữ. Ngồi tác động bào mịn mà thường ít thấy rõ, bụi bẩn cịn chứa các chất hố
học gây hư hỏng tài liệu và truyền các nấm mốc. Trong khi đó, các kho lưu trữ của nước ta thường bố trí ở các thành phố cơng nghiệp như: Hà Nội, Hải Phịng, Thái Nguyên... hoặc các vùng ven biển như: Thanh Hoá, Nghệ An, Quảng Bình, Quảng Trị... nên có rất nhiều cát và bụi bẩn. Nhiều cơn gió xốy đem theo rất nhiều bụi bẩn lên không trung và sau đó tản mác vào khắp mọi nơi, trong đó có kho lưu trữ. Bụi bẩn có nhiều loại: Bụi cơ khí, bụi vi sinh vật...Bụi cơ khí làm cho tài liệu bị xây xước, bụi vi sinh vật mang theo nhiều bào tử nấm mốc, côn trùng vào tài liệu. Những bào tử nấm, mốc đó khi gặp điều kiện thuận lợi sẽ phát triển và phá hoại tài liệu.
Về nấm mốc cũng là một trong những nguyên nhân gây hư hỏng tài liệu.
Nhiệt độ cao, hơi ẩm lớn và bụi nhiều đã tạo điều kiện cho nấm mốc phát triển mạnh. Nấm mốc sống ký sinh trên băng ghi âm, tài liệu thường bị ố trắng lúc đầu, sau chuyển sang màu sẫm làm cho các loại băng ghi âm bị mục giòn.