3.2.7 .Trang thiết bị bảo quản tài liệu
3.8. Thực hiện giải mật tài liệu đang bảo quản tại kho Lƣu trữ
phịng Chính phủ
Tới thời điểm hiện tại Đảng và Nhà nước đã ban hành được một số văn bản liên quan đến giải mật tài liệu. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để Văn phịng Chính phủ có căn cứ vận dụng và thực hiện.
Qua khảo sát nội dung tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ,khối lượng tài liệu nhiều, trong khi đó tài liệu được đóng dấu mật có số lượng rất lớn. Nhiều tài liệu có tình trạng vật lý kém: rách, giịn, nhòe mực, mờ chữ. Nếu Văn phịng Chính phủ thực hiện được giải mật tài liệu sẽ là một giải pháp hữu hiệu nhằm đưa ra chế độ bảo quản phù hợp.
Tuy nhiên, trước mắt theo tác giả giải pháp này sẽ vô cùng khó khăn cho những người làm cơng tác lưu trữ Văn phịng Chính phủ.
Tiểu kết chƣơng 3:
Tài liệu lưu trữ đang đựơc bảo quản tại kho lưu trữ Văn phịng Chính phủ là nguồn tư liệu q giá phản ánh q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và lãnh đạo Văn phịng Chính phủ. Tuy nhiên, cơng tác bảo quản các loại hình tài liệu còn một số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng được kho bảo quản tài liệu ảnh và ghi âm, tài liệu khoa học kỹ thuật…; nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa được thực hiện phù hợp;… Những hạn chế này ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ an toàn và tuổi thọ của tài liệu. Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp tạo môi trường và các điều kiện tối ưu để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ là một yêu cầu cấp thiết, đòi hỏi mỗi chúng ta, đặc biệt những người đang làm cơng tác lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ phải so sánh, đối chiếu, phân tích, tổng hợp để góp phần đưa cơng tác bảo quản tài liệu tại Văn phịng Chính phủ thực hiện đúng yêu cầu và quy định chung
KẾT LUẬN
Hồ sơ lưu trữ phản ánh q trình hoạt động của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Văn phịng Chính phủ từ khi thành lập nước đến nay hiện đang bảo quản tại kho lưu trữ của Văn phịng Chính phủ khối lượng rất lớn. Song hầu hết các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ đều làm bằng phương pháp thủ công từ thu thập, chỉnh lý, làm công cụ tra cứu, phục vụ khách đến nghiên cứu sử dụng tài liệu đến công tác bảo quản, do vậy cơng chức lưu trữ của Văn phịng Chính phủ rất vất vả mới có thể thực hiện tốt cơng việc của mình. Hiện nay, bước đầu cơng nghệ tin học đã được ứng dụng vào công tác lưu trữ, tuy nhiên vẫn đang trong tình trạng chưa ổn định. Hơn nữa muốn áp dụng công nghệ tin học, trước tiên tài liệu phải được chỉnh lý, sắp xếp gọn gàng theo đúng quy định về nghiệp vụ công tác lưu trữ, những công việc này không thể máy móc nào thay thế được.
Trên cơ sở nghiên cứu những cơ sở pháp lý và thực trạng của công tác lưu trữ hiện nay tại Văn phịng Chính phủ, tác giả kiến nghị các giải pháp cụ thể cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ, cùng với yêu cầu đặt ra, địi hỏi phải có một hướng đi phù hợp với đặc thù của tài liệu hình thành trong hoạt động của Lãnh đạo Chính phủ và Văn phịng Chính phủ. Đó là một di sản kiến thức lớn, phản ánh trí tuệ và kinh nghiệm được tích lũy qua quá trình hoạt động của Chính phủ và Văn phịng Chính phủ. Nguồn di sản quý giá này cần được bảo quản đúng với giá trị đích thực của nó.
Trong những năm qua, được sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Văn phịng Chính phủ, cơng tác bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ của Văn phòng đã đạt được một số thành công nhất định. Tuy nhiên, công tác bảo quản tài liệu ở Văn phịng Chính phủ cịn một số tồn tại, hạn chế như: chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định về bảo quản tài liệu; nghiệp vụ bảo quản tài liệu chưa được thực hiện phù hợp; kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản chưa đầy đủ và đáp ứng đúng yêu cầu bảo quản tài liệu;… Những hạn chế này ảnh hưởng không nhỏ tới mức độ an tồn và tuổi thọ của tài liệu.
Có nhiều ngun nhân dẫn đến tình trạng trên như: sự quan tâm chưa đồng bộ của lãnh đạo Văn phịng; cơng tác thống kê, quản lý tài liệu chưa được thực hiện thường xuyên, bài bản; chưa bố trí cán bộ chuyên trách thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;…Muốn loại bỏ các nguyên nhân để khắc phục các hạn chế nêu trên, trong những giải pháp trình bày ở chương 3 ,Văn phịng Chính phủ cần thực hiện đồng bộ một số giải pháp sau:
Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, bố trí và cải tạo kho tàng phù hợp với yêu cầu bảo quản tài liệu. Thứ ba, duy trì mơi trường tối ưu cho việc bảo quản tài liệu .
Thứ tư, đầu tư hệ thống trang thiết bị phù hợp phục vụ bảo quản tài liệu. Thứ năm, thực hiện đầy đủ, khoa học các biện pháp nghiệp vụ đối với tài liệu. Thứ sáu, bố trí và đào tạo cán bộ thực hiện cơng tác bảo quản tài liệu . Những giải pháp mang tính gợi mở đã nêu ở chương 3 trong luận văn sẽ là cơ sở cho những định hướng để nhằm nâng cao năng lực công tác lưu trữ tại Văn phịng Chính phủ trong thời gian tới. Muốn cơng tác bảo quản tài liệu được thực hiện một cách có hiệu quả, Văn phịng Chính phủ cần phải có sự quan tâm, đầu tư đúng mức. Sự quan tâm đó thể hiện trước hết ở việc xây dựng một chiến lược, kế hoạch cụ thể cho cơng tác này. Có như vậy, những tồn tại, hạn chế mới sớm được khắc phục, những phương pháp, biện pháp khoa học sẽ được ứng dụng giúp bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ Khoa học và Công nghệ,1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 ,Công
bố Tiêu chuẩn quốc gia : bìa hồ sơ lưu trữ,hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ.
2. Bộ Nội vụ, 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007, Hướng dẫn về kho lưu
trữ chuyên dụng.
3. Bộ Nội vụ ,15/2011/TT-BNV ngày 11/11/2011,Quy định định mức kinh
tế-kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ nền giấy.
4. Các báo cáo tham luận về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ (1984), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr. 19-23.
5. Chính phủ ,111/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004,Nghị định chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
6. Chính phủ ,08/2012/NĐ-CP ngày 16/2/2012,Nghị định ban hành Quy
chế làm việc của Chính phủ.
7. Chính phủ ,74/2012/NĐ-CP ngày 29/9/2012,Nghị định của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phịng Chính phủ.
8. Cục Lưu trữ Nhà nước,02/QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 , Ban hành mẫu
“Sổ nhập tài liệu lưu trữ áp dụng cho các Trung tâm và Kho lưu trữ nhà nước các cấp.
9. Cục Lưu trữ Nhà nước, 111/NVĐP ngày 04/4/1995,Hướng dẫn bảo
quản tài liệu lưu trữ.
10. Cục Lưu trữ Nhà nước,72/QĐ-QHTK ngày 02/3/1997, Ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
11. Cục Lưu trữ Nhà nước, 73/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu
12. Cục Lưu trữ Nhà nước, 74/QĐ-QHTK ngày 4/8/1997 , Ban hành tiêu chuẩn ngành “Cặp đựng tài liệu”.
13. Cục Lưu trữ Nhà nước, 287/LTNN-KH ngày 03/7/2000, Hướng dẫn lập dự án và kế hoạch đầu tư xây dựng, cải tạo kho lưu trữ.
14. Cục Lưu trữ Nhà nước ,246/QĐ-LTNN ngày 17/12/2002 ,Ban hành
quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.
15. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,262/QĐ-VTLTNN ngày
17/12/2008, Ban hành quy trình vệ sinh kho bảo quản tài liệu và quy trình vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy.
16. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước,203/VTLTNN-TCCB ngày
23/3/2010 , Tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu.
17. Đặng Anh Đào (1978 ),Một số ý kiến bước đầu về công tác bảo quản và phục vụ khai thác băng ghi âm từ tính ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 1, tr. 17-23.
18. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm(1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và
giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
19. Đào Xuân Chúc(2003),Lưu trữ tài liệu nghe nhìn của các nước trên thế giới - lịch sử và tổ chức, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, tr. 01-05. 20. Đào Xuân Chúc( 2006), Tập bài giảng về bảo quản, tu bổ, phục chế tài
liệu lưu trữ, Khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa
học và xã hội nhân văn, Hà Nội.
21. Hạnh Dung, Ths.Trần Việt Hà (2010), Một số đề xuất trong việc thực hiện đề án”Hỗ trợ xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 10, tr. 15-17.
22. Hoàng Quốc Tuấn(1979),Chống các vi sinh vật gây hại đối với hồ sơ tài liệu lưu trữ , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam ,số 4,tr. 17-18.
23. Hội đồng nhà nước,08-LCT/HDDNN7 ngày 30/11/1982,Pháp lệnh
bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia
24. Lê Nguyên Ngọc(1991),Một số nấm mốc chủ yếu hại tài liệu giấy và phương pháp phòng chống cơ bản ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 2.
25. Lê Nguyên Ngọc (1996),Sự ảnh hưởng của môi trường đến tài liệu giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
26. Lê Thị Lộc(2009), Nghiên cứu giải pháp bảo quản tài liệu lưu trữ giấy
tại Trung tâm lưu trữ Bộ Quốc phịng, Khóa luận,Tư liệu khoa Lưu trữ
học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
27. Lê Văn Năng,Vũ Xuân Thắng(2000),Giải pháp công nghệ trong việc lưu trữ và quản lý tài liệu ghi âm tại Trung tâm lưu trữ quốc gia III,Tạp
chí Lưu trữ Việt Nam, số 2,tr. 10-12.
28. Ngô Hiếu Chi(2008),Phim,băng từ nhiễm mốc.Vì sao, phải làm gì?,
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9,tr. 6-8.
29. Nguyễn Cảnh Đương (1992), 30 năm công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu của Trung tâm lưu trữ quốc gia I, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
30. Nguyễn Hồng Nhung(2013),Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ của Cục lưu trữ quốc gia Anh trong điều kiện mới,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 12,tr. 67-69.
31. Nguyễn Hồng Phong(1988), Vài nét về công tác bảo quản tài liệu phim ảnh ở kho lưu trữ nhà nước Trung ương ,Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 2.
32. Nguyễn Lan Phương(2004), Công tác lưu trữ tài liệu ghi âm ở Trung tâm lưu trữ quốc gia III - Thực trạng và giải pháp,Khóa luận, Tư liệu
khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
33. Nguyễn Thị Hà (2009), Lựa chọn trang thiết bị đo nhiệt độ, độ ẩm cho
kho lưu trữ chuyên dụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11, tr. 6-7.
34. Nguyễn Thị Hà(2010) , Hoạt động của hệ thống điều hịa khơng khí và một số kinh nghiệm của các nước khi sử dụng chúng trong kho lưu trữ chuyên dụng , Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7,tr. 33-36.
35. Nguyễn Thị Phương Hoa (1992), Ảnh hưởng của ô nhiễm môi trường trong việc bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 4.
36. Nguyễn Thị Tâm(2003),Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các
Trung tâm Lưu trữ quốc gia,Luận văn thạc sỹ, Tư liệu khoa Lưu trữ
học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội.
37. Nguyễn Thị Tâm(2007),Thông tư hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng - Những vấn đề mới cần quan tâm, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt
Nam, số 12,tr. 3-4.
38. Nguyễn Thị Thúy Bình(2002), Cơng tác lưu trữ tài liệu nghe nhìn ở các đài truyền hình - thực trạng và giải pháp,Luận văn, Tư liệu khoa
Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
39. Nguyễn Trọng Biên (2004), Giấy và việc nghiên cứu các giải pháp bảo quản tài liệu giấy, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 1.
40. Phạm Thanh Hà(2007),Các yêu cầu chung và các thông số kỹ thuật cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ và thư viện, Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Việt Nam , số 2,tr. 26-28.
41. Phạm Thị Đát(2003),Nghiên cứu ứng dụng các biện pháp kỹ thuật để
bảo quản tài liệu giấy tại các Trung tâm lưu trữ quốc gia,Luận văn
thạc sỹ,Tư liệu khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
42. Quốc hội,01/2011/QH13 ngày 11/11/2011,Luật lưu trữ.
43. Quốc Thắng(2009),Thu thập, bảo quản và khai thác tài liệu khoa học công nghệ -một yêu cầu cấp thiết của cơng tác lưu trữ ,Tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam , số 1,tr. 8-10.
44. Thiên Hương (2007), Một số kinh nghiệm khi đánh số hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 12,tr. 28-29. 45. Thủ tướng Chính phủ,726/TTg ngày 04/9/1997,Tăng cường chỉ đạo
công tác lưu trữ trong thời gian tới.
46. Thủ tướng Chính phủ,184/2005/QĐ-TTg ngày 21/7/2005,Phê duyệt đề
án bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia đến 2010.
47. Thủ tướng Chính phủ,05/2007/CT-TTg ngày 2/3/2007,Chỉ thị của Thủ
tướng Chính phủ v/v tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.
48. Trần Thị Thu Hà(2007), Nghiên cứu các phương pháp bảo quản tài liệu nghe nhìn tại trung tâm lưu trữ quốc gia III,Khóa luận, Tư liệu
khoa Lưu trữ học và quản trị văn phòng, Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn,Đại học Quốc gia Hà Nội.
49. Trịnh Thị Hà(2013), Tiêu chuẩn về trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ và sự cần thiết xây dựng tiêu chuẩn quốc gia ,Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 5,tr. 13-16.
50. Ủy ban thường vụ quốc hội,34/2001/PL-UBTVQH10 ngày
04/04/2001,Pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
51. Văn phịng Chính phủ ,1044/ QĐ-VPCP ngày 14/11/2000, Quyết định
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về đề án chống nguy cơ hủy hoại, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
52. Văn phịng Chính phủ ,1095/ QĐ-VPCP ngày 01/6/2005, Quyết định
của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về ban hành quy chế bảo vệ bí mật nhà nước ở Văn phịng Chính phủ.
53. Văn phịng Chính phủ ,26/QĐ-VPCP ngày 09/01/2012,Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phịng Chính phủ.
54. Văn phịng Chính phủ ,242/QĐ-VPCP ngày 22/3/2012, Quyết định của
Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về quy chế làm việc ở Văn phịng Chính phủ.
55. Văn phịng Chính phủ ,1368/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2012,Quyết định của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ về
Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ, Cục thuộc Văn phịng Chính phủ.
56. Văn phịng Chính phủ ,104/ QĐ-HC ngày 27/5/2013, Quyết định của
Vụ Văn thư Hành chính, Văn phịng Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nguyên tắc làm việc của cán bộ, công chức thuộc Vụ Văn