2.2.1 .Về kho tàng và trang thiết bị bảo quản tài liệu
2.2.3 Về sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
Tài liệu hành chính ( tài liệu giấy) chiếm tỷ lệ lớn tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ vì vậy việc sắp xếp tài liệu trong kho chủ yếu là tài liệu giấy. Tài liệu ghi âm chỉ có một khối lượng ít , chủ yếu là hồ sơ phiên họp hoặc tài liệu của lãnh đạo Chính phủ. Tài liệu giấy gồm có Hồ sơ vụ việc và văn bản phát hành.
+ Kho bảo quản số 1: Như đã trình bày ở trên, đây là kho bảo quản văn bản phát hành gốc (ký trực tiếp) Quyết định của Thủ tướng Chính phủ, Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ và Loại hồ sơ A’: là loại hồ sơ được xử lý, giải quyết bằng các văn bản quy phạm pháp luật như Nghị quyết, Nghị định, Chỉ thị, Quyết định do Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành. Lọai hồ sơ này thường cứ một văn bản của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ sẽ được lập thành một hồ sơ (bao gồm các văn bản liên quan cùng một vấn đề) và Hồ sơ phiên họp của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
Ví dụ:
- Hồ sơ A3.124 là văn bản phát hành Quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ chữ ký tươi. Khi cần khai thác cán bộ lưu trữ phải tìm kiếm qua thẻ để biết số hộp.
- Hồ sơ A’3/2010/01, quyển 200, Hộp số 300, A’3 là ký hiệu hồ sơ vụ việc Quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ, thời gian năm 2010, số quyết định 01, Quyển 200, Hộp 300 ( quyển và hộp được tính theo thời gian lũy tiến từ trước đó,ký hiệu A là do Lưu trữ Văn phịng Chính phủ quy định để phục cho việc thống kê và tìm kiếm)
+ Kho bảo quản văn bản phát hành, kho số 2: Tại đây bảo quản toàn bộ văn bản phát hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ (chữ ký chụp, bản chính),văn bản Văn phịng Chính phủ (ký trực tiếp) như đã trình bày ở trên, thời gian từ 1950 đến nay được sắp xếp theo cách sau: thời gian văn bản có trong 1 đơn vị bảo quản (1 quyển): Từ ngày…. đến ngày, Số văn bản có trong 1 quyển: Từ số… đến số; Địa chỉ Lưu trữ 1: Q…. H…..; Địa chỉ Lưu trữ 2: Q…H…..
Ví dụ: Tập quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ năm 2010 Quyển số 1, từ ngày 01 tháng 01 năm 2010 đến ngày 30 tháng 01 năm 2010( từ số 01 đến 300); Quyển số 2 từ ngày 01/02/2010 đến ngày 29/02/2010 từ số 301 đến số 600. Như vậy khi độc giả đến yêu cầu nghiên cứu, cán bộ lưu trữ căn cứ vào ký hiệu, tiêu đề ngồi hộp bảo quản có thể nhanh chóng đưa tài liệu phục vụ cho độc giả, khơng cần thiết phải sử dụng mục lục văn bản phát hành.
Chẳng hạn muốn tìm Quyết định số 12/QĐ-TTG ngày 10 tháng 1 năm 2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc thành lập Trường Đại học Cần thơ. Đầu tiên cán bộ lưu trữ tìm đến khu vực bảo quản Quyết định cá biệt của Thủ tướng Chính phủ năm 2010, tìm quyển số 1.
Qua khảo sát thực tế Hộp bảo quản văn bản phát hành tại kho số 2 chưa đảm bảo, tài liệu được bảo quản trong các file bằng nhựa, khi cần khai thác tìm kiếm nhanh, nhưng về lâu dài địi hỏi Lưu trữ Văn phịng Chính phủ phải thay bằng Hộp Conton theo quy định đinh của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
+ Kho bảo quản số 3: tại đây bảo quản tồn bộ cơng văn phát hành của Chính phủ, Thủ Tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ cịn gọi là Loại hồ sơ C’ được quy định theo từng loại như sau: C’2, C’2c, C’2d, C’3a, C’3b, C’3… Mỗi loại văn bản được sắp xếp theo nơi riêng để thuận lợi cho việc tra tìm khi cần thiết nhằm tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng.
+ Kho bảo quản số 4: Tại đây bảo quản toàn bộ Loại hồ sơ C: là loại hồ sơ được xử lý, giải quyết bằng hình thức cơng văn của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ theo từng đơn vị chuyên ngành. Đây là loại hồ sơ giải quyết các công việc sự vụ, công văn trao đổi với các cơ quan, địa phương, tổ chức…. Số lượng văn bản, tài liệu kèm theo để ban hành loại văn bản này nhiều nên một văn bản phát hành thường hình thành 01 hồ sơ. Một số hồ sơ hình thành được ghép nhiều cơng văn cùng xử lý một vấn đề. Việc sắp xếp hồ sơ trong kho được phân theo từng mặt hoạt động liên quan đến chức năng của các đơn vị trực thuộc Văn phịng Chính phủ.
Ví dụ:
- Tài liệu khối Quan hệ quốc tế gồm: Hồ sơ về Đầu tư nước ngoài, Hồ sơ về tài trợ của các tổ chức phi chính phủ; hồ sơ về vay vốn ODA, hồ sơ về các chuyến thăm và làm việc với các nước của lãnh đạo Chính phủ và các Đoàn của các nước thăm và làm việc với Việt nam…
- Tài liệu Kinh tế tổng hợp gồm: Hồ sơ về phân bổ ngân sách hàng năm cho các Bộ, ngành và địa phương, hồ sơ về dự trữ quốc gia, hồ sơ về chứng khoán…..
-Tài liệu Khoa giáo văn xã gồm: Hồ sơ về thành lập các trường đại học; hồ sơ về tiền lương; hồ sơ về điện hạt nhân…..
- Tài liệu khối Khiếu nại, tham nhũng ( vụ I ). Xử lý vụ việc khiếu nại, tố cáo của công dân về nhà cửa,đất đai; Xử lý các vụ tham nhũng, buôn lậu….
- Tài liệu khối Nội chính gồm các vấn đề về an ninh, quốc phịng, địa giới hành chính các tỉnh, thành, về tôn giáo, dân tộc…. mỗi vấn đề được sắp xếp theo khu vực riêng vì vậy cán bộ lưu trữ chỉ cần đến khu vực Nội chính là tìm kiếm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng.
Tài liệu được sắp xếp theo mặt hoạt động- thời gian vì vậy rất thuận tiện cho việc khai thác hồ sơ, tài liệu.
Mục đích của việc sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ nhằm tạo thuận lợi cho việc phục vụ nghiên cứu khai thác được dễ dàng, chưa đặt vấn đề về giá trị của tài liệu để có chế độ bảo quản riêng.
Từ năm 2012 khối tài liệu nghe nhìn chủ yếu là tài liệu ghi âm các cuộc họp, làm việc của Chính phủ bắt đầu được giao nộp cùng với tài liệu giấy do chuyên viên giao nộp, tài liệu ghi âm được để trong túi nilon xếp dưới sàn, chưa có kho và phương tiện bảo quản riêng. Có trường hợp chuyên viên chỉ nộp riêng băng ghi âm.
Sau khi cán bộ lưu trữ chỉnh lý hồ sơ giấy, tài liệu ghi âm được kiểm tra số lượng tương ứng với hồ sơ phiên họp đã thu thập. Sau đó tài liệu được để trong túi nilon hoặc thùng giấy và để ở một vị trí trống trong kho. Đây là vấn đề rất nguy hại mà Lưu trữ Văn phịng Chính phủ chưa có kế hoạch cũng như đề xuất để đưa ra chế độ bảo quản riêng.