3.2.7 .Trang thiết bị bảo quản tài liệu
3.5. Nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và
chế tài liệu bị hƣ hại
Với những đặc điểm về thời gian và đặc thù của khối lượng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ. Việc nghiên cứu xây dựng và thực hiện các quy trình tu bổ và phục chế tài liệu bị hư hại có ý nghĩa vơ cùng quan trọng. Mặc dù đã phịng ngừa nhưng khả năng tài liệu vẫn có thể bị hủy hoại do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.
Ví dụ do vận chuyển tài liệu bị rách , do tác động của nhiễm bẩn khí quyển trên thành phần của giấy, do bị mốc, do loại gặm nhấm hay côn trùng….
Số liệu khảo sát bước đầu cho thấy, trong số 04 kho bảo quản tài liệu tại Văn phịng Chính phủ, trong đó có 01 kho bảo quản tài liệu chữ ký gốc từ năm 1950 đến nay. Tuy nhiên với thời gian hơn 65 năm, tài liệu đã bị lão hóa nhiều. Mặc dù lưu trữ Văn phịng Chính phủ đã cố gắng nhưng hiện nay số tài liệu trước 1975 đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ đang bị phai mờ chữ, có một số bị rách do vận chuyển và bị mốc do độ ẩm cao trong thời gian dài.
Đối với mỗi loại bệnh đều có cách sửa chữa riêng nhưng đa số đều phải chữa bằng những phương tiện rất chuyên môn, cụ thể:
3.5.1. Khử trùng
Nếu thấy xuất hiện tài liệu bị nhiễm bệnh thì cần phải đưa ngay ra khỏi khu vực kho tàng. Để thực hiện một cách có hiệu quả cơng tác khử trùng, phải áp dụng phương pháp vừa diệt khuẩn nấm mốc vừa diệt cả cơn trùng. Chỉ có một chất đáp ứng được cả ba tiêu chuẩn này là oxit-êty-len. Nó được sử dụng ở mơi trường chân không trong một nồi hấp để khí thấm sâu vào cả quyển sách hay cặp tài liệu. Nếu khử trùng một khối lượng lớn nên thuê những trung tâm khử trùng có chun mơn.
Ngồi ra có thể áp dụng các phương pháp khử trùng khác, tuy nhiên theo các chuyên gia thì phương pháp khử trùng bằng phương pháp chân không là khả thi hơn cả.
Trước khi đưa tài liệu đã khử trùng vào vị trí cần phải khử trùng cả kho tàng, giá kệ.
3.5.2. Tu bổ tài liệu
Kho lưu trữ tài liệu Văn phịng Chính phủ đang bảo quản khối lượng lớn tài liệu trước năm 1955, được dùng bằng giấy pơ luy, rất mỏng, vì vậy khơng tránh khỏi rách nát trong q trình sử dụng. Để gia cố cho một tài liệu, người ta dùng cách bồi thêm đơn giản hoặc xen vào giữa hai tờ giấy một lớp bảo vệ.
Trước khi bồi nền thêm cần phải giải quyết các lỗ thủng trên giấy hoặc bằng cách vá lấp thủ công.
Lưu ý không bao giờ được dùng bàn là để làm cho tài liệu giấy phẳng lại
3.6. Kinh phí cho cơng tác lƣu trữ
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phịng Chính phủ được quy định Nghị định số 74/2012/NĐ-CP ngày 29 tháng 9 năm 2012 của Chính phủ. Căn cứ vào Quyết định số 1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị trong Văn phịng Chính phủ.
Địi hỏi lãnh đạo Vụ Văn thư Hành chính phải tham mưu, đề xuất với Lãnh đạo Văn phịng Chính phủ để xây dựng các Đề án. Theo khảo sát của tác giả, từ năm 1998 đến 2010 Vụ Văn thư Hành chính cũng đã có 8 đề tài về công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, chưa xây dựng được đề án cụ thể về công tác Lưu trữ. Đặc biệt về kinh phí và đảm bảo vật chất cho cơng tác lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ chưa được quan tâm đúng mức. Tài liệu thu về không đủ chỗ để phải tận dụng sàn kho nên ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu như tác giả đã phân tích ở chương 2.
Việc bảo quản tài liệu chỉ mới chú trọng đến tài liệu nộp vào kho lưu trữ, còn tài liệu hiện hành tại các đơn vị thuộc Văn phòng Chính phủ chưa có phương tiện bảo quản phù hợp, mỗi cán bộ chuyên viên tự bảo quản hồ sơ do mình xử lý. Đặc biệt hồ sơ mật chưa có tủ bảo quản riêng, cán bộ, chuyên viên khi đi học hoặc đi công tác lại đưa nộp lưu cho lưu trữ trước thời hạn quy định. Điều này ảnh hưởng đến việc thu thập và bảo quản khối hồ sơ liên quan đến kế hoạch thu thập của năm tới.
Cụ thể ở đây tác giả muốn đưa ra giải pháp về xây dựng Đề án đảm bảo kinh phí cho cơng tác bảo quản tài liệu tại Văn phịng Chính phủ gồm:
- Kinh phí đào tạo, hướng dẫn cho tồn thể cán bộ, cơng chức tại Văn phịng Chính phủ về quy trình bảo quản tài liệu tại các đơn vị trước khi nộp về lưu trữ cơ quan.
- Kinh phí xây dựng cơ sở vật chất ,kho tàng, trang thiết bị, đặc biệt cung cấp cho mỗi phòng làm việc 01 tủ sắt để bảo quản tài liệu mật và tủ đảm bảo an toàn cho bảo quản tài liệu đang trong quá trình xử lý khi hết giờ làm việc. Vì hiện nay các phịng làm việc của các đơn vị cịn chưa có phương tiện bảo quản an tồn tài liệu.
- Kinh phí cho số hóa tài liệu hiện đang bảo quản trong kho từ năm 1950 đến nay. Việc số hóa tài liệu từ năm 1950 vơ cùng quan trọng.
3.7. Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
Trong q trình hoạt động của mình ,Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ đã sản sinh ra một khối lượng tài liệu văn bản rất nhiều phản ánh mọi hoạt động kinh tế, xã hội, an ninh quốc phịng, văn hố nghệ thuật…. đây là những loại tài liệu có giá trị rất lớn với nhiều nội dung phong phú đa dạng. Việc lựa chọn tài liệu phù hợp đưa vào bảo quản trong các kho tài liệu là điều cực kỳ cần thiết. Bảng thời hạn bảo quản là công cụ để giúp cho việc xác định giá trị tài liệu được chính xác.
Việc xây dựng bảng thời hạn bảo quản hình thành trong hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và Văn phịng Chính phủ sẽ giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ xác định được chính xác thời hạn bảo quản của những nhóm tài liệu chủ yếu, quan trọng, những tài liệu có giá trị lịch sử để lưu vĩnh viễn và loại ra những tài liệu khơng có giá trị đảm bảo cho việc bảo quản được tốt, tiết kiệm được diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản.
Nếu xây dựng được bảng thời hạn bảo quản sẽ có rất nhiều lợi ích trước mắt cũng như lâu dài đối với Văn phịng chính phủ nói riêng và đất nước nói chung, nếu giải pháp này được triển khai vào thực tiễn cho công tác chỉnh lý tài liệu tại Văn phịng Chính phủ lợi ích mang lại sẽ là:
- Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản sẽ giúp cho cán bộ lưu trữ có cơ sở để xác định giá trị tài liệu và như vậy sẽ giảm được 50% chi phí về kinh phí, cơng sức cho việc bảo quản tài liệu so với khi chưa có Bảng thời hạn bảo quản tài liệu.
- Không phải tốn kinh phí để mua sắm trang thiết bị hoặc phải xây dựng thêm kho tàng để bảo quản những tài liệu khơng có giá trị hoặc đã hết giá trị.
- Tăng năng suất lao động, tiết kiệm thời gian cơng sức trong q trình chỉnh lý tài liệu của cán bộ, công chức lưu trữ.
3.8. Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lƣu trữ Văn phịng Chính phủ phịng Chính phủ
Tới thời điểm hiện tại Đảng và Nhà nước đã ban hành được một số văn bản liên quan đến giải mật tài liệu. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để Văn phịng Chính phủ có căn cứ vận dụng và thực hiện.
Qua khảo sát nội dung tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ,khối lượng tài liệu nhiều, trong khi đó tài liệu được đóng dấu mật có số lượng rất lớn. Nhiều tài liệu có tình trạng vật lý kém: rách, giịn, nhòe mực, mờ chữ. Nếu Văn phịng Chính phủ thực hiện được giải mật tài liệu sẽ là một giải pháp hữu hiệu nhằm đưa ra chế độ bảo quản phù hợp.
Tuy nhiên, trước mắt theo tác giả giải pháp này sẽ vô cùng khó khăn cho những người làm cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ.
Tiểu kết chƣơng 3:
Tài liệu lưu trữ đang đựơc bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ là nguồn tư liệu quý giá phản ánh q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phịng Chính phủ. Tuy nhiên, công tác bảo quản các loại hình tài liệu còn một số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng được kho bảo quản tài liệu ảnh và ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật…; nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa được thực hiện phù hợp;… Những hạn chế này ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ an toàn và tuổi thọ của tài liệu. Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp tạo môi trường và các điều kiện tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi mỗi chúng ta, đặc biệt những người đang làm cơng tác lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ phải so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp để góp phần đưa cơng tác bảo quản tài liệu tại Văn phịng Chính phủ thực hiện đúng yêu cầu và quy định chung
KẾT LUẬN
Hồ sơ lưu trữ phản ánh q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ từ khi thành lập nước đến nay hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ khối lượng rất lớn. Song hầu hết các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ đều làm bằng phương pháp thủ công từ thu thập, chỉnh lý, làm công cụ tra cứu, phục vụ khách đến nghiên cứu sử dụng tài liệu đến công tác bảo quản, do vậy cơng chức lưu trữ của Văn phịng Chính phủ rất vất vả mới có thể thực hiện tốt cơng việc của mình. Hiện nay, bước đầu cơng nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn đang trong tình trạng chưa ổn định. Hơn nữa muốn áp dụng công nghệ tin học, trước tiên tài liệu phải được chỉnh lý, sắp xếp gọn gàng theo đúng quy định về nghiệp vụ công tác lưu trữ, những cơng việc này khơng thể máy móc nào thay thế được.
Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở pháp lý và thực trạng của công tác lưu trữ hiện nay tại Văn phịng Chính phủ, tác giả kiến nghị các giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ, cùng với yêu cầu đặt ra, địi hỏi phải có một hướng đi phù hợp với đặc thù của tài liệu hình thành trong hoạt động của Lãnh đạo Chính phủ và Văn phịng Chính phủ. Đó là một di sản kiến thức lớn, phản ánh trí tuệ và kinh nghiệm được tích lũy qua quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phịng Chính phủ. Nguồn di sản quý giá này cần được bảo quản đúng với giá trị đích thực của nó.
Trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Văn phịng Chính phủ, cơng tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của Văn phòng đã đạt được một số thành công nhất định. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu ở Văn phịng Chính phủ cịn một số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định về bảo quản tài liệu; nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa được thực hiện phù hợp; kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ và đáp ứng đúng yêu cầu bảo quản tài liệu;… Những hạn chế này ảnh hưởng khơng nhỏ tới mức độ an tồn và tuổi thọ của tài liệu.
Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên như: sự quan tâm chưa đồng bộ của lãnh đạo Văn phịng; cơng tác thống kê, quản lý tài liệu chưa được thực hiện thường xuyên, bài bản; chưa bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;…Muốn loại bỏ các nguyên nhân để khắc phục các hạn chế nêu trên, trong những giải pháp trình bày ở chương 3 ,Văn phịng Chính phủ cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, bố trí và cải tạo kho tàng phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu. Thứ ba, duy trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu .
Thứ tư, đầu tư hệ thống trang thiết bị phù hợp phục vụ bảo quản tài liệu. Thứ năm, thực hiện đầy đủ, khoa học các biện pháp nghiệp vụ đối với tài liệu. Thứ sáu, bố trí và đào tạo cán bộ thực hiện cơng tác bảo quản tài liệu . Những giải pháp mang tính gợi mở đã nêu ở chương 3 trong luận văn sẽ là cơ sở cho những định hướng để nhằm nâng cao năng lực công tác lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ trong thời gian tới. Muốn cơng tác bảo quản tài liệu được thực hiện một cách có hiệu quả, Văn phịng Chính phủ cần phải có sự quan tâm, đầu tư đúng mức. Sự quan tâm đó thể hiện trước hết ở việc xây dựng một chiến lược, kế hoạch cụ thể cho cơng tác này. Có như vậy, những tồn tại, hạn chế mới sớm được khắc phục, những phương pháp, biện pháp khoa học sẽ được ứng dụng giúp bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Khoa học và Công nghệ,1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 ,Công
bố Tiêu chuẩn quốc gia : bìa hồ sơ lưu trữ,hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ, 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, Hướng dẫn về kho lưu
trữ chuyên dụng.
3. Bộ Nội vụ ,15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011,Quy định định mức kinh
tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
4. Các báo cáo tham luận về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (1984), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr. 19-23.
5. Chính phủ ,111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004,Nghị định chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
6. Chính phủ ,08/2012/NĐ-CP ngày 16/2/2012,Nghị định ban hành Quy
chế làm việc của Chính phủ.
7. Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Chính phủ.
8. Cục Lưu trữ Nhà nước,02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 , Ban hành mẫu
“Sổ nhập tài liệu lưu trữ áp dụng cho các Trung tâm và Kho lưu trữ nhà nước các cấp.
9. Cục Lưu trữ Nhà nước, 111/NVĐP ngày 04/4/1995,Hướng dẫn bảo
quản tài liệu lưu trữ.
10. Cục Lưu trữ Nhà nước,72/QĐ-QHTK ngày 02/3/1997, Ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
11. Cục Lưu trữ Nhà nước, 73/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu
12. Cục Lưu trữ Nhà nước, 74/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu”.
13. Cục Lưu trữ Nhà nước, 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000, Hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
14. Cục Lưu trữ Nhà nước ,246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 ,Ban hành
quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
15. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,262/QĐ-VTLTNN ngày
17/12/2008, Ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
16. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,203/VTLTNN-TCCB ngày
23/3/2010 , Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an